企業にとって非常に重要な業務である年末調整について、オンライン化できるプロセス、システム連携のメリットを解説します。

<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/15b15aea44f54aeaa5908d468bbfbc19/OGP_%E5%B9%B4%E6%9C%AB%E8%AA%BF%E6%95%B4%E3%81%AE%E3%83%95%E3%82%9A%E3%83%AD%E3%82%BB%E3%82%B9%E3%82%92%E8%A6%8B%E7%9B%B4%E3%81%9D%E3%81%86_%E3%82%A2%E3%82%A4%E3%82%AD%E3%83%A3%E3%83%83%E3%83%81.png?w=1000&amp;h=525" alt="" width="1000" height="525"></figure>著作：SmartHR Plus 編集部年末調整業務は給与計算と税務申告において重要なプロセスですが、その複雑さによる課題も存在します。しかし、法律の整備もふまえ、さまざまな場面で電子化が進み、効率化と正確性を向上させる方法が増えています。本記事では、年末調整業務の流れから課題の解決策まで、具体的な手法を紹介します。年末調整の電子化とシステム連携による変革の可能性を探りつつ、よりスマートで効果的な年末調整の実践に焦点を当ててみましょう。<h2 id="ha278156d6e">年末調整の概要</h2><hr>給与から控除される毎月の所得税は、企業側が1年間の給与総額が確定する年末にその年に納めるべき税額を再計算し、それまでに徴収した税額との過不足額を求め、その差額を徴収、または還付し精算しなければなりません。給与が支払われる際にあらかじめ所得税等が控除されることを「源泉徴収」と呼び、この過不足額の精算手続きを「年末調整」と呼びます。 年末調整の業務は、従業員から扶養控除等（異動）申告書・保険料控除申告書等の書類や証明書類を提出してもらいます。労務担当者は内容の確認、人事・給与情報への反映、最終的な税額の計算だけでなく、従業員に配付する源泉徴収票の作成、税務署・地方自治体への法定調書・給与支払報告書の作成・送付など、年末調整にかかる業務量は膨大です。 年末調整を進めるにあたって、必要な業務は以下のとおりです。<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/649ccddbc0314a8ab3e4105ae994add3/image.png?w=500&amp;h=467" alt="" width="500" height="467"></figure><h2 id="h53d19145ec">年末調整業務の課題</h2><hr>年末調整業務は、多くの企業にとって重要な業務の一環でありながら、さまざまな課題に直面しています。これらの課題への対処が効果的でなければ、業務の正確性や効率性に影響を及ぼす可能性があります。<ul><li>膨大な申告書類の処理・管理<ul><li>大量の申告書類を扱うため、従来の手作業での確認・データ入力や計算では、誤りや漏れが発生する可能性があります。とくに繁忙期の年末には、作業の追い込みによるヒューマンエラーのリスクが高まります。また、膨大な量となる控除申告書や控除証明書を7年間保管する義務があるため、保管・管理コストも発生します。</li></ul></li><li>法令対応<ul><li>毎年の税制改正や制度変更などが頻繁に行われるため、これらの変更に対応する必要があります。また、新しい法令を理解したうえで、正確かつ適切に年末調整の運用に反映させることが求められます。</li></ul></li></ul><h2 id="hd0d6c0cfd9">年末調整手続の電子化</h2><hr>税制改正により、2020年から生命保険料控除、地震保険料控除、住宅借入金特別控除等に係る年末調整関係書類の電子データ提出が可能になったことや、同年に国税庁から「年調ソフト」が提供されるなど、年末調整手続の電子化が本格化しています。それにより、年末調整の申告をする従業員にとっては、控除額などの計算や申告書への記入が不要となります。また労務担当者にとっても、控除申告書の印刷・配付、控除額の確認作業が不要となることや、年末調整関連書類の保管コストの削減につながり、年末調整全体の業務を効率化できます。<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/21758c17c5f544aa9329f59740f8edcd/%E5%9B%B31.png" alt="" width="633" height="140"></figure>（国税庁HP：<a href="https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/nencho.htm" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">年末調整手続の電子化に向けた取組について</a>）<h2 id="hffe13ea373">SmartHRの年末調整機能</h2><hr><a href="https://smarthr.jp/function/nc/" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">SmartHRの年末調整機能</a>を利用した場合、紙の年末調整と比較すると業務全体を通じて以下の項目が効率化できます。また、毎年の税制改正の内容にも対応しているため、正確かつスピーディな年末調整業務が可能となります。<ul><li>年末調整の対象者をリストアップ</li><li>申告書の印刷・発送準備・発送</li><li>団体保険情報の申告書印字</li><li>保険料控除証明書を電子データで回収</li><li>申告書の回収・到着チェック</li><li>申告書の内容チェック</li><li>申告書の内容をデータ化</li><li>他社の給与計算ソフトとの連携</li></ul><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/fe5a53832848479089f8732c02aa75b6/%E5%9B%B32.png" alt="" width="633" height="317"></figure>SmartHRのように、年末調整機能を給与計算システムとは分けて提供している場合、年末調整業務完了後に必要な他社の給与計算システムへの連携時にいかに工数を削減できるかも、大きなポイントになるでしょう。<h2 id="h7b035ac410">システムを連携した効率化について</h2><hr>それでは、年末調整手続きのサービスと、給与計算システムとの連携について詳しく説明していきます。<h3 id="h0bb3370c24">年末調整手続きにおけるシステム連携の流れ</h3>SmartHRの年末調整機能の場合、年末調整の申告内容のチェックが完了したら、以下の手順で年末調整データをCSVファイルでダウンロードして、お使いの給与計算システムへ連携できます。1. 給与計算システムのデータの受け入れ形式を確認する2. SmartHRの出力CSVのファイルをダウンロードする3. 給与計算システムのフォーマットにあわせてファイルを編集する4. 給与計算システムの環境にインポートする上記の手順でご利用の給与計算システムへ連携し、所得税の年税額を計算し、一般的には12月支給の給与（賞与）にて従業員へ還付もしくは追加徴収します。<h3 id="h1de4fecc06">2023年度のSmartHRの年末調整機能におけるシステム連携</h3><h4 id="hf473fca57d">国の年調ソフトの形式への対応</h4>2023年度の年末調整機能からは、国の年調ソフトの形式（XML形式）に対応している給与計算システムについて、上記の形式に準じたファイルをダウンロードできるようになります。<h4 id="h9228357197">freee人事労務 年末調整連携対応</h4>freee 人事労務の年末調整には、SmartHRで年末調整を実施した出力データをAPI経由で連携できるようになります。この対応で、freee人事労務に年末調整結果を連携する場合、データ加工の手間がなくなり、担当者の工数を低減できます。<h2 id="h9be0c3393d">おわりに</h2><hr>年末調整業務は、企業にとって重要な業務の一環ですが、複雑な税法や大量の書類による課題も存在します。しかし、年末調整業務の電子化とシステム連携の取り組みにより、効率化と正確性の向上が可能です。とくに、「年末調整業務の後工程のフローをどのように効率化するか」という観点は非常に重要で、連携の選択肢は増え続けています。複数ある選択肢から最適な解決策を活用し、年末調整業務のスムーズな進行と従業員の満足度向上に取り組みましょう。

システム連携で効率アップ！年末調整のプロセスを見直そう

<img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/72541f1ea4e34dca9d1bab6a6a8751e2/OGP_9%E6%9C%88%E3%81%AF%E9%98%B2%E7%81%BD%E6%9C%88%E9%96%93_%E3%82%A2%E3%82%A4%E3%82%AD%E3%83%A3%E3%83%83%E3%83%81.png?w=1000&amp;h=525" alt="" width="1000" height="525">著作：SmartHR Plus 編集部 毎年9月1日は防災の日、そして8月30日から9月5日までの期間は防災週間です。 加えて、災害が多い時期でもあることから、「災害に備えつつ知識を深めるため」を目的として、9月は防災月間とされています。 また、今年は、1923年（大正12年）に発生した関東大震災から、100年の節目に当たります。関東大震災は、近代日本の首都圏に未曾有の被害をもたらした、我が国の災害史において特筆すべき災害です。 関東大震災の発生日である9月1日は「防災の日」と定められ、近代日本における災害対策の出発点となりました。首都直下地震や南海トラフ地震、日本海溝・千島海溝周辺海溝型地震など、大規模災害のリスクに直面する現代の私たちに、大変参考となる示唆や教訓を与えてくれます。 皆さんの会社では、大きな災害が起きた際の備えに対して、どのような対策を進められていますでしょうか？&nbsp;&nbsp;関東大震災100年という節目のタイミングを契機に、また、防災月間の期間において、災害時の体制やアクションについて一度考えてみてはいかがでしょうか？ <h2 id="h6823627afc">増加し続ける我が国の自然災害</h2>はじめに、日本の自然災害の発生件数と被害は、この数十年増加傾向にあります。 こちらは、1971年から2018年までの「日本の自然災害発生件数と被害額」を5年刻みでまとめた中小企業庁作成のグラフです。<img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/9b8a4eb40a2e4698b48d015caede417f/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_1.png?w=800&amp;h=487" alt="" width="800" height="487">※「<a style="color:#44bdbd;font-size: 0.75em" href="https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2019/PDF/chusho/05Hakusyo_part3_chap2_web.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer">2019年版「中小企業白書」┃中小企業庁</a>」より引用 被害額・発生件数ともに、平均値が徐々に上昇していることがわかります。特に、1991年〜1995年と2011年〜2015年の被害額が突出していることが見て取れます。いうまでもなく、1995年の阪神・淡路大震災と2011年の東日本大震災がその原因です。<img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/eb424641492649e8a9b80c4d2f272b74/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_2.jpeg?w=800&amp;h=341" alt="" width="800" height="341">※「<a style="color:#44bdbd;font-size: 0.75em" href="https://www.tsr-net.co.jp/news/analysis/20210302_01.html" target="_blank" rel="noopener noreferrer">東京商工リサーチ 震災関連倒産状況</a>」より引用 こちらは、震災で被害を受けて倒産した企業の件数の割合を示したデータです。 阪神・淡路大震災や東日本大震災のような規模の大きい震災の場合、直接的な影響に加え、間接的な被害も大きいと言えます。震災により、取引先の縮小や仕入先の被災など、事業に二次的な影響を受けたことで倒産に追い込まれるケースもありうることを念頭に置くことが重要です。<img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/e63297fb9c434ad1a45ededa5f2243f8/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_3.png?w=800&amp;h=494" alt="" width="800" height="494">※「<a style="color:#44bdbd;font-size: 0.75em" href="https://www.data.jma.go.jp/svd/eqdb/data/shindo/index.html" target="_blank" rel="noopener noreferrer">気象庁 震度データベース</a>」をもとに株式会社SmartHR作成 直近10年における震度5弱以上の地震の発生件数を見ると、2022年8/19日現在までで、合計125件の震度5弱以上の地震が発生しています。これは1年あたり12.5件、ひと月あたり約1回、震度5弱以上の地震が起きている想定になります。 <h2 id="h191e45dcb1">企業の備え</h2><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/48af6f67ee5a47a8a78c1afc78926ae8/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_4.png?w=800&amp;h=466" alt="" width="800" height="466">※「<a style="color:#44bdbd;font-size: 0.75em" href="https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2019/PDF/chusho/05Hakusyo_part3_chap2_web.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer">2019年版「中小企業白書」┃中小企業庁</a>」より引用 こちらは、自然災害に対して自社が抱えるリスクの把握状況を調査したデータです。 従業員規模が大きくなるにつれてリスクを把握している度合いは高くなるものの、全体を通して「いずれ調べてリスクを把握したい」との回答が多く、いずれの従業員規模においても、半数以上の中小企業が現時点においてリスクを把握していないことが分かります。 では、リスクを把握して、具体的に打ち手（アクション）を取っている企業はどのくらいいるのでしょうか。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/ae4f9a64a215484fb997e13459358a1c/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_5.png?w=800&amp;h=392" alt="" width="800" height="392">※「<a style="color:#44bdbd;font-size: 0.75em" href="https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2019/PDF/chusho/05Hakusyo_part3_chap2_web.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer">2019年版「中小企業白書」┃中小企業庁</a>」より引用 自然災害への備えに「取り組んでいる」と回答した企業の割合は45.9％であり、半数以上の中小企業が具体的な備えを行っていないことがわかります。 次に、自然災害への備えに取り組んでいる企業が具体的にどのようなことを行っているかを見ていきましょう。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/fa12b6c07efa4e0aab0215100f7ca5b4/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_6.png?w=800&amp;h=436" alt="" width="800" height="436">※「<a style="color:#44bdbd;font-size: 0.75em" href="https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2019/PDF/chusho/05Hakusyo_part3_chap2_web.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer">2019年版「中小企業白書」┃中小企業庁</a>」より引用 取り組みとしては、「従業員の安否確認に関するルールの策定」の回答が多く、次いで「水・食料・災害用品などの備蓄」、「従業員への避難経路や避難場所の周知」と続いていることがわかります。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/ed8ea73c2c724541b8fb814e0d24dc41/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_7.png?w=800&amp;h=601" alt="" width="800" height="601">※「<a style="color:#44bdbd;font-size: 0.75em" href="https://www.tokyo-cci.or.jp/file.jsp?id=1029537" target="_blank" rel="noopener noreferrer">東京商工会議所｜会員企業の防災対策に関するアンケート</a>」より引用 なお、災害時の情報収集手段としては、「防災アプリ」を利用する回答が昨年から特に増加しています。同様に、安否確認手段も「有料の安否確認システム」の利用率が特に上昇しており、安否確認のルールの浸透に伴って、各種の防災アプリの利用率が向上していることがみてとれます。 <h2 id="h045495c105">有料の安否確認システムについて</h2>従業員と家族の安否確認手段として、「メールやSNS」が最多となっている理由として、従業員側での確認が安易であり、スマートフォンなど、すでに従業員が安否確認の環境を保持していることなどがあげられます。 従業員が日常的に利用しているデバイスに安否確認の連絡を送信することが出来るので、担当者は、災害が発生した際、即座に従業員に連絡を取ることが可能です。 他方、メールやSNSでの安否確認は以下のような課題もあり、安否確認をスピーディに、かつ正確に実施できるか注意が必要な部分もあります。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/51f05d3b06b84baf93e19cb1184c9b74/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_8.jpeg?w=800&amp;h=450" alt="" width="800" height="450"><ul><li>従業員が災害時にメールやSNSの通知に気が付かない</li><li>担当者が送信するメールの宛先が誤っていてメールが届かない</li><li>メールが遅延する可能性<ul><li>東日本大震災発生時、通信のトラフィックは発生後30分〜1時間でピークを迎えました</li></ul></li><li>管理者用の自動集計機能が無い、または機能不足で全体の状況把握に時間がかかる</li></ul> 安否確認手段として2番目に回答が多かった「有料の安否確認システム」については、以下のような課題を解決することが可能です。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/9833785f86ee4618887633bf1810aa9f/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_9.jpeg" alt="" width="1200" height="675"><ul><li>災害発生時に回線が混雑して連絡できない<ul><li>自動送信の機能がある場合、災害時に迅速に対応することが可能です</li></ul></li><li>安否確認の結果を都度集計するのに時間がかかる<ul><li>管理者視点の使い勝手を重視した設計なら、迅速に集計し素早い初動対応が可能です</li></ul></li><li>被災状況の連絡に遅れが出てしまい、事業の復旧に時間を要してしまう<ul><li>安否確認に最適化されており、災害時もシステムが稼働し連絡できる可能性が高い</li></ul></li><li>取引先、ステークホルダー、サプライチェーンへの状況を素早く伝えることができることで、災害時の事業停止リスクや事業復旧を早めることが可能です</li></ul> サービスによっては、メールの一斉配信や、スマートフォンへの対応、掲示板機能など、複数の課題を多角的に解決してくれる機能を提供してくれるものもあります。 無料の安否確認システムを利用することでもある程度の課題を解決することが可能ですが、有料の安否確認システムを利用して、現状の課題を的確に解決することで、いざというときの備えとすることをおすすめします。 <h2 id="ha214098e44">まとめ</h2>ここまで、自然災害への対策と、初手として対応可能な「安否確認サービス」についてご案内してきました。 SmartHR Plus β版では、SmartHRと連携してご利用いただける安否確認サービスをご紹介しています。 防災月間で企業の防災対策について検討いただくこのタイミングで、ぜひ安否確認サービスの導入も検討してみてはいかがでしょうか。

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src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/fd55b8e54ea24a1d8e22a9368d2c5f47/%E3%83%9E%E3%82%A4%E3%83%8A%E3%83%B3%E3%83%8F%E3%82%99%E3%83%BC%E6%A9%9F%E8%83%BD%EF%BD%9CUI%E5%8C%96%E3%81%A8%E6%89%BF%E8%AA%8D%E5%B7%AE%E3%81%97%E6%88%BB%E3%81%97%E3%81%AE%E6%A5%AD%E5%8B%99%E3%83%95%E3%83%AD%E3%83%BC%E6%95%B4%E7%90%86%20-%20Frame%202.jpg?w=750&amp;h=11" alt="" width="750" height="11"><h2 id="hf3644d20a6">勤怠管理システムとは</h2>勤怠管理システムは、従業員の出退勤時間や勤務日数、休暇情報などを集計・管理するためのシステムです。 従業員が入力した勤怠データをもとに、労働時間や残業時間などを計算します。勤怠管理システムを利用しない場合、シフト表や休暇・残業の申請などは手書きで作成したり、出退勤などはタイムカードで打刻したりするのが一般的です。 しかし、こうした紙ベースの業務は手間がかかるうえに、ヒューマンエラーのリスクが高まります。また、書類の紛失や破損、個人情報漏えいや不正にもつながる可能性があります。 勤怠管理システムの利用により以下の効果が期待できます。<ul><li>正確で効率的なデータの収集・管理が可能になるだけでなく、セキュリティも向上する</li><li>管理している勤怠データをレポート機能で出力し、出勤率や遅刻率、勤務時間の分析などが可能になる</li><li>従業員の労働状況を正確に把握でき、ワークライフバランスや福利厚生の改善といった施策の検討にも役立てられる</li></ul><h2 style="text-align:center" id="hcf83e1357e"><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/fd55b8e54ea24a1d8e22a9368d2c5f47/%E3%83%9E%E3%82%A4%E3%83%8A%E3%83%B3%E3%83%8F%E3%82%99%E3%83%BC%E6%A9%9F%E8%83%BD%EF%BD%9CUI%E5%8C%96%E3%81%A8%E6%89%BF%E8%AA%8D%E5%B7%AE%E3%81%97%E6%88%BB%E3%81%97%E3%81%AE%E6%A5%AD%E5%8B%99%E3%83%95%E3%83%AD%E3%83%BC%E6%95%B4%E7%90%86%20-%20Frame%202.jpg?w=750&amp;h=11" alt="" width="750" height="11"></h2><h2 id="h0a67dadb52">給与システムとは</h2>給与システムは、企業が従業員に対して支払う給与を正確に計算・管理するためのシステムです。従業員の基本給や手当、控除などの情報や勤怠データをもとに、給与計算や給与支払いだけでなく、給与明細も作成できます。また、従業員が申告した内容をもとに、年末調整の計算も可能です。 このように給与システムを導入することで、給与の計算や支払い業務が効率化されることに加え、正確性の向上も期待できます。また、控除や源泉徴収などの法的要件を自動的に適用してくれるため、法令遵守にもつながります。<img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/fd55b8e54ea24a1d8e22a9368d2c5f47/%E3%83%9E%E3%82%A4%E3%83%8A%E3%83%B3%E3%83%8F%E3%82%99%E3%83%BC%E6%A9%9F%E8%83%BD%EF%BD%9CUI%E5%8C%96%E3%81%A8%E6%89%BF%E8%AA%8D%E5%B7%AE%E3%81%97%E6%88%BB%E3%81%97%E3%81%AE%E6%A5%AD%E5%8B%99%E3%83%95%E3%83%AD%E3%83%BC%E6%95%B4%E7%90%86%20-%20Frame%202.jpg?w=750&amp;h=11" alt="" width="750" height="11"><h2 id="hf76a7ca08b">勤怠管理システム・給与システムの導入・運用にあたっての検討ポイント</h2>バックオフィスの業務に欠かせない勤怠管理システム・給与システムですが、導入・運用にあたってどのような点に注意すればよいのでしょうか。 両者に共通して、重視すべき3つのポイントがあります。 <ol><li>1.自社の規則や業務形態にマッチしていること</li><li>2.データの正確性が担保されること</li><li>3.セキュリティやプライバシーが担保されていること</li></ol> とくに「1.」と「2.」について、それぞれのシステムごとに見ていきましょう。 <h3 id="h228dbdec84">勤怠管理システムの検討ポイント</h3>勤怠システムを導入・運用する際には、どのような点に注意する必要があるのでしょうか。 ポイント1：自社に合った機能があるか？ まず1点目は、自社に合った機能が揃っているかということです。 労働形態や労働規則は企業によりさまざまなため、自社のニーズに合ったシステムを選定する必要があります。出退勤時刻や休暇の集計・管理といった基本的な機能だけでなく、「柔軟なシフト管理が可能か」「スマートフォンでの利用が可能か」「プロジェクトや業務ごとに労働時間をまとめることが可能か」などを検討しましょう。 ポイント2：自社システムと連携できるか？ 人事システムとの連携も重要なポイントの1つです。 データの一貫性・正確性という勤怠管理システムのメリットをより向上させるために、従業員情報や部署や役職のマスタが最新の情報に保たれていることは重要です。しかし、従業員の部署異動や役職変更などを都度手動で連携するのは非常に手間がかかります。また、ヒューマンエラーで正しく連携できていなかった場合、勤怠データやその先の給与データにも影響が及んでしまいます。そのため、こういったデータを自動で連携できることも選定の際に非常に重要なポイントになります。 <h3 id="h7f2a12a715">給与システムの検討ポイント</h3>給与システムを導入・運用する際に注意すべき点についても見ていきましょう。 ポイント1：人事システムとの双方向連携が可能か？ 給与システムにおいても、自社の制度に合わせて「基本給や手当、賞与などの要素を柔軟に設定できるか」「給与グレードや昇給基準に対応しているか」などを確認する必要があります。また、正確かつ効率的に給与を計算するには、人事システムと勤怠管理システムの双方と連携する必要がある点も重要なポイントです。 従業員の出退勤時間や休暇のデータは給与計算のもとになるため、その月ごとに勤怠管理システムから連携する必要があります。 ポイント2：従業員データの自動連携が可能か？ 従業員の基本情報や雇用形態、役職、昇進などの情報も給与計算のためには必要です。これらのデータはマスタとして保管しておくものですが、給与計算の業務を実施するタイミングでは、最新情報が反映されている必要があります。これらのデータが自動で連携できることも、選定時の必須ポイントといえます。<img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/fd55b8e54ea24a1d8e22a9368d2c5f47/%E3%83%9E%E3%82%A4%E3%83%8A%E3%83%B3%E3%83%8F%E3%82%99%E3%83%BC%E6%A9%9F%E8%83%BD%EF%BD%9CUI%E5%8C%96%E3%81%A8%E6%89%BF%E8%AA%8D%E5%B7%AE%E3%81%97%E6%88%BB%E3%81%97%E3%81%AE%E6%A5%AD%E5%8B%99%E3%83%95%E3%83%AD%E3%83%BC%E6%95%B4%E7%90%86%20-%20Frame%202.jpg?w=750&amp;h=11" alt="" width="750" height="11"><h2 id="h154ec7fc42">「勤怠管理・給与・人事システム」の連携イメージとメリット</h2>では、各システム間の連携によって、具体的にどのようなシーンで便利になるのかについて、活用シーンとメリットを見ていきましょう。 各システム間の連携機能の活用シーンの例としては、以下のようなものが挙げられます。 <h3 id="h2255dea7af">勤怠管理システムと人事システムの連携</h3><ul><li>勤怠管理システムの利用開始時に、人事システムから従業員や部署の情報を取り込むことで、登録の手間を省く</li><li>社員の入退社時に、勤怠管理システム上のアカウントを自動で追加・削除する</li><li>勤怠締め・集計のタイミングで、従業員の所属や役職情報を人事システムから取り込んで最新化する</li></ul><h3 id="h4bdc7b33e2">給与システムと人事システムの連携</h3><ul><li>給与システムの利用開始時に、人事システムから従業員や部署情報を取り込むことで、登録の手間を省く</li><li>給与計算の際に、従業員の口座情報を人事システムから取り込んで最新化する</li><li>給与システムで計算した給与の計算結果を人事システムに取り込んで給与明細を発行する</li></ul><h3 id="h0f46296edc">勤怠管理システムと給与システムの連携</h3><ul><li>勤怠締め後に従業員の当月分の勤怠データを給与システムに取り込んで給与を計算する</li></ul>つまり、勤怠管理システム・給与システム・人事システムがそれぞれ連携することになります。 この関係性を図に示すと以下のようになります。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/2ed20be16e784354a4a215ce22e9211f/Frame%201.jpg?w=750&amp;h=470" alt="" width="750" height="470">また、手作業やCSVファイルでの連携と比べると、多くのメリットがあります。 <h3 id="h682635eef4">メリット1：二重管理の必要なし</h3><ul><li>社員の入退社や部署異動の際に、その都度勤怠管理システムや給与システムに従業員を登録・更新する必要がなくなる（二重管理の必要がなくなる）</li></ul><h3 id="h12bc1edc94">メリット2：常に最新情報で処理が可能</h3><ul><li>必要なタイミングで、勤怠管理システム・給与システム側で従業員や組織の情報が最新化できるため、誤って古い情報のまま処理してしまうことを避けられる</li></ul><h3 id="h987676ef98">メリット3：データ漏洩のリスクが低減</h3><ul><li>勤怠データや給与データといった機微情報を連携時にファイルで編集・保存する必要がなくなり、データ漏えいのリスクを低減できる</li></ul><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/fd55b8e54ea24a1d8e22a9368d2c5f47/%E3%83%9E%E3%82%A4%E3%83%8A%E3%83%B3%E3%83%8F%E3%82%99%E3%83%BC%E6%A9%9F%E8%83%BD%EF%BD%9CUI%E5%8C%96%E3%81%A8%E6%89%BF%E8%AA%8D%E5%B7%AE%E3%81%97%E6%88%BB%E3%81%97%E3%81%AE%E6%A5%AD%E5%8B%99%E3%83%95%E3%83%AD%E3%83%BC%E6%95%B4%E7%90%86%20-%20Frame%202.jpg?w=750&amp;h=11" alt="" width="750" height="11"><h2 id="h2a57482b72">SmartHR Plus β版のアプリ紹介</h2>SmartHRのアプリストアであるSmartHR Plus β版では、SmartHRをご利用中のお客さま向けに、SmartHRと連携ができる勤怠管理システム・給与システムを紹介しています。 いずれもボタン一つで連携できたり、月次で自動連携できたりとスムーズな連携機能を備えています。 <h3 id="hb6c3182f4a">勤怠管理システム</h3><ul><li>TeamSpirit</li><li>KING OF TIME</li><li>Smart打刻</li></ul><h3 id="h658b970daa">給与システム</h3><ul><li>freee人事労務</li></ul><h3 id="hc26d038f7e">給与計算業務をサポートするシステム</h3><ul><li>Gozal</li></ul><h3 id="hc902f4a10e">SmartHRと給与システムをつなげるシステム</h3><ul><li>ActRecipe</li></ul><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/fd55b8e54ea24a1d8e22a9368d2c5f47/%E3%83%9E%E3%82%A4%E3%83%8A%E3%83%B3%E3%83%8F%E3%82%99%E3%83%BC%E6%A9%9F%E8%83%BD%EF%BD%9CUI%E5%8C%96%E3%81%A8%E6%89%BF%E8%AA%8D%E5%B7%AE%E3%81%97%E6%88%BB%E3%81%97%E3%81%AE%E6%A5%AD%E5%8B%99%E3%83%95%E3%83%AD%E3%83%BC%E6%95%B4%E7%90%86%20-%20Frame%202.jpg?w=750&amp;h=11" alt="" width="750" height="11"><h2 id="ha214098e44">まとめ</h2>ここまで、勤怠管理システム・給与システムの概要と、人事システムとの連携についてご紹介してきました。 SmartHR Plus β版では、SmartHRとスムーズに連携してご利用いただける勤怠管理システム・給与システムをご紹介しています。SmartHRと勤怠管理システム・給与システムを連携して、より一層の業務の効率化に繋げましょう。

効率的な業務運用の実現には、データ連携が不可欠！ 勤怠管理と給与システムの選び方におけるポイントを解説します

効率アップのカギはデータ連携！ 勤怠＆給与システム選びのポイント

<img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/c9b2b16648784ff688d61e8da0840450/OGP_%E5%BE%93%E6%A5%AD%E5%93%A1%E3%81%AE%E3%83%A1%E3%83%B3%E3%82%BF%E3%83%AB%E3%83%98%E3%83%AB%E3%82%B9%E3%82%B1%E3%82%A2%E3%82%92%E8%80%83%E3%81%88%E3%82%8B_%E3%82%A2%E3%82%A4%E3%82%AD%E3%83%A3%E3%83%83%E3%83%81.png?w=600&amp;h=315" alt="" width="600" height="315">著作：SmartHR Plus 編集部 監修：野嶋社会保険労務士事務所 特定社会保険労務士 宮原&nbsp;麻衣子<h5 style="text-align:center" id="hcf83e1357e"> </h5>5月の大型連休後に「なんとなく体調が悪い」「仕事に集中できない」といった状態に陥る「五月病」の季節がやってきました。 社会人にとっても企業にとっても気がかりなこの時期ですが、昨今は過重なストレスによる自律神経失調症やうつ病といったメンタルヘルス問題が社会問題化しており、企業にもその影響が顕在化したことで、従業員のメンタルヘルスケアが注目されています。 今回は企業におけるメンタルヘルスケアの重要性、メンタルヘルスケアサービスを導入するポイントについて解説します。 <h2 id="hca88bf9220">メンタルヘルスケアとは</h2>一般的にメンタルヘルスケアとは、身体的な健康と同様に精神的な健康を維持・改善するためのケアのことを指します。具体的には、過重なストレスや不安状態といったメンタルヘルス問題やうつ病などの疾患に対して、適切な支援や治療を受けることなどが含まれます。 企業におけるメンタルヘルスケアとは、従業員のメンタルヘルスの維持・向上を目的として、企業が取り組む各種の施策を指します。たとえば、ストレスチェックやカウンセリング、ストレスマネジメント研修、健康管理支援などがあります。 これらの取り組みは、従業員のメンタルヘルスの維持・向上を通じて企業の生産性の向上や離職率の低下につながるとされています。 <h2 id="h0a89085260">企業におけるメンタルヘルスケアの重要性</h2>近年、社会的な関心の高まり、労働環境の変化、法的規制の強化などさまざまな要因によって、企業が従業員のメンタルヘルスケアを重要視するようになってきました。 <a style="color:#1155cc" href="https://www.armg.jp/news/newsrelease/2022/1125/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">株式会社アドバンテッジ リスク マネジメントが2022年11月に発表した調査</a>によると、自分自身がwell-being（個人の権利や自己実現が保障され、身体的、精神的、社会的に良好な状態であることを意味する概念（厚生労働省））な状態であると感じる従業員は生産性が高く、クリエイティブな仕事ぶりで会社に貢献できます。そのため企業は、従業員のメンタルヘルスを良好にするために取り組むことが必要不可欠です。 ウェルビーイング偏差値と仕事のパフォーマンスの関係を示した散布図<img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/02c62ce4890a451a9b9239e8bdd31248/image.png" alt="" width="581" height="348">（出典）<a style="color:#1155cc;font-size: 0.75em" href="https://ssl4.eir-parts.net/doc/8769/tdnet/2210164/00.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer">ウェルビーイングと仕事のパフォーマンスにおける相関 - 株式会社アドバンテッジリスクマネジメント</a> また、以下のような側面からも、従業員のメンタルヘルスを維持することが重要であると分かります。 <h3 id="h71f97b4717">（1）生産性の向上</h3>ストレスや不安を抱える従業員は、仕事に集中できず、業務に関わるミスを起こす可能性が高くなります。それに対してメンタルヘルスが良好な従業員は、仕事に取り組む意欲が高く、より生産的で効率的な仕事ぶりを発揮します。 <h3 id="h86a09b1265">（2）離職率の低下</h3>ストレスや不安を抱える従業員は心身ともに疲弊し、その解決策として離職を選択することがあります。一方でメンタルヘルスが良好な従業員は企業に対する貢献意識が高く、長期的なキャリアを構築できます。 <h3 id="hf8dc1ef491">（3）健康保険料の負担軽減</h3>うつ病などの精神疾患により治療や休職が必要となった場合、健康保険制度を利用することがあります。精神疾患を有する外来患者数は増加しており、傷病手当金の支給件数がもっとも多いのは、精神及び行動の障害となっています。 メンタルヘルスが良好な従業員が増えると、健康保険制度を利用する頻度が低くなるため、企業や従業員などが負担する健康保険料の軽減も期待できます。 <h3 id="hf465753c4e">（4）従業員満足度の向上</h3>企業が従業員のメンタルヘルスを考慮して施策に取り組むことで、従業員の会社に対する満足度が高くなり、well-beingな職場環境を整備できます。 <h4 style="text-align:center" id="heb8849cbd1">精神疾患を有する総患者数の推移</h4><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/5393875c539349d5a784652a92f19ce2/image.png?w=500&amp;h=251" alt="" width="500" height="251">（出典）<a style="color:#1155cc;font-size: 0.75em" href="https://www.mhlw.go.jp/content/12200000/000940708.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer">第13回　地域で安心して暮らせる精神保健医療福祉体制の実現に向けた検討会　参考資料 - 厚生労働省（p.2）</a> <h4 style="text-align:center" id="h41ea8cc863">傷病手当金支給件数の構成割合</h4><h2 style="text-align:center" id="hcf83e1357e"><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/556e930ef7304cffac4323854d181ace/chart%20(29).png?w=1200&amp;h=487" alt="" width="1200" height="487"></h2>（出典）<a style="color:#1155cc;font-size: 0.75em" href="https://www.kyoukaikenpo.or.jp/~/media/Files/honbu/cat740/c2022101201.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer">令和3年度　全国健康保険協会管掌健康保険現金給付受給者状況調査報告 - 全国健康保険協会</a>より作成 以上のように、従業員のメンタルヘルス維持は企業の発展に欠かせない要素であり、さまざまな施策への取り組みが求められます。 <h2 id="hf2c1d9665e">従業員のメンタルヘルスを意識すべき時期</h2>企業が従業員のメンタルヘルスを特に意識すべき時期を考えてみましょう。 <h3 id="hf81b2b601f">（1）年度末や期末などの繁忙期</h3>業務が忙しくなると、従業員はストレスや不安を感じやすくなります。このような時期には、適切な労務管理や役割分担の見直し、生産性向上の取り組みなどを通じた従業員の負担軽減の実現が重要になります。 <h3 id="h5676f0404e">（2）夏季や年末年始</h3>長期休暇は従業員のリフレッシュ期間となります。夏季や年末年始に休暇を取得し、仕事とプライベートのバランスを取れるような支援が必要です。 <h3 id="h9f1dc4e021">（3）新入社員の入社時期</h3>新入社員は、環境変化や仕事への適応のためにストレスを感じることがあります。新入社員の入社時期には十分なサポートを提供し、スムーズな職場適応の支援が重要です。 <h3 id="hbdbce8a1f6">（4）突発的な出来事が起こった場合</h3>天災や社会情勢の変化などの予期せぬ出来事が起こった場合にも、従業員は不安を感じます。企業は従業員に適切な情報を提供するなど、心理的サポートが欠かせません。 以上のように、時期に応じて従業員のメンタルヘルスを意識することが大切です。適切な支援を提供することで、生産性の向上や離職率の低下などの効果を期待できるでしょう。 <h2 id="h8dafe4ae48">従業員のメンタルヘルスを維持するサービス・制度</h2>従業員のメンタルヘルスを維持するサービスや制度には、以下のようなものがあります。 <h3 id="h590bc6a051">EAP（Employee Assistance Program）</h3>メンタルヘルス不調の従業員を支援するプログラムのことを指し、医師や臨床心理士等の専門家が相談に応じます。相談内容はメンタルヘルス不調についてだけでなく、ハラスメントや身体の不調、家庭環境や経済的不安など多岐にわたります。 <h3 id="h9dd71e239f">ストレスチェック</h3>メンタルヘルス不調の未然防止のため、自分自身のストレス状態の把握が、国が定めるストレスチェック制度の第一の目的です。ストレスチェックの実施から医師面接、集団分析といったサービスを一元的に利用でき、従業員のメンタルヘルス不調を未然に予防するだけでなく、職場環境改善の支援も受けられます。 <h3 id="haceedea33e">オンラインカウンセリング</h3>ビデオ会議ツールや電話、メール、チャット機能などを通じて専門家のカウンセリングを提供するもので、24時間利用が可能なサービスもあります。 <h3 id="h0820ba93ca">マインドフルネス</h3>呼吸瞑想などを通じて、ストレスや不安などのマネジメント方法を提供するサービスです。 <h3 id="hd3ac6dd2bf">コーチング</h3>質問や傾聴を通じて気づきを与え、従業員自身が自ら答えを導き出して、目標達成に向かうよう支援するサービスです。 <h3 id="h1dfdf986db">フレックスタイム制度やテレワーク制度</h3>外部のサービスではなく企業が独自に定めるもので、柔軟な労働時間制や働く場所の多様化によって、従業員の働きやすさを向上させる制度です。 これらのサービスや制度は、企業によって提供・導入されるものが異なります。 <h2 id="h4bc435268f">メンタルヘルスケアサービスを導入するメリットと注意点</h2>メンタルヘルスケアサービスを導入するメリットは以下のとおりです。 <h3 id="h3ab24f6f50">メリット</h3><ul><li>生産性やモチベーションの向上につながる。</li><li>従業員がメンタルヘルスに関する問題を抱えた場合、早期発見・早期対応ができるため、長期的な業務への影響を軽減できる。</li><li>従業員のストレスや心理的負担を軽減し、健康的な職場環境をつくり出せる。</li></ul> 一方で、以下の点は考慮すべきポイントとして留意しておく必要があります。<ul><li>サービス導入のコストがかかる可能性がある。</li><li>サービスの内容や情報管理体制などを鑑み、サービス提供事業者を慎重に検討する必要がある。</li><li>従業員がサービスの内容を理解できず、サービスの利用が進まないことがある。</li></ul> 従業員は企業にとって大切な資本です。従業員のメンタルヘルスを改善する取り組みをコストではなく投資と考え、従業員が積極的にサービスを利用するよう、継続的に働きかけることが大切です。 <h2 id="h36c3a49329">メンタルヘルスケアサービスを導入する際のポイント</h2>メンタルヘルスケアサービスを導入する際のポイントは以下のとおりです。<h3 id="h91a0118826">従業員のニーズ把握</h3>従業員が実際に必要としているメンタルヘルスケアの内容や方法を、アンケート調査などで把握しましょう。 <h3 id="hfe393d136b">サービスのサポート範囲や体制の確認</h3>「従業員や企業が求めるサービスを受けられるのかどうか」の確認が大切です。たとえばオンラインカウンセリングサービスでは、「従業員が求める実施方法に対応できるのか」「必要なときにスムーズにサービスを受けられるのか」などが確認ポイントになります。サービスを導入しても実用性がなければ意味がありませんので、サービスを比較検討しましょう。 <h3 id="h9274ad70df">サービスの質の確認</h3>サービス提供事業者の実績や専門家の在籍状況なども確認し、従業員に対して適切な品質のサービスが提供されるかどうかも確認しましょう。 やみくもにサービスを導入するのではなく、従業員や企業にとって意義のあるサービスを慎重に検討することが大切です。 <h2 id="hc0536297c9">従業員のメンタルヘルスを維持するためのポイント</h2>最後に、企業が従業員のメンタルヘルス維持のために検討すべきポイントをいくつか挙げてみます。 <h3 id="h89579bc8ba">従業員への研修実施</h3>従業員向けのメンタルヘルスに関する研修を実施し、ストレスやメンタルヘルスに対する正しい理解や対処法を伝えます。自分自身のメンタルヘルス改善に取り組むセルフケア、職場のなかで上司が部下のメンタルヘルス不調に適切に対処するラインケアなどを学ぶことが大切です。 <h3 id="hfa0c7a991d">職場環境の整備</h3>職場環境におけるストレス要因の改善に取り組みましょう。ストレス要因の改善について、職場内でのストレス原因を社内アンケートなどで調査し、明らかにするところからスタートしましょう。 <h3 id="hf9def1fc7d">組織文化の見直し</h3>恒常的な長時間労働の是正や、ワークライフバランスの改善、ストレスを減らすためのサポートの充実など、これまでの組織文化を見直すことも大切です。 外部のメンタルヘルスサービスの利用だけでなく、職場環境改善や組織文化の見直しといった企業として取り組むべき課題を見つけ、従業員と共によりよい企業づくりに取り組むことも重要です。 <h2 id="h9be0c3393d">おわりに</h2>従業員のメンタルヘルスは、企業の発展に大きく関係しています。 従業員の良好なメンタルヘルス維持が、生産性向上や離職率の低下など企業の業績改善につながり、従業員も企業も多くの恩恵を受けるという好循環が生まれます。 従業員のニーズに即したメンタルヘルスケアサービスの導入だけでなく、職場環境や組織文化といった企業の在り方にも向き合うことで、従業員と企業がともに成長するwell-beingな組織づくりを目指しましょう。

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従業員の入社が増えるシーズン、採用や受け入れの業務は煩雑化していませんか？ 課題改善のアプローチ、システム導入のポイントについて解説します。

採用から受け入れまでの業務を効率化！課題とポイントを社労士が解説

<img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/4870029e676a4414a66088627c5c3eca/OGP_%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%A2%BA%E8%AA%8D%E3%81%AB%E3%81%A4%E3%81%84%E3%81%A6%E7%A4%BE%E5%8A%B4%E5%A3%AB%E3%81%8B%E3%82%99%E8%A7%A3%E8%AA%AC_%E7%89%B9%E9%9B%86%E3%83%98%E3%82%9A%E3%83%BC%E3%82%B7%E3%82%99%20(1).png?w=600&amp;h=315" alt="" width="600" height="315">こんにちは。社会保険労務士の宮原です。 皆さまはBCPという言葉をご存知でしょうか。 BCPとは事業継続計画のことを指し、企業が自然災害や感染症蔓延、大規模火災やテロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めておくものです。 我が国は災害大国といわれ、地震のみならず火山噴火や河川の氾濫といった、あらゆる自然災害のリスクを抱えています。そして2020年以降は新型コロナウイルスの蔓延が続き、企業は平常時の事業継続を考えるだけでは足りず、緊急時にいかに事業を継続させるか考えざるを得ない状況になっています。 「事業資産を守る」というと「モノ（設備や製品）」「カネ（経営資金）」といった有形資産が対象と考えられがちですが、もっとも重要な資産は、無形資産である「ヒト（従業員）」です。従業員の安全や安心が脅かされると、モノやカネがあっても企業は機能しません。 今回は、緊急時に従業員を守るための安否確認の方法について解説します。 <h2 id="he1fb8036f2">安否確認の重要性</h2>近年、我が国では集中豪雨による河川の氾濫や台風被害、猛暑といった過酷な自然災害が多発しています。 また、関東から九州の広い範囲で強い揺れと高波が発生するとされる南海トラフ地震、そして首都中枢機能への影響が懸念される首都直下型地震は、今後30年以内に発生する可能性が70％と予測されており、企業の存続は自然の猛威と隣り合わせで考える必要があります。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/c76d91d080b5416580b9d325d5746957/image.png" alt="" width="928" height="523">（出典）<a style="color:#0f7f85;font-size: 0.75em" href="https://www.bousai.go.jp/kyoiku/hokenkyousai/jishin.html" target="_blank" rel="noopener noreferrer">防災情報のページ - 内閣府</a> 近年は通信手段が発達しており、緊急時の従業員の安否確認の手段は豊富にあるように感じます。しかし2011年に発生した東日本大震災では、その被害の大きさも相まって、多くの企業が従業員の安否確認に時間を要したことが分かっています。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/4746f7bf33e14d779a0e394a2fa7cb21/image.png" alt="" width="654" height="523">（出典）<a style="color:#0f7f85;font-size: 0.75em" href="https://www.keidanren.or.jp/policy/2012/013_besshi1.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer">東日本大震災に際しての企業の対応に関するレビュー〜経団連アンケート調査結果より〜 - 一般社団法人日本経済団体連合会</a> 企業の事業継続を脅かす要因は、予測できるものとできないものがあります。自然災害や感染症蔓延のような予測できない緊急事態に対応するには、平常時から安否確認の体制を整備しておくことが重要です。 また、従業員とその家族にとって、企業が緊急時に状況を的確に把握し、対応してくれるという安心感は非常に大きなものです。安否確認の仕組みを確立しておくことは従業員の安心感につながり、平常時の企業経営においても助けとなるでしょう。 <h2 id="h36b475aa20">安否確認で企業が確認すること</h2>自然災害などの有事に際して、企業は従業員に対して以下について確認することとなります。<ul><li>従業員・従業員の家族の状態<ul><li>怪我の有無・危機的状況にないか</li></ul></li><li>出社の可否<ul><li>事業所まで安全に到達できるか</li></ul></li><li>出社時の交通手段<ul><li>公共交通機関が止まるリスク、それによって帰宅困難者になるリスクはないか</li></ul></li><li>出社日の見込み<ul><li>いつ頃事業所に出社できそうか</li></ul></li><li>自宅の状況<ul><li>自宅が居住可能な状態か・損壊状況はどの程度か</li></ul></li><li>現在の居場所<ul><li>避難所に避難している場合、その場所</li></ul></li></ul> <h2 id="hdb51aaa8ee">安否確認の手段</h2>経団連のレポートにもあったように、安否確認の手段はさまざまなものがあり、それぞれにメリットとデメリットがあります。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/f1dc16691e744173839866fc5afcf992/anpi_20230220.001.jpeg" alt="" width="1920" height="1080"> <h2 id="h4321f00a73">安否確認システムの導入について</h2> このようにさまざまな安否確認の手段がありますが、そのなかでもとくに「安否確認システム」は安否確認に特化したシステムであることから、他の確認手段ではカバーできない機能を備えています。<h3 id="hfedf9dbc29"> 気象庁の緊急地震速報や特別警報などの情報と連動し、自動で安否確認連絡を配信できる</h3>自然災害が発生した際、安否確認の実施担当者も他の従業員と同様に、被災している可能性があります。事前に安否確認連絡の自動配信を設定しておくと、担当者が対応できないときも安心です。また、配信準備に時間を要することなく、瞬時に安否確認を開始できます。<h3 id="hd1a73c5c3a"> 未回答者を抽出し、再度通知できる</h3>安否確認システムを利用すれば、安否の連絡が入っていない従業員を自動で抽出できます。また、決まったタイミングで未回答従業員にのみ再度通知できるため、担当者がその都度対応する必要がありません。<h3 id="h39f4a8f832"> 回答方法が簡易</h3>事前に設定した質問に答える形式で回答するため、緊急時に何を報告すればよいのかわからない状況にあったとしても、従業員の負担を最小限に抑えて必要な情報を収集できます。<h3 id="h6b4db50ede"> 既存の人事労務管理システムと連携できる</h3>安否確認システムのなかには、すでに企業に導入している人事労務管理システムと連携できるものもあります。 <a style="color:#0f7f85" href="https://anpi.toyokumo.co.jp/case/valtes.html" target="_blank" rel="noopener noreferrer">https://anpi.toyokumo.co.jp/case/valtes.html</a> 人事労務管理システム上の従業員情報を安否確認システムに取り込むことで、従業員はそれぞれのシステムに情報を入力する手間が省けます。また、住所などの従業員情報に変更があった際も確実に安否確認システムの情報を更新できるため、従業員の負担を最小限にしながらも、いざというときに正確な情報を収集できます。 <h2 id="hec7448796e">安否確認システムの選定ポイント</h2>実際に安否確認システムの導入を検討する場合は、企業のニーズに即したシステムの選定が重要です。選定時のポイントは以下の5点となります。<h3 id="h971434f9a2"> ポイント1：自動配信・集計</h3>素早い状況把握や担当者の負担軽減という観点から、状況に応じて自動で配信でき、回答も自動集計される機能の有無は、安否確認システム選定時の肝となるでしょう。<h3 id="h80a0b7699e"> ポイント2：従業員の家族の安否確認</h3>従業員と家族の間で利用できる掲示板機能をもつシステムもあります。災害発生の時間帯によっては、家族が離れた状態での被災も想定できるため、従業員にとっては非常に心強い機能です。<h3 id="h8fbbd06429"> ポイント3：複数の管理者設定</h3>回答の集約先となる管理者を複数設定できるシステムもあります。直属の上司だけでなく、危機管理部門やシステム管理部門の責任者も管理者に設定することで、タイムリーに必要な情報が共有できます。<h3 id="h0ce239a558"> ポイント4：感染症確認機能</h3>自然災害だけでなく、感染症に関する情報を収集する機能をもったシステムもあります。また、情報収集だけでなく感染拡大時の注意喚起を一斉に送信するなど、情報共有も可能になります。<h3 id="h980a6c21b2"> ポイント5：多言語化対応</h3>外国人従業員を雇用している場合、多言語化対応が可能なシステムは非常に役立ちます。 <h2 id="hc475dab4a0">安否確認システム導入時の注意点</h2>安否確認システムは、導入すれば終わりではありません。「いざというときに使い物にならなかった」「うまく運用できなかった」では導入した意味がありませんので、平常時に準備を整えておくことが大切です。 &nbsp;<h3 id="hbdd8dfddb0">注意点1：連絡手段を統一する</h3>緊急事態が発生する直前まで社内の連絡手段として使用されていた電話やメールを、緊急事態発生後もそのまま使用し続けてしまうことがあります。普段から使い慣れている連絡手段に頼ってしまうのは自然なことですが、安否確認システム以外の方法で安否確認を実施すると、結果的に情報の行き違いや情報収集、集計に手間取ることとなります。 安否確認システムの発動後は、連絡手段を安否確認システムに統一することが必要です。 &nbsp;<h3 id="h09dd98dfa2">注意点2：研修と定期的な訓練の実施</h3>安否確認のルールや安否確認システムの使い方について、確認する機会を設けましょう。 とくに訓練は定期的に実施し、実際に回答するなど平常時から使い慣れておくことが重要です。 &nbsp;<h3 id="h788607f8a1">注意点3：緊急時の参集体制を整えておく</h3>安否確認を行う目的のひとつに、従業員が事業所に参集できる状況にあるかどうかの確認があります。しかし、従業員をむやみに出社させることで社内において二次災害が発生したり、帰宅困難者となってしまう可能性もあります。 緊急時に最低限必要な従業員が参集する体制を事前に検討しておくことも大切です。 <h2 id="h9be0c3393d">おわりに</h2>帝国データバンクが実施した<a style="color:#0f7f85" href="https://www.tdb.co.jp/report/watching/press/p220606.html" target="_blank" rel="noopener noreferrer">「事業継続計画（BCP）に対する企業の意識調査（2022年）」</a>によると、事業が中断するリスクに備えて実施あるいは検討している内容として6年連続でトップとなっている項目が「従業員の安否確認手段の整備」です。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/267cd3a52db54ca8a4b2bf0ac875613b/image.png" alt="" width="588" height="448">（出典）<a style="color:#0f7f85;font-size: 0.75em" href="https://www.tdb.co.jp/report/watching/press/pdf/p220606.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer">特別企画：事業継続計画（BCP）に対する企業の意識調査（2022年） - 株式会社帝国データバンク</a>&nbsp; このデータからもわかるように、企業が有する有形資産（モノ・カネ・情報）はヒト（従業員）があってこそのものであり、いち早く事業を再開するためには従業員の安否確認が欠かせません。 また従業員自身も、安否確認をとおして企業と情報共有できることで安心感が生まれ、安全を確保しながら企業とともに事業再開に向けて動き出せます。 自然災害はいつ起こるかわかりません。「まだ大丈夫だろう」と考えずに、従業員と企業を守り事業継続力を強化する取り組みとして、安否確認手段について検討してみましょう。

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<img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/239a1d8efe0b4428a2378857d31ce680/OGP_%E5%8B%A4%E6%80%A0%E7%AE%A1%E7%90%86%E3%81%AE%E8%AA%B2%E9%A1%8C%E3%81%A8%E3%81%AF_%E6%96%B0%E3%81%97%E3%81%84%E5%83%8D%E3%81%8D%E6%96%B9%E3%82%92%E8%A6%8B%E6%8D%AE%E3%81%88%E3%81%9F%E5%8A%B9%E7%8E%87%E5%8C%96%E3%81%AE%E3%83%9D%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%83%88%E3%82%92%E7%A4%BE%E5%8A%B4%E5%A3%AB%E3%81%8C%E8%A7%A3%E8%AA%AC_%E5%8B%A4%E6%80%A0%E7%89%B9%E9%9B%86%E3%82%A2%E3%82%A4%E3%82%AD%E3%83%A3%E3%83%83%E3%83%81.png" alt="" width="1200" height="630">こんにちは。社会保険労務士の山口です。すべての企業において、従業員の勤怠管理は必要不可欠な業務です。 給与管理、人事評価など、バックオフィスの他業務にも密接に関わるだけではなく、昨今、ワークライフバランスの重要性や、リスクマネジメント、コンプライアンス管理の観点からも必要性が指摘されるようになってきました。 そのような、勤怠管理業務を日々行うにあたって、「集計作業に時間がかかる」「入力ミスやチェックミスが起きやすい」「法改正への対応がむずかしい」など、お悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。 また、課題を解決しようと、勤怠システムを導入してみたものの、うまく活用しきれず、新たな悩みを生み出している方もいらっしゃるのではないかと思われます。 本記事は、主に勤怠管理システムを導入することのメリットと、勤怠管理システムをさらに活用するポイントについて解説します。 <h2 id="hbe1ee2edd8">勤怠管理の必要性</h2>勤怠管理の必要性が指摘されるようになった背景には、働き方改革の影響があります。2019年に改正された労働安全衛生法（第66条の8の3）では、従業員の勤怠管理に対し「客観的な方法による労働時間の把握」が義務付けられました。また、改正労働基準法における時間外労働の上限規制は、2020年4月から全面施行されています。 時間外労働の上限規制には、罰則（6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金）が設けられましたが、取り締まりが十分になされない状態では、行政運営への信頼が揺らぎかねません。法の確実な履行を確保するという改正趣旨を踏まえ、労働基準監督署も従業員の勤怠管理を重視しているという事情があります。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/207609332cce4375a56d9507b931b98a/1.png" alt="" width="1148" height="585">（出典）<a style="color:#0f7f85;font-size: 0.75em" href="https://www.mhlw.go.jp/content/000463185.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer">時間外労働の上限規制わかりやすい解説 - 厚生労働省</a> また最近では週休3日制やワーケーションなど「ワークライフバランス」実現のための制度が脚光を浴びています。柔軟性に富んだ働き方に対する社会全体の関心が高まっているといえるでしょう。その一方、日本は欧州諸国と比較し年平均労働時間が長く、時間外労働（週40時間以上）を行う者の構成割合、特に49時間／週以上働いている労働者の割合が高いというデータがあります。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/634d37ef62794abf9666c36c77dbed67/2.png" alt="" width="621" height="553">（出典）<a style="color:#0f7f85;font-size: 0.75em" href="https://www.mhlw.go.jp/wp/hakusyo/karoushi/19/dl/19-1-1.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer">令和元年版過労死等防止対策白書 - 厚生労働省</a> 過重労働を抑制し、仕事と家庭生活との両立を目指すためには、正確な勤怠管理が欠かせません。このように、勤怠管理が注目されてきた背景としては、社会的な関心の高まりとリーガルリスクの回避という2つの要因があります。 <h2 id="h4b566b0e6d">勤怠管理の方法</h2>勤怠管理には多くの手法があります。昭和の時代から続く手書きの出勤簿やタイムカードによる打刻、エクセルでの集計、クラウド型の勤怠システムの運用などさまざまです。 <h2 id="h6f1e2ddd3d">タイムカード・手作業による勤怠管理の課題</h2>小規模な事業所であれば、紙の出勤簿やタイムカードを利用しているところも多いでしょう。しかし、手作業による勤怠管理には下記のような課題が多くあります。<ul><li>集計作業に工数がかかる</li><li>入力ミスやチェックミスが起きる</li><li>割増賃金の計算や法改正への対応が難しい</li><li>出退勤データを経営改善に活かしづらい</li><li>従業員による不正記録トラブル</li><li>テレワークによる勤怠管理の複雑化</li></ul>給与計算業務で特に間違いが多いのは、時間外労働の集計と割増賃金の計算です。月間の時間外労働が60時間を超えた場合、割増率を50％以上とすることが、労働基準法で義務付けられています。 この措置は大企業に先行適用され、中小企業には長らく適用が猶予されていましたが、2023年3月末でいよいよ猶予が終了します。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/d5622c344eb0431bbdc5c46e1006cb7e/3.png" alt="" width="718" height="462">（出典）<a style="color:#0f7f85;font-size: 0.75em" href="https://www.mhlw.go.jp/content/000930914.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer">2023年4月1日から月60時間を超える時間外労働の割増賃金率が引き上げられます - 厚生労働省</a> 4月からの人件費増を抑えるためには、労働時間の現状を正確に把握し、業務の平準化やフローの見直しを図らなければなりません。そのためには手作業による集計ではなく、勤怠管理システムを使用して把握する方が効率的でしょう。 <h2 id="he351bccede">勤怠管理システムによる管理の課題</h2>とはいえ、勤怠管理システムを導入したからといってすべてが解決するわけではありません。システム導入ならではの課題もあります。最も多いのは「システムを使いこなせない」という声です。この問題は、自社の規模や運用に合っていないシステムを導入してしまったときに、顕著となります。 企業の実態に沿わないシステムを入れた結果、担当者レベルでの限定的な利用にとどまり、「システムを有効活用できなかった」「費用対効果が合わなかった」ということになりかねません。また、システムによっては「他のシステム（財務経理など）と連携できない」「必要な項目の紐づけができない」こともあります。 導入前に、「どのような処理のために使いたいのか」「どのような機能が欲しいのか」などシステムに求めるものをはっきりさせたうえで、十分にリサーチすることが重要になります。<ul><li>システムを使いこなせていない</li><li>必要な項目の紐付けができない</li><li>費用対効果が合わない</li><li>自社の規模や運用に合わない</li><li>社内の巻き込みが足りず、担当者レベルでしか利用していない</li><li>他のシステムと連携ができない</li></ul> <h2 id="h2d45527e83">勤怠管理システム導入のメリット</h2>企業の勤怠管理に求められる水準を考慮すると、やはり勤怠システムを利用する方がメリットは大きいといえます。労働安全衛生法で客観的な記録を重視している以上、システム利用はもはや避けて通れないといってもいいでしょう。 割増賃金や労働時間の上限規制などの法改正事項へのスムーズな対応も大きな利点です。特にシステム利用の恩恵を受けるのは、建設業・運送業など時間外労働の削減が喫緊の課題となっている業界です。建設業・運送業については、時間外労働の上限規制が猶予されていますが、猶予措置が終わる2024年までに体制を整えなくてはなりません。 「労働時間とそうでない時間を明確化すること」「長時間労働になりそうな社員を事前に把握すること」「複数拠点の事情をリアルタイムで把握すること」などが必要となりますが、勤怠システムの導入で解決できる部分が大きいといえます。<ul><li>コスト削減</li><li>煩雑な手作業を減らし正確に集計</li><li>割増賃金も自動計算</li><li>法改正にもスムーズに対応</li><li>各種申請のチェックと承認を効率化</li><li>業務指導や人事戦略にデータ活用</li><li>給与計算との連携</li></ul> <h2 id="h67b76e0853">SmartHRと連携した勤怠管理システムの活用</h2>では、SmartHRを利用する場合、どのように勤怠管理システムを導入して課題を解決することができるのでしょうか。 SmartHRは、勤怠管理システムは自社で提供していないため、他社のシステムと連携して利用する形が前提になります。SmartHRの任意の従業員項目を勤怠システムに連携することで、SmartHRと勤怠システムで共通の項目をデータとして保持することが可能になります。SmartHRで収集した従業員情報を勤怠サービスと連携することで、従業員マスタの二重管理が不要となり、スムーズな勤怠管理フローを実現できます。 SmartHRと連携して利用できる勤怠システムは、出勤・退勤に特化した安価でシンプルなUIのシステムや、業界で多くのシェアを占めるシステム、工数管理まで手が届くリッチなシステムなど、様々なタイプのサービスが揃っています。どの課題をいつまでに解決するかによって、導入するサービスも自然と変わってくると言えます。 <h2 id="h9be0c3393d">おわりに</h2>勤怠管理は企業の労務管理の根幹です。そして正しく勤怠管理を行うためにシステムの導入は不可欠ですが、やみくもに導入することは得策ではありません。それぞれのシステムには、「シフト管理が容易」「自社用にカスタマイズが可能」「フォロー体制が充実している」など、さまざまな特長があります。 まずは自社の勤務形態（固定労働時間、フレックス、裁量労働制など）を確認し、どのような機能・サポートが必要かを明確にしましょう。そのうえで、自社の業種、従業員規模、そして予算に見合うシステムを導入することが大事です。せっかくのシステムが「宝の持ち腐れ」とならないよう、会社全体での有効活用を目指しましょう。

給与管理、人事評価など、バックオフィスの他業務にも密接に関わる給与管理。 ワークライフバランスの重要性など、さまざまな観点を踏まえて効率化を図るためのポイントをご紹介します。

2023年・勤怠管理の課題とは？ 新しい働き方を見据えた効率化のポイントを社労士が解説

<img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/dfaa155053434612a590ff32e54fc35d/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_%E3%83%98%E3%83%83%E3%83%80.png?w=800&amp;h=208" alt="" width="800" height="208"> 毎年9月1日は防災の日、そして8月30日から9月5日までの期間は防災週間です。 また、1927年9月1日に関東大震災が起こったこと、加えて、災害が多い時期でもあることから、「災害に備えつつ知識を深めるため」として、9月は防災月間とされています。 皆さんの会社では、大きな災害が起きた際の備えに対して、どのような対策を進められていますでしょうか？ 防災月間のタイミングで、災害時の体制やアクションについて一度考えてみてはいかがでしょうか？ <h2 id="h6823627afc">増加し続ける我が国の自然災害</h2>はじめに、日本の自然災害の発生件数と被害は、この数十年増加傾向にあります。 こちらは、1971年から2018年までの「日本の自然災害発生件数と被害額」を5年刻みでまとめた中小企業庁作成のグラフです。<img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/9b8a4eb40a2e4698b48d015caede417f/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_1.png?w=800&amp;h=487" alt="" width="800" height="487">※「<a style="color:#44bdbd;font-size: 0.75em" href="https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2019/PDF/chusho/05Hakusyo_part3_chap2_web.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer">2019年版「中小企業白書」┃中小企業庁</a>」より引用 被害額・発生件数ともに、平均値が徐々に上昇していることがわかります。特に、1991年〜1995年と2011年〜2015年の被害額が突出していることが見て取れます。いうまでもなく、1995年の阪神・淡路大震災と2011年の東日本大震災がその原因です。<img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/eb424641492649e8a9b80c4d2f272b74/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_2.jpeg?w=800&amp;h=341" alt="" width="800" height="341">※「<a style="color:#44bdbd;font-size: 0.75em" href="https://www.tsr-net.co.jp/news/analysis/20210302_01.html" target="_blank" rel="noopener noreferrer">東京商工リサーチ 震災関連倒産状況</a>」より引用 こちらは、震災で被害を受けて倒産した企業の件数の割合を示したデータです。 阪神・淡路大震災や東日本大震災のような規模の大きい震災の場合、直接的な影響に加え、間接的な被害も大きいと言えます。震災により、取引先の縮小や仕入先の被災など、事業に二次的な影響を受けたことで倒産に追い込まれるケースもありうることを念頭に置くことが重要です。<img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/e63297fb9c434ad1a45ededa5f2243f8/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_3.png?w=800&amp;h=494" alt="" width="800" height="494">※「<a style="color:#44bdbd;font-size: 0.75em" href="https://www.data.jma.go.jp/svd/eqdb/data/shindo/index.html" target="_blank" rel="noopener noreferrer">気象庁 震度データベース</a>」をもとに株式会社SmartHR作成 直近10年における震度5弱以上の地震の発生件数を見ると、2022年8/19日現在までで、合計125件の震度5弱以上の地震が発生しています。これは1年あたり12.5件、ひと月あたり約1回、震度5弱以上の地震が起きている想定になります。 <h2 id="h191e45dcb1">企業の備え</h2><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/48af6f67ee5a47a8a78c1afc78926ae8/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_4.png?w=800&amp;h=466" alt="" width="800" height="466">※「<a style="color:#44bdbd;font-size: 0.75em" href="https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2019/PDF/chusho/05Hakusyo_part3_chap2_web.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer">2019年版「中小企業白書」┃中小企業庁</a>」より引用 こちらは、自然災害に対して自社が抱えるリスクの把握状況を調査したデータです。 従業員規模が大きくなるにつれてリスクを把握している度合いは高くなるものの、全体を通して「いずれ調べてリスクを把握したい」との回答が多く、いずれの従業員規模においても、半数以上の中小企業が現時点においてリスクを把握していないことが分かります。 では、リスクを把握して、具体的に打ち手（アクション）を取っている企業はどのくらいいるのでしょうか。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/ae4f9a64a215484fb997e13459358a1c/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_5.png?w=800&amp;h=392" alt="" width="800" height="392">※「<a style="color:#44bdbd;font-size: 0.75em" href="https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2019/PDF/chusho/05Hakusyo_part3_chap2_web.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer">2019年版「中小企業白書」┃中小企業庁</a>」より引用 自然災害への備えに「取り組んでいる」と回答した企業の割合は45.9％であり、半数以上の中小企業が具体的な備えを行っていないことがわかります。 次に、自然災害への備えに取り組んでいる企業が具体的にどのようなことを行っているかを見ていきましょう。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/fa12b6c07efa4e0aab0215100f7ca5b4/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_6.png?w=800&amp;h=436" alt="" width="800" height="436">※「<a style="color:#44bdbd;font-size: 0.75em" href="https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2019/PDF/chusho/05Hakusyo_part3_chap2_web.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer">2019年版「中小企業白書」┃中小企業庁</a>」より引用 取り組みとしては、「従業員の安否確認に関するルールの策定」の回答が多く、次いで「水・食料・災害用品などの備蓄」、「従業員への避難経路や避難場所の周知」と続いていることがわかります。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/ed8ea73c2c724541b8fb814e0d24dc41/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_7.png?w=800&amp;h=601" alt="" width="800" height="601">※「<a style="color:#44bdbd;font-size: 0.75em" href="https://www.tokyo-cci.or.jp/file.jsp?id=1029537" target="_blank" rel="noopener noreferrer">東京商工会議所｜会員企業の防災対策に関するアンケート</a>」より引用 なお、災害時の情報収集手段としては、「防災アプリ」を利用する回答が昨年から特に増加しています。同様に、安否確認手段も「有料の安否確認システム」の利用率が特に上昇しており、安否確認のルールの浸透に伴って、各種の防災アプリの利用率が向上していることがみてとれます。 <h2 id="h045495c105">有料の安否確認システムについて</h2>従業員と家族の安否確認手段として、「メールやSNS」が最多となっている理由として、従業員側での確認が安易であり、スマートフォンなど、すでに従業員が安否確認の環境を保持していることなどがあげられます。 従業員が日常的に利用しているデバイスに安否確認の連絡を送信することが出来るので、担当者は、災害が発生した際、即座に従業員に連絡を取ることが可能です。 他方、メールやSNSでの安否確認は以下のような課題もあり、安否確認をスピーディに、かつ正確に実施できるか注意が必要な部分もあります。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/51f05d3b06b84baf93e19cb1184c9b74/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_8.jpeg?w=800&amp;h=450" alt="" width="800" height="450"><ul><li>従業員が災害時にメールやSNSの通知に気が付かない</li><li>担当者が送信するメールの宛先が誤っていてメールが届かない</li><li>メールが遅延する可能性<ul><li>東日本大震災発生時、通信のトラフィックは発生後30分〜1時間でピークを迎えました</li></ul></li><li>管理者用の自動集計機能が無い、または機能不足で全体の状況把握に時間がかかる</li></ul> 安否確認手段として2番目に回答が多かった「有料の安否確認システム」については、以下のような課題を解決することが可能です。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/9833785f86ee4618887633bf1810aa9f/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_9.jpeg" alt="" width="1200" height="675"><ul><li>災害発生時に回線が混雑して連絡できない<ul><li>自動送信の機能がある場合、災害時に迅速に対応することが可能です</li></ul></li><li>安否確認の結果を都度集計するのに時間がかかる<ul><li>管理者視点の使い勝手を重視した設計なら、迅速に集計し素早い初動対応が可能です</li></ul></li><li>被災状況の連絡に遅れが出てしまい、事業の復旧に時間を要してしまう<ul><li>安否確認に最適化されており、災害時もシステムが稼働し連絡できる可能性が高い</li></ul></li><li>取引先、ステークホルダー、サプライチェーンへの状況を素早く伝えることができることで、災害時の事業停止リスクや事業復旧を早めることが可能です</li></ul> サービスによっては、メールの一斉配信や、スマートフォンへの対応、掲示板機能など、複数の課題を多角的に解決してくれる機能を提供してくれるものもあります。 無料の安否確認システムを利用することでもある程度の課題を解決することが可能ですが、有料の安否確認システムを利用して、現状の課題を的確に解決することで、いざというときの備えとすることをおすすめします。 <h2 id="ha214098e44">まとめ</h2>ここまで、自然災害への対策と、初手として対応可能な「安否確認サービス」についてご案内してきました。 SmartHR Plus β版では、SmartHRと連携してご利用いただける安否確認サービスをご紹介しています。 防災月間で企業の防災対策について検討いただくこのタイミングで、ぜひ安否確認サービスの導入も検討してみてはいかがでしょうか。

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