給与システムとSmartHRを連携して活用したいが、なかなか実現できないというお声をよくいただきます。このようなお悩みは、SmartHR Plusに掲載されている『ActRecipe（アクトレシピ）』をご利用いただくことで解決でき、SmartHRと給与システムの連携を実現することが可能です。

<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/378a9b50ac6446dcbba783780a736209/2024act_top.png" alt="" width="1280" height="680"></figure>「給与システムとSmartHRを連携して活用したいが、なかなか実現できない」というお声をよくいただきます。 【よくあるお困りごと】<ul><li>専任のIT担当者が人事労務部門におらず、連携や開発のリソースや知見がない</li><li>SmartHRの「カスタムCSVダウンロード機能」では思うような連携ができなかった</li><li>社内のIT担当者に人事情報・給与情報をはじめとした機微な個人情報の共有をせずに、人事・労務部門で主導してシステム連携を実現したい</li></ul> このようなお悩みは、SmartHR Plusに掲載されている『ActRecipe（アクトレシピ）』をご利用いただくことで解決でき、SmartHRと給与システムの連携を実現することが可能です。 この特集ページでは、以下の順に沿ってご紹介いたします。<ul><li>SmartHRと給与システムを連携するメリットとは？</li><li>SmartHRと給与システムの連携開始までに必要な3ステップ</li><li>SmartHRユーザー限定キャンペーンのご紹介 </li></ul>人事・労務をはじめとする「バックオフィスのデータ連携・自動化」についてお困りのユーザーさまのお役に立てれば幸いです。 <hr><h2 id="hfd7c9cf8bd"> SmartHRと給与システムを連携するメリットとは？</h2>SmartHRで保有している最新の「従業員情報・家族情報」を給与システムへ自動連携することができると、3つのメリットがあります。SmartHRと給与システムが連携できると…<ul><li>データ加工・インポート作業がなくなり、業務効率化につながる</li><li>手作業が不要になるため、ヒューマンエラーを削減できる</li><li>PCにデータを一度落とす必要がないため、人事・給与情報の漏洩リスクを下げることができる</li></ul><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/9fbcee3e37914071b41889945f69c892/Group%20888.png" alt="" width="2350" height="806"></figure> <hr><h2 id="h5dbfd22250"> SmartHRと給与システムの連携開始までに必要な3ステップ</h2>さて、実際にSmartHRと給与システムを連携するとなった際に何から着手すべきでしょうか？3ステップに分けて解説します。<h3 id="he317afc292"> １．SmartHRから給与システムへのデータの流れを整理する</h3>まずは、データの流れを図にしてみましょう。 「どんなデータが」「いつ」「どこに」「どのようにして」流れていくかを整理します。 【データの流れを整理する観点の例】<ul><li>従業員からSmartHRに入力してもらうデータはなにか？</li><li>直接、給与システムに入力するデータはなにか？</li><li>SmartHRから給与システムに連携できるデータはなにか？</li><li>イレギュラーな流れはなく、シンプルな流れになっているか？</li></ul> 日常の業務でやっていることのプロセスを確認して、同じようなデータを2回入力していないか？何らかの変換ルールを定めれば自動化できるか？など、1つずつ整理していきます。地道な作業ですが、このデータの流れの整理が最も重要なプロセスになります。<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/29eb948c6aba46138d10435592d752b4/Group%20876%20(1).png" alt="" width="2350" height="697"></figure><h3 id="hda58a2b5a6">2．値の変換ルールをシステムに合わせて決める</h3>次に、SmartHR側の値と、給与システム側の値の形式を確認しましょう。同じ意味の値を持っているが異なる形式で保有している場合があります。 そのような場合には、「値を変換する」という対応を挟まないといけません。 【値の変換例】<ul><li>西暦を和暦に変更する（例：2024→令和6年）</li><li>全角を半角に変換する（例：スマ→ｽﾏ）</li><li>社員番号をゼロ埋めする（例：123→000123）</li><li>項目を跨いで計算する（例：交通費項目＋他の項目）</li></ul><a href="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Tygwcn9hhfhqLfwmLRdQkIQ4nmRoRBKDvsmhM_7EdOA/edit?gid=0#gid=0">ActRecipeで利用できる計算式サンプル例</a> 現在SmartHRでは「カスタムCSVダウンロード」機能を提供しておりますが、上記の変換例に上がっている複雑な計算式に全て対応はできません。 しかし、ActRecipeではMicrosoft Excelとほぼ同じ変換ができる機能を『無料』で利用しております。<ul><li>SmartHRからCSVファイル出力・統合</li><li>SmartHRからGoogleスプレッドシート連携・統合</li><li>CSVファイルからSmartHRへ入力</li><li>GoogleスプレッドシートからSmartHRへ入力</li></ul>これらにより、上記に記載した変換ルールはすべて網羅していることはもちろん、数式ズレなどのヒューマンエラーの心配は不要になります。 ▼ 「値の変換設定」画面例<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/a867e9dbbd2347da9656e4d8b6ed7fad/Group%20878.png" alt="" width="2350" height="729"></figure>さらに、「値の変換」で気をつけないといけないのが、値の種類（自由記述、固有のマスタ値・固定値など）や各社固有のルールによって、自動変換することが難しかったり、外部システムから別データの参照が必要になることです。実際には、ヒューマンエラーのリスクを感じながらも、スプレッドシートやExcelで変換しながら、慎重に運用している方が多くいらっしゃるのが現実です。 そこでActRecipeでは、給与ソフトとの連携設定をラクに行うための「CSV連携の標準テンプレートの第1弾」として、『給与奉行クラウドのテンプレート提供』を開始しております。秋ごろから順次、ほか給与ソフトのテンプレート追加を検討しておりますので、ActRecipe詳細ページにてお知らせをお待ちくださいませ。 なお、標準テンプレート掲載が無いサービスも有償プランにてご相談可能ですので、お問い合わせください。<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/a617a2be29324bdd8eabcd4c103a1120/Group%20882.png" alt="" width="2350" height="745"></figure><h3 id="h6d5df658b4"> ３．自動化する・しないを見定めて、自動化できる部分から連携開発を行う</h3>最後に自動化する部分を決定し、システム開発を依頼します。 ここでのポイントは、すべての業務を自動化しようとせず、6〜8割の標準的な業務を自動化することです。 完全な自動化を目指すほど、複雑で変更が難しいシステムになっていきます。 業務が完全に固定化されていないうちは、長い目で見ても変わりにくい部分から自動化していくことをおすすめします。<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/0cb694089f67414aaf9bc2baa62b83e5/Group%20883.png" alt="" width="2350" height="834"></figure> <hr><h2 id="h9583b9c1bc"> 今だけ！SmartHRユーザー限定のキャンペーン実施中</h2><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/e310797cb5d44a84b70fae06444f49e4/20240808_top.png" alt="" width="1440" height="756"></figure>通常業務を行いながら、専門外のシステム連携・自動化を進めるのは非常に大変です。 とはいえ、手動運用やミスの削減を進めなければ、業務効率化は叶いません。 バックオフィスの連携・自動化の実績が多数あるActRecipeにご依頼いただければ、コンサルティング〜開発までワンストップで対応いただけます。さらに今だけ、「有償プランが最大50%オフ」でご利用いただけます。 キャンペーンや機能の詳細説明をご希望の方は、お気軽にお問い合わせください。 <figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/18c06d02936942fa9689107fb7748f8c/Group%20879.png" alt="" width="2350" height="775"></figure><figure><a href="https://www.smarthr.plus/apps/actrecipe/contact?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=2024act&amp;utm_content=001" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow"><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/29b2c14b3a134090a13c72ec7d5e8fa5/202409campaignbtn.png" alt="" width="2350" height="117"></a></figure><figure><a href="https://www.smarthr.plus/apps/actrecipe?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=2024act&amp;utm_content=a002" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow"><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/bbf9fef838ad43888845ffd7dfd2ad9c/202409detailbtn.png" alt="" width="2350" height="117"></a></figure>

IT担当者がいなくても！SmartHRと給与システムの連携・自動化を実現する「ActRecipe」

9月は防災月間です。皆さまの会社では大きな災害が起きた際の備えに対して、どのような対策を進められていますでしょうか？SmartHR Plusでは、SmartHRの従業員情報を連携できる『安否確認システム』を3つ掲載しております。

<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/5e580ac943df4cfca64549f2b18c2fe8/2024080703_1280_680%402x.png" alt="" width="2560" height="1360"></figure>毎年9月1日は防災の日、そして8月30日から9月5日までの期間は防災週間です。 加えて、災害が多い時期でもあることから、「災害に備えつつ知識を深めるため」を目的として、9月は防災月間とされています。 2024年は元日の能登半島地震・8月には南海トラフ地震臨時情報の発表などが記憶に新しいかと思います。 また、企業において、経営資源を守り事業活動を継続していくために「防災対策」は重要です。 皆さまの会社では大きな災害が起きた際の備えに対して、どのような対策を進められていますでしょうか？ SmartHRのアプリストアSmartHR Plusでは、SmartHRの従業員情報を連携できる『安否確認システム』を3つ掲載しております。 本ページでは、それぞれの安否確認システムの特徴／SmartHRとの連携仕様・連携メリット／お気軽にトライアルいただくための期間限定キャンペーンをご紹介します。 ぜひ貴社の「防災対策」の検討にお役立ていただければ幸いです。 <h3 id="h0b5d7fe191">【目次】</h3><ul><li>安否確認システムとは？</li><li>SmartHRとの連携仕様・メリット</li><li>連携を実際に利用したユーザーの声</li><li>安否確認システム3つの特徴・キャンペーン情報 </li></ul><hr><h2 id="h1ba4a7cbd3"> 安否確認システムとは？</h2>安否確認システムとは、災害時などに従業員への安否確認を行うものです。代表的な機能としては、従業員に向けた安否確認一斉メール送信／状況確認のための回答自動集計／周知・指示をするための掲示板などが挙げられます。 また、企業のBCP（事業継続計画）でも最優先でも行うべき行動として「従業員の安否確認」が挙げられており、システム導入を検討する企業が増えています。<blockquote>企業のBCP（事業継続計画）とは？ 地震をはじめとした自然災害はもちろん、大火災・テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めた計画のこと。 </blockquote><h2 id="hcf83e1357e"> </h2><hr><h2 id="h8c31cd039f"> SmartHRとの連携仕様</h2>これからご紹介する3つの「安否確認システム」は、SmartHRの従業員情報を連携することができます。 連携を行っていない場合、SmartHRと「安否確認システム」それぞれで従業員情報を登録・更新・削除をしなければいけなく、手間がかかってしまいます。 連携をすることで、SmartHRにある最新の従業員情報を「安否確認システム」にワンクリックで反映することができ、入社してからすぐに安否確認ができる体制を構築できます。 <figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/6d13835583a844d8bed1715f2c81501a/anpi_renkei_1.png" alt="" width="1200" height="528"></figure>SmartHRで従業員が「登録」された時<ul><li>安否システム側の連携ボタンをクリックするだけで、安否システム側にも従業員情報が新規登録がされる</li></ul> SmartHRの従業員情報が「更新」された時<ul><li>安否システム側の連携ボタンをクリックするだけで、安否システム側の従業員情報が更新される ※ エマージェンシーコールは、プランやご希望により従業員情報の更新方法を柔軟にお選びいただけます。詳しくはお問い合わせください。</li></ul><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/6526c6b7b1b449ae8dbfdb1438790815/anpi_renkei_2.png" alt="" width="1200" height="690"></figure>SmartHRに登録されている従業員が「退職」した時<ul><li>SmartHRの在籍状況が「退職済み」になったら、安否システム側の連携ボタンをクリックするだけで、安否システム側で従業員情報が削除される </li></ul> 実際に連携を使ったSmartHRユーザーからも「便利になった！」というお声をいただいております。<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/6704e199d8134a5ea82c4cc3f11dbc07/Group%20820%20(1).png" alt="" width="1146" height="727"></figure> <hr><h2 id="hf860c9e3f3"> SmartHRと連携できる安否確認アプリ</h2>SmartHRのアプリストアでは、SmartHRと連携できる安否確認システムを3つご紹介しております。それぞれの特徴を見ていきましょう。<h3 id="he9f998c86c"> ① 安否確認サービス2（提供元企業：トヨクモ株式会社）</h3><figure><a href="https://www.smarthr.plus/apps/anpi?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=2024anpi&amp;utm_content=001" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow"><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/51917c5cef0e43cda0545224546234c3/anpi_toyokumo_logo.png" alt="" width="2622" height="106"></a></figure>【特徴】<ul><li>国内大規模災害時も安定稼働<ul><li>毎年9月「十分なサーバーの容量が確保できているか」を検証するため業界内で唯一の取り組みである、全国一斉訓練を実施</li><li>2023年は約1,463団体・約57万ユーザーが参加し、問題なくサーバーが稼働することを確認</li><li>国内の大規模災害を想定し、データセンターは世界各地に分散して設置</li></ul></li><li>導入ハードルが低い<ul><li>初期費用なし</li><li>30日間の無料トライアルは何度でも！</li><li>初期設定サポートを無料で実施中、基本的な操作方法をオンラインでレクチャー</li></ul></li><li>7期連続で顧客満足度No.1に選出<ul><li>ITreview カテゴリーレポート 2024 Summer 安否確認システム部門において選出</li><li>SmartHRユーザーとの連携実績も豊富</li></ul></li></ul> 【安否確認の通知送信の仕組み】<ul><li>気象庁の発表する地震・津波・特別警報と、安否確認サービス2が連動</li><li>188の詳細な地域区分から、従業員自身にてエリアを設定、もしくは管理者によって部署毎にエリアを設定</li><li>事前に設定したエリアで災害が発生すると、安否確認の通知が自動送信される</li></ul> 【キャンペーンのご案内】 <s>安否確認システム2を提供するトヨクモ株式会社さまにて、以下2つのキャンペーンを実施中です。 2024/8/31(土)までに「無料トライアル・デモを依頼する」からお問い合わせいただくことで、キャンペーンが適用されます。 お問い合わせの際にご希望のキャンペーン名を「1つ」記載いただくことで適用可能です。※ 併用不可</s>キャンペーンは終了いたしました<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/9f414974c3864fbbb17d1a8396a83acb/Group%20848.png" alt="" width="2350" height="870"></figure><figure><a href="https://www.smarthr.plus/apps/anpi/contact?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=2024anpi&amp;utm_content=002" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow"><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/dcae4ba9516b4e468713951138d60bc3/trial_demo.png" alt="" width="2350" height="117"></a></figure><figure><a href="https://www.smarthr.plus/apps/anpi?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=2024anpi&amp;utm_content=003" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow"><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/ece409e8842d4d2da635c2e19abf5719/appdetail.png" alt="" width="2350" height="117"></a></figure><h3 id="h64c7fcbf14"> ② 安否コール（提供元企業：株式会社アドテクニカ）</h3><figure><a href="https://www.smarthr.plus/apps/anpi-system?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=2024anpi&amp;utm_content=004" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow"><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/a03dbc85cb7141c6b127cbbc22ff8f6b/anpicall_adtechnica.png" alt="" width="2622" height="106"></a></figure>【特徴】<ul><li>初期設定の運用面を手厚くサポート<ul><li>導入前に、担当者が使い方を丁寧レクチャー</li><li>導入後も、安心してご利用いただけるようサポート体制を強化</li></ul></li><li>通信規制の前に安否確認を受信できる<ul><li>通信規制の無いインターネット回線を利用しているため実現！</li><li>2024年1月1日能登半島地震でも問題なく稼働した安否確認システム</li></ul></li><li>パスワード／メールアドレスが不要<ul><li>緊急時にパスワードが思い出せない！では意味がありません</li><li>携帯端末に割り当てられた固有IDを記憶する独自の仕組みで、個人の識別が可能</li></ul></li></ul> 【安否確認の通知送信の仕組み】<ul><li>管理者にて「部署」単位でエリアを一括設定をする</li><li>その設定によって安否確認の通知が自動送信される</li></ul> 【キャンペーンのご案内】安否コールを提供する株式会社アドテクニカ様にて、SmartHRユーザー限定のキャンペーンを実施中です。 期間内の契約締結で最大3つの特典が適用されます。 キャンペーンの適用をご希望のお客様は、「無料トライアル・資料・デモを依頼する」のボタンからお申し込みください。<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/ecf7f06c3f40473fa4e6082068681fe6/campaign3.png" alt="" width="2350" height="775"></figure><figure><a href="https://www.smarthr.plus/apps/anpi-system/contact?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=2024anpi&amp;utm_content=005" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow"><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/dd3425fe799946f4a3c179814583a22a/trial_detail_demo.png" alt="" width="2350" height="117"></a></figure><figure><a href="https://www.smarthr.plus/apps/anpi-system?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=2024anpi&amp;utm_content=006" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow"><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/ece409e8842d4d2da635c2e19abf5719/appdetail.png" alt="" width="2350" height="117"></a></figure><h3 id="h9475ba1b34"> ③ エマージェンシーコール（提供元企業：インフォコム株式会社）</h3><figure><a href="https://www.smarthr.plus/apps/emc?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=2024anpi&amp;utm_content=007" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow"><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/8b61a29cfda24484b47186127440d664/ec_infocom.png" alt="" width="2622" height="106"></a></figure>【特徴】<ul><li>通信のプロが採用する、緊急安否確認サービス<ul><li>KDDI様、ソフトバンク様をはじめとする企業様にご利用いただいております</li></ul></li><li>音声通話からメール、アプリ、LINEまでのマルチメディアで回答率向上<ul><li>災害時にはどんな通信経路の通信が利用できるか、予測ができません</li><li>そのため、電話・メール・アプリ・FAXなど、1ユーザ10個まで連絡先を登録でき、回答があるまで繰り返し連絡を実施</li></ul></li><li>約5,000社導入ノウハウを生かした導入支援専任の有人サポート<ul><li>サポートデスクのメール・電話のお問い合わせはもちろん、無料Web相談会で実際の画面を見ながらのサポート</li><li>毎月の操作セミナーや事例セミナー、お客様同士で繋がれるユーザーコミュニティなどもご利用いただけます</li></ul></li></ul> 【安否確認の通知送信の仕組み】<ul><li>管理者にて「部署」「地域」「グループ」「任意の検索ワード」でエリアを一括設定をする</li><li>その設定によって安否確認の通知が自動送信される</li></ul><figure><a href="https://www.smarthr.plus/apps/emc/contact?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=2024anpi&amp;utm_content=008" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow"><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/dd3425fe799946f4a3c179814583a22a/trial_detail_demo.png" alt="" width="2350" height="117"></a></figure><figure><a href="https://www.smarthr.plus/apps/emc?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=2024anpi&amp;utm_content=009" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow"><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/ece409e8842d4d2da635c2e19abf5719/appdetail.png" alt="" width="2350" height="117"></a></figure>

9月は防災月間！SmartHRと安否確認システムを連携して、「もしも」に備えましょう 

SmartHRから給与計算システムへ取り込む際に、データ加工の手間が発生していないでしょうか？アプリストア「SmartHR Plus」では、「SmartHRで収集した年末調整のデータ加工・給与計算システムへの取り込みを効率的にする無料アプリ」を今年も提供いたします。

<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/d95baacea2434b118a2325b263c19189/1200%E2%80%8A%C3%97_630.png" alt="" width="1200" height="630"></figure>所得税の過不足を調整するために毎年実施される「年末調整」の季節が今年も近づいてきました。 SmartHRにおいては、「年末調整」機能を利用することで、情報収集や書類作成後のチェックが以前よりもラクになった！というユーザーさまも多いかと思います。しかし、SmartHRから給与計算システムへ取り込む際に、データ加工の手間が発生していないでしょうか？ アプリストア「SmartHR Plus」では、「SmartHRで収集した年末調整のデータ加工・給与計算システムへの取り込みを効率的にする無料アプリ」を今年も提供いたします。 このページでは、アプリの機能概要と、昨年からのアップデートポイントをご紹介しますので、ぜひご一読ください。 なお、こちらの情報は2024年9月6日時点の情報になります。 アプリリリース予定の2024年秋頃と内容が異なる可能性があること、ご了承いただけますと幸いです。 <hr><h2 id="h54acad9ed6"> SmartHRの年末調整機能でできること</h2><a href="https://support.smarthr.jp/ja/help/sections/360005255113/" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">SmartHRの年末調整機能</a> は、年末調整の申告情報を従業員から収集し、申告書類を作成できる機能です。<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/de2f886d335342668f47205bb51a3e0d/Group%20779.png" alt="" width="1376" height="699"></figure>ただし、年税額の計算や電子申告はできないため、給与計算システムと一緒にご利用いただく必要があります。 <hr><h2 id="h775fe3f011"> 給与計算システムへデータを出力するときの課題</h2>SmartHRで年末調整を実施したあとは、任意の給与システムに年末調整データを反映し、最新の給与データを確定する必要があります。SmartHRの年末調整ではCSV出力機能を提供していますが、給与システム側の形式・仕様に合わせて出力したCSVを整形する必要があり、加工に手間がかかる傾向があります。 <hr><h2 id="h5017ea9e3b"> 給与計算システムへの連携を効率化するアプリ</h2>このようなデータ加工の手間を軽減するアプリを2024年の秋頃にリリース予定です。<ul><li>アプリ①ActRecipe「年調ソフトXML形式 年末調整連携」</li><li>アプリ②データ連携機能「freee人事労務 年末調整連携」</li></ul> それぞれ、2023年版で提供していた内容からより使いやすくアップデートします。アプリの機能概要は以下です。 <h3 id="h09fa93a014">【ActRecipe 年調ソフトXML形式 年末調整連携】</h3><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/21e7b65444ab4cfea6aece8fb9254f04/Group%20851.png" alt="" width="2464" height="106"></figure>機能概要<ul><li>SmartHRの年末調整データを用いて、国税庁が定める「年末調整申告書XMLデータ」としてファイルを出力することができるようになる</li><li>SmartHRの年末調整機能で出力対象となる「依頼グループ」を選択することで、「依頼グループ」に含まれる従業員の年末調整データをXMLデータとして出力することができる</li></ul><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/842ee7f803c34535b17c59d6c04c5553/act3.png" alt="" width="1738" height="542"></figure>2023年版からのアップデートポイント<ul><li>各種給与計算システムへスムーズに取り込むための出力項目の追加</li><li>令和6年度版の国税庁公開の仕様に合わせた形式での出力(定額減税対応など)</li></ul><h3 id="h3f4660f35c"> 【データ連携機能 freee人事労務 年末調整連携】</h3><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/ea3fc506122540409e593811207335a9/Group%20852.png" alt="" width="2464" height="110"></figure>※こちらは「freee人事労務」の給与計算機能をご利用中のユーザーさま向けの機能です機能概要<ul><li>SmartHRのオプション「データ連携」機能を利用して、SmartHRで実施した年末調整データをfreee人事労務へ連携</li><li>SmartHRで実施した年末調整データを、加工することなくfreee人事労務に連携して簡単に取り込むことができるため、給与データへの反映がスムーズ</li></ul>2023年版からのアップデートポイント<ul><li>「データ連携」機能を利用した連携<ul><li>2024年版は、SmartHRの純正機能として年末調整データの連携を実施できるようになりますので、使いやすさが向上します（2023年版は外部アプリケーションとしての提供でした）</li></ul></li><li>連携項目の拡充<ul><li>2024年に実施する年末調整において過不足のないよう項目の追加を実施する予定です </li></ul></li></ul><hr> どちらのアプリも2024年秋頃のリリースを予定しております。また、最新の情報は随時こちらのページに追記していく予定です。

【事前告知】2024年の「年末調整」どのように対応する？SmartHRで集めたデータの給与システム連携を効率化する無料アプリ

2024年7月25日にSmartHRからIdP機能がリリースされました。 IdP機能は、SmartHRのホーム画面からさまざまなサービスへワンクリックでログインできるSSO（シングルサインオン）を実現する機能です。 それにともない、SmartHR Plus掲載の一部アプリもIdP機能に対応になりました。 今回はIdP機能対応によって便利になった｢AKASHI｣｢freee人事労務｣｢KING OF TIME｣についてご紹介します。

2024年7月25日にSmartHRからIdP機能がリリースされました。 IdP機能は、SmartHRのホーム画面からさまざまなサービスへワンクリックでログインできるSSO（シングルサインオン）を実現する機能です。 それにともない、SmartHR Plus掲載の一部アプリもIdP機能に対応になりました。 今回はIdP機能対応によって便利になった｢AKASHI｣｢freee人事労務｣｢KING OF TIME｣についてご紹介します。

<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/9ecc4aafb4924222ae15e95497064b79/%E7%89%B9%E9%9B%86%E3%82%A2%E3%82%A4%E3%82%AD%E3%83%A3%E3%83%83%E3%83%81_1200x630%20(2).png" alt="" width="1200" height="630"></figure>2024年7月25日にSmartHRからIdP機能がリリースされました。IdP機能は、SmartHRのホーム画面からさまざまなサービスへワンクリックでログインできるSSO（シングルサインオン）を実現する機能です。それにともない、SmartHR Plus掲載の一部アプリもIdP機能に対応になりました。今回はIdP機能対応によって便利になった｢AKASHI｣｢freee人事労務｣｢KING OF TIME｣についてご紹介します。<h2 id="hc41a722ad1">SmartHR Plus掲載のIdP機能対応アプリならこんなお悩みを解決！</h2><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/a97b4c99c5874bc58638f998ac229f65/%E3%82%B9%E3%82%AF%E3%83%AA%E3%83%BC%E3%83%B3%E3%82%B7%E3%83%A7%E3%83%83%E3%83%88%202024-07-23%203.51.28.png" alt="" width="1275" height="676"></figure><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/9b0688e047424415b51b9c85208e7bdc/%E3%82%B9%E3%82%AF%E3%83%AA%E3%83%BC%E3%83%B3%E3%82%B7%E3%83%A7%E3%83%83%E3%83%88%202024-07-23%203.36.39.png" alt="" width="1217" height="702"></figure><figure><a href="https://www.smarthr.plus/?smarthr_option_type_id=y1auwr09l7#apps_desktop?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=idp_kintai" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow"><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/cb641faf0b604f97b46482b6e91608e9/%E3%82%B9%E3%82%AF%E3%83%AA%E3%83%BC%E3%83%B3%E3%82%B7%E3%83%A7%E3%83%83%E3%83%88%202024-07-23%203.46.52.png" alt="" width="1332" height="94"></a></figure><hr><h2 id="h52f8dbf62c">SmartHRのシングルサインオン(IdP機能)の特徴</h2>IdP機能は、SmartHRにログインするだけで、社内で利用中のサービスにワンクリックでログインできる機能です。各サービスのアカウント情報やパスワードの入力は不要です。SSO（シングルサインオン）が可能になり、パスワードの管理やログインの手間を軽減します。<h3 id="h622e946393">【① SmartHRの新しいホーム画面からログイン】</h3>SmartHRのホーム画面から勤怠アプリへのログインができるようになります。連携方法は、SAML認証とフォームベース認証を用意しております。SAML認証というのは、SaaS側でも機能を用意していないと連携できないものですが、フォームベース認証であればブラウザ上でID/PASSを入力するようなサービスであれば連携が可能になります。<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/fdf5df737f4646d9a2378d79b23234e2/%E3%82%B9%E3%82%AF%E3%83%AA%E3%83%BC%E3%83%B3%E3%82%B7%E3%83%A7%E3%83%83%E3%83%88%202024-07-23%203.21.49.png" alt="" width="1074" height="495"></figure><h3 id="hca0332bc74">【② SmartHRのIdP機能に対応したアプリだからこそ、管理工数が削減】</h3>SmartHRでは入社から組織異動などのデータが従業員データベースに蓄積されています。今回、SmartHRではその従業員データベースの情報を用いた、勤怠アプリへのログインを行える仕組みを提供いたします。<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/2ae96c48240b4cc1a6e68c148f9f8176/%E3%82%B9%E3%82%AF%E3%83%AA%E3%83%BC%E3%83%B3%E3%82%B7%E3%83%A7%E3%83%83%E3%83%88%202024-07-23%203.22.17.png" alt="" width="1046" height="533"></figure>また、通常のIdPサービスやシングルサインオンサービスでは、個別に従業員の情報を管理する必要がありましたが、SmartHRのIdP機能と連携対応したSmartHR Plus掲載アプリを使えば、個別で従業員の管理する必要性がなくなるため管理工数の削減に繋がります。SmartHRのIdP機能対応アプリをご利用いただくと、入社時などに行っていたログインURLの共有や初期パスワードの共有などの業務は不要になります。従業員としてもSmartHRへログインさえできればいつでもワンクリックで勤怠アプリへログインができますので、パスワード忘れなどが発生せずに、管理者の皆様にお問い合わせをすることもなくなると思います。<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/5887005f4e554130a33bc26d4f7ec9a6/%E3%82%B9%E3%82%AF%E3%83%AA%E3%83%BC%E3%83%B3%E3%82%B7%E3%83%A7%E3%83%83%E3%83%88%202024-07-23%203.26.40.png" alt="" width="1015" height="545"></figure><figure><a href="https://www.smarthr.plus/?smarthr_option_type_id=y1auwr09l7#apps_desktop?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=idp_kintai" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow"><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/cb641faf0b604f97b46482b6e91608e9/%E3%82%B9%E3%82%AF%E3%83%AA%E3%83%BC%E3%83%B3%E3%82%B7%E3%83%A7%E3%83%83%E3%83%88%202024-07-23%203.46.52.png" alt="" width="1332" height="94"></a></figure><hr><h2 id="h884d86f672">KING OF TIME と AKASHIの一部のユーザーは無料でご利用いただけます</h2><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/c24e82f304254091addac9a1dafae0eb/%E3%82%B9%E3%82%AF%E3%83%AA%E3%83%BC%E3%83%B3%E3%82%B7%E3%83%A7%E3%83%83%E3%83%88%202024-07-29%208.23.33.png" alt="" width="1073" height="293"></figure><hr><h2 id="hcbcdd17170">IdP機能対応のアプリの導入方法</h2><h3 id="h12306e211b">【① IdP機能対応アプリを未導入の場合】</h3>各アプリページの右上、問い合わせボタンより、お問い合わせください<h3 id="h6ae6817542">【② IdP機能対応アプリを導入済みの場合】</h3>※ IdP機能は無料でSmartHRと連携できます。各アプリの詳細ページにアクセスいただき、以下の手順に従って連携してください。<ul><li>KING OF TIME の詳細ページにアクセス</li><li>AKASHI の詳細ページにアクセス</li><li>freee人事労務 の詳細ページにアクセス</li></ul><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/80ebcd1766454e3c8a2a3a04daf940fd/Group%20718.png" alt="" width="2363" height="1216"></figure>❶アプリの詳細ページ右上の「連携をはじめる」をクリック❷利用規約をお読みいただき同意のうえ「追加」をクリック❸自動的にアプリ詳細ページに戻ったら、「アプリを開く」をクリック❹別タブでアプリが開かれたら、利用開始いただけます<hr><h2 id="h09bec4573a">IdP機能対応勤怠アプリで、従業員と人事労務の業務効率化、セキュリティ向上を実現しませんか</h2>SmartHR Plus掲載の勤怠アプリ(AKASHI･freee人事労務･KING OF TIME)がIdP機能に対応したことで、従業員と人事労務の作業がもっと効率的になり、セキュリティも強化されました。従業員はシングルサインオン（SSO）でワンクリックでログインできるので、パスワード管理が簡単になります。人事労務担当者にとっても、統一された認証システムのおかげで個人情報がしっかり守られ、安心です。さらに、ログイン履歴の管理が簡単になり、不正アクセスの監視も強化されます。これにより、企業全体の生産性が向上し、安全な労働環境を提供できます。興味のある方は、ぜひお問い合わせください！SmartHRとご利用の勤怠アプリをつなげて、より安心･安全、効率的な業務環境を整えませんか。最新のIdP機能で勤怠管理をもっと便利にしましょう。

勤怠アプリ連携が大幅upadte！SmartHRのIdP機能でらくらく連携が実現

SmartHR Plusに掲載されているアプリを活用することで、多くの企業が業務効率化を実現しています。  本記事では、SmartHRを導入し、複数の連携アプリを駆使して課題を解決した3つの成功事例を紹介します。それぞれの企業がどのようにしてSmartHRと連携アプリを活用し、具体的にどのような成果を上げたのか、システム連携図も交えて詳しく解説します。

<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/d05393ea1dc4436cb3d7e4a002a75ea5/1200%C3%97630.png" alt="" width="1200" height="630"></figure>SmartHR Plusに掲載されているアプリを活用することで、多くの企業が業務効率化を実現しています。本記事では、SmartHRを導入し、複数の連携アプリを駆使して課題を解決した3つの成功事例を紹介します。それぞれの企業がどのようにしてSmartHRと連携アプリを活用し、具体的にどのような成果を上げたのか、システム連携図も交えて詳しく解説します。SmartHRユーザーやこれから導入を検討している企業にとって、実践的なヒントを提供することを目的としています。ぜひ、これらの事例を参考にして、貴社の業務効率化に役立ててください。<h3 id="h31d5671824">特に以下の課題にお悩みの企業様にとって必見の内容となっています。</h3>【手作業によるミス】手作業によるデータ入力やチェックのミスが発生している。【属人化の問題】業務の正確性が特定の担当者のスキルに依存しているため、継続的に発生する教育コストやミスの防止が課題となっている【システム間の連携不足】複数のシステムを利用しているため、これらのシステム間でデータ連携ができず、マスタの二重管理による工数やデータの更新漏れが発生している<hr><h2 id="h8db589ee4f">事例① : 従業員マスタの一元管理でミスを減らし、工数削減も</h2><ul><li>企業名 : 化粧品会社A社</li><li>業種 : 通信販売(化粧品、健康食品など)</li><li>従業員規模 : 約100名(2023年9月時点)</li><li>SmartHRとの併用アプリ : <a href="https://www.smarthr.plus/apps/gozal?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=case_202406&amp;utm_content=001" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">Gozal</a>、<a href="https://www.smarthr.plus/apps/kingoftime?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=case_202406&amp;utm_content=002" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">KING OF TIME</a>、<a href="https://www.smarthr.plus/apps/anpi?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=case_202406&amp;utm_content=003" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">安否確認サービス2</a>、<a href="https://www.smarthr.plus/apps/file-ikkatsu-sousa?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=case_202406&amp;utm_content=004" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">ファイル一括操作</a>、<a href="https://www.smarthr.plus/apps/syain-bangou-saiban?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=case_202406&amp;utm_content=005" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">社員番号採番</a></li></ul><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/f9c1e8e5449b4551bfdddadce72c5c1e/%E5%8C%96%E7%B2%A71.png" alt="" width="960" height="540"></figure><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/3c98b52105ca41fca39fb4e737753617/%E5%8C%96%E7%B2%A72.png" alt="" width="960" height="540"></figure><h2 id="h0157100d33">事例② : ボタンクリックで簡単連携！SmartHRで叶えたマスタ管理の効率化</h2><ul><li>企業名 : 株式会社シンカ</li><li>業種 : 情報通信業</li><li>従業員規模 : 約56名(2024年3月時点)</li><li>SmartHRとの併用アプリ : <a href="https://www.smarthr.plus/apps/herp?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=case_202406&amp;utm_content=006" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">HERP Hire</a>、<a href="https://www.smarthr.plus/apps/yoom?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=case_202406&amp;utm_content=007" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">Yoom</a>、<a href="https://www.smarthr.plus/apps/raku-ro?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=case_202406&amp;utm_content=008" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">ラクロー</a>、<a href="https://www.smarthr.plus/apps/syain-bangou-saiban?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=case_202406&amp;utm_content=009" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">社員番号採番</a></li></ul><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/3f7a6ca81ac646f6b94e973bd7440a79/%E3%82%B7%E3%83%B3%E3%82%AB1.png" alt="" width="960" height="540"></figure><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/999d551f06c7448dafac6683b8875eab/%E3%82%B7%E3%83%B3%E3%82%AB2.png" alt="" width="960" height="540"></figure><h2 id="h1b15dd1855">事例③ : 採用から入社までシームレスに、SmartHRとの連携でミスゼロの労務管理</h2><ul><li>企業名 : 株式会社HERP</li><li>業種 : 情報通信業</li><li>従業員規模 : 約54名(2024年5月時点)</li><li>SmartHRとの併用アプリ : <a href="https://www.smarthr.plus/apps/herp?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=case_202406&amp;utm_content=010" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">HERP Hire</a>、<a href="https://www.smarthr.plus/apps/kingoftime?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=case_202406&amp;utm_content=011" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">KING OF TIME</a>、<a href="https://www.smarthr.plus/apps/stresschecker?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=case_202406&amp;utm_content=012" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">ストレスチェッカー</a>、<a href="https://www.smarthr.plus/apps/file-ikkatsu-sousa?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=case_202406&amp;utm_content=013" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">ファイル一括操作</a></li></ul><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/0a390f198f034b99806e6bee240ec705/HARP1.png" alt="" width="960" height="540"></figure><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/49efff2b6a354b77a695bd2b8ee4bfe6/HARP2.png" alt="" width="960" height="540"></figure><hr><h2 id="h7c7f7d7e51">3社の事例から得られる共通の成功要因</h2>【自動化の重要性】データ管理やチェック作業を自動化することで、ヒューマンエラーを減らすことができます。これにより、各アプリの教育コストや管理工数の削減が可能になります。【シームレスなシステム連携】システム間のデータ連携をシームレスに行うことで、マスタデータの更新漏れや手作業の手間を大幅に削減できます。これにより、効率的に業務を遂行できます。【一元管理の利便性】SmartHRを中心に従業員情報を一元管理することで、各システムのデータが常に最新の状態に保たれ、管理の効率化が図れます。SmartHR Plusには今回ご紹介した以外にも、給与計算、メンタルヘルス、勤怠・就業管理、採用管理といった人事労務分野の既存サービスとの連携が可能で、人事データの活用と業務効率化を実現します。また、総務や情報システム部門の業務に関連する名刺管理、SaaS管理などのサービスとも連携が可能なので、ぜひいろんな掲載アプリをご検討いただけますと幸いです。無料から始められるアプリもあるのでぜひ、この機会にご活用ください。<figure><a href="https://www.smarthr.plus/?plan_id=c6275c14-9678-4548-ae88-2911bf59a5ea&amp;utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=case_202406&amp;utm_content=014" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow"><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/9f7876ffb2434b31ad01b53fa7953088/%E3%82%B9%E3%82%AF%E3%83%AA%E3%83%BC%E3%83%B3%E3%82%B7%E3%83%A7%E3%83%83%E3%83%88%202024-06-19%2012.59.36.png" alt="" width="1248" height="277"></a></figure>

【実践事例3選】システム連携図も公開！SmartHRを中心に複数システムを連携したバックオフィスの業務効率化

従業員の「休職」に課題感を感じている人事責任者・担当者の方へ、取り組むべきことを解説します。

<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/fd28bafa69524239b3af9134532da1c0/special_sem_carely_smasou.png" alt="" width="1000" height="525"></figure>※この記事は、2024/2/7(水)のCarely・Smart相談室の共催セミナーを基に作成した記事です。<h2 id="h9d4cb5477f"> セミナー開催の背景</h2>従業員の「休職」に課題感を感じている人事・労務担当者＆管理職の方は、多くいらっしゃるのではないでしょうか？ 【休職に関してよくあるお悩み】<ul><li>休職対策として、人事・労務がやるべきことが分からない</li><li>従業員が突然メンタル不調になり、予兆が分からない</li><li>復職後の支援のポイントや留意点が分からない</li></ul> そこで、企業の健康経営基盤を構築する株式会社iCAREの小川さまと、働く人のさまざまな悩みに寄り添うオンライン相談窓口を運営しているSmart相談室の石田さまが、「休職」に関する皆様の気になるテーマを深掘りして、解説いたします。 <hr><h2 id="h66a7697e38"> 休職プロセスにおいて人事・労務担当者がまず始めにやるべきこと ① 三方が共通認識を持つための取り組み</h2> 小川さん：今回は「精神的な不調によって一定期間働けなくなった場合の休職」に特化してお話しします。怪我や腰痛の悪化など身体的な要因・出産や育児に関連する法定の休職は扱いません。 下記の図 [休職に入った従業員の健康状態] をご覧ください。休職期間の初めはもはや働くことはできない状態で、そこから波打つように徐々に状態が良くなってきます。状態は「就業可能・日常生活可能・療養」という3段階に分けられます。<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/4cf6badf54b34e41b794bb0151e05e35/%E4%BC%91%E8%81%B7%E3%81%AB%E5%85%A5%E3%81%A3%E3%81%9F%E5%BE%93%E6%A5%AD%E5%93%A1%E3%81%AE%E5%81%A5%E5%BA%B7%E7%8A%B6%E6%85%8B.png?w=800&amp;h=375" alt="休職に入った従業員の健康状態" width="800" height="375"><figcaption>休職に入った従業員の健康状態</figcaption></figure>小川さん：ここから分かることは、&quot;働く&quot; という状態は &quot;日常生活が送れる&quot; 状態よりもっと健やかでなければいけないという点です。言い換えると、体力があり気力や集中力が保てる・週40時間の通勤や会議に出るなどの活動ができて、ようやく「就業可能な状態」で復職ができるのです。 また、主治医の先生と会社の産業医が復職OKであると判断する段階が異なるという点にも注意が必要です。主治医の先生のOKという判断は「病気の状態から脱し日常生活が可能」であって、会社の産業医がOKとするのは「就業可能である」という段階を指します。 主治医と産業医の判断が異なることについて人事・労務担当者のみなさまには認識があると思いますが、休職する従業員自身やその上司の方が、同じ認識を持っているのか？というのが非常に大事なポイントです。 つまり、「休職対策として、人事・労務担当者がまず始めにやるべきこと」という質問に戻ると、休職する従業員／その上司／人事・労務担当者の三方が共通認識を持てる社内規定を作成することです。 一般的な指針は社労士から得ることができますが、具体的な社内運用のルールを作成することが重要です。 株式会社iCAREのCarelyでは、休職開始時〜復帰までのフローのテンプレートを提供し、社内運用のルールを作成するサポートを行っています。 三方が共通認識を持つためにフローを明確に資料化することも、復職プロセスにおける誤解や漏れを防ぐためにも重要な取り組みです。 <figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/ad36dd93456942cbb2e3a144efa5e88e/%E4%BC%91%E8%81%B7%E9%96%8B%E5%A7%8B%E6%99%82%E3%80%9C%E5%BE%A9%E5%B8%B0%E3%81%BE%E3%81%A6%E3%82%99%E3%81%AE%E3%83%95%E3%83%AD%E3%83%BC%E3%81%AE%E3%83%86%E3%83%B3%E3%83%95%E3%82%9A%E3%83%AC%E3%83%BC%E3%83%88.png" alt="休職開始時〜復帰までのフローのテンプレート" width="800" height="426"><figcaption>休職開始時〜復帰までのフローのテンプレート（一部抜粋）</figcaption></figure> <hr><h2 id="h3dc56af02d"> 休職プロセスにおいて人事・労務担当者がまず始めにやるべきこと ② セルフケアを始めとする、複数の対策を組み合わせて実行する </h2>石田さん：私からは「従業員の心身の不調は検知しづらい」という点から、人事・労務担当者が行うべきことをお伝えしていきます。 人事・労務担当者は従業員1人1人の様子を確認することはできません。だからこそ、「誰も言ってきていないからウチは大丈夫…」という考え方はせずに「何かあるかも…」という考えを念頭に置いていただきたいです。 従業員の精神面の健康を保つための対応策は多くありますが、重要なのは1つの対策だけではなく複数の対策を組み合わせることです。みなさまの会社で何かしらは実施されているとは思いますが、&quot;把握するだけ&quot; や &quot;打ち手として存在するだけ&quot; になっていませんか？下記の「どの状態の従業員に対して、何を目的とした対策なのか」を表現したマップから、不足している部分がないかを振り返っていただけたらと思います。 <figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/3951c3f729114cb5b0ca51a19b79c6af/%E3%82%B9%E3%82%AF%E3%83%AA%E3%83%BC%E3%83%B3%E3%82%B7%E3%83%A7%E3%83%83%E3%83%88%202024-04-24%2020.13%201.png" alt="従業員の精神面の健康を保つ対策マップ例" width="800" height="408"><figcaption>従業員の精神面の健康を保つ対策マップ</figcaption></figure>石田さん：さて、「心身の不調は検知」は、いつ・だれが発見しケアできるのでしょうか？ メンタルの不調に最初に気づけるのは、やはり自分自身です。 メンタル面の悩みはなかなか他人に言いにくいところからも、セルフケアができる仕組みに注目したいです。 メンタルの不調を従業員が自発的にケアをするため、会社が用意するよくある方法として「相談窓口の設置」が挙げられると思いますが、なかなか活用されていないという実態があります。 その理由として、最も挙げられるのは「相談内容を他人に知られてしまう可能性があるから」という点です。相談窓口・人事を通して、他人に知られたくないことが広まってしまうことや、上司からの評価にネガティブな影響を与えてしまうかもと、相談がしにくいことが読み取れます。 加えて、職場では弱音を我慢する傾向が強いかと思います。 そのような状況では、他人のメンタル不調に周囲が気づくのは非常に難しいため、「ちょっとしんどいかも？」と気づいた時に相談してセルフケアをするという空気感を社内に作っていくことも人事・労務担当者のみなさまに対応いただきたいことです。 <figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/6da1246d7fcc48348b3736a33222f580/Group%20600.png" alt="Smart相談室の調査結果（調査期間：2023/12/4〜12/8）" width="800" height="450"></figure><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/7c75c900c46748548da9df66fcdf3ee5/Group%20601.png" alt="Smart相談室の調査結果（調査期間：2023/12/4〜12/8）" width="800" height="452"><figcaption>Smart相談室の調査結果（調査期間：2023/12/4〜12/8）</figcaption></figure> <hr><h3 id="h856f132236"> 復職後の支援で管理職が留意することは？</h3>小川さん：管理者の方へのメッセージとしては、復職時の従業員のケアを1人でなんとかしようとしないことです。事業の目標達成を最優先にしている中で、復職された方のサポートをするのは非常に大変です。ただ、会社からは大事だからしっかり対応してくださいと言われる…となると、管理職の方自身に負担が大きくなってしまいます。 従業員の方がセルフケアできるくらいに回復するまで、職場で1番近い存在の管理職の方の支援も必要ですが、先ほど話が出たように複数の支援を組み合わせることが重要です。例えば、社内の産業保健スタッフ・産業医・保健師・カウンセラー、あるいはCarelyやSmart相談室のような社外の支援サービスをうまく活用いただければ幸いです。 <hr><h2 id="hf6c3dc7429"> Carelyのご紹介（提供元：株式会社iCARE）</h2>Carelyは、組織の健康管理の体制・人員・運用ルールなどを整備していくことで、企業の「法令遵守」や「業務効率化」を実現していく、&quot;組織&quot; の健康管理を目指した企業ケアサービスです。<h4 id="h362465cb81"> 【Carelyが解決できる課題】</h4>健康経営の体制づくり・人材の確保・施策のテコ入れまで、お困りの課題やフェーズにかかわらず、貴社の健康経営を多角的にサポートします。<ul><li>健康管理に関する情報を、紙やExcel管理をしているため業務効率が悪い</li><li>組織・個人の健康状態が把握できず、適切な措置ができていない</li><li>健康経営に取り組んでいるが、何から手をつけたらいいか分からない</li><li>健康経営に取り組み始めたが、効果検証が難しい</li></ul><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/6fc303a53f594d2aaae064743c66f2b0/carely_1%201.png" alt="" width="800" height="452"></figure><h4 id="h1b9e12ed15"> 【CarelyとSmartHRを連携するメリット】</h4><ul><li>SmartHRの従業員情報をCarelyにワンクリックで連携することが可能です。</li><li>これにより、入退社や異動に伴う従業員情報の更新や、登録・削除の対応が不要になります。 </li></ul>また、従業員の健診結果・面談記録などの機微な健康情報は、閲覧権限などの問題でSmartHRでは保管が難しいかと思います。 「健康管理システム」という専用システムに保管することで、セキュリティ強化を図りましょう。 <figure><a href="https://www.smarthr.plus/apps/carely?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=20240207sem&amp;utm_content=carelysmart-sou" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow"><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/e71504fb52334ceca126869577a3a1b7/Group%20605%20(1).png" alt="Carelyの詳細を見る" width="2000" height="108"></a></figure> <hr><h2 id="hc3a301cd2a"> Smart相談室のご紹介（提供元：株式会社Smart相談室）</h2>Smart相談室は、カウンセリングからコーチングまで様々なご相談が可能な「オンライン相談窓口」です。 メンタルケアから生産性向上まで様々な支援を提供する事で、従業員の成長をサポートし組織の成長をサポートします。<h4 id="h5693d08934"> 【Smart相談室が解決できる課題】</h4><ul><li>離職/休職を防ぎたい</li><li>定着率を向上させたい</li><li>社外相談窓口を設置したい</li><li>従業員の生産性を上げたい</li><li>新任マネージャーへ教育の機会を提供したい</li><li>コーチングを導入したい</li></ul> Smart相談室は、従業員自身がちょっとしたモヤっとを感じた時すぐに相談できる窓口としてご利用いただけます。相談内容は仕事のことだけでなく、他人に打ち明けづらいプライベートな内容や、日常生活で困っていることでも問題ないです。悩みに合ったカウンセラーやコーチが簡単に見つかり、すぐに相談ができます。<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/016a2057d2e04ae58655d57275cc4fc1/%E3%82%B9%E3%82%AF%E3%83%AA%E3%83%BC%E3%83%B3%E3%82%B7%E3%83%A7%E3%83%83%E3%83%88%202024-04-24%2020.43%201.png" alt="" width="800" height="397"></figure> 【Smart相談室とSmartHRを連携するメリット】<ul><li>SmartHRの従業員情報をSmart相談室にワンクリックで連携することが可能です。</li><li>これにより、入退社や異動に伴う従業員情報の更新や、登録・削除の対応が不要になります。</li></ul> また、SmartHRのSSO連携（シングルサインオン：1度のユーザー認証で複数のシステムの利用が可能になる仕組みのこと）ができるため、Smart相談室へのログインが非常にスムーズです。従業員が「なんだかモヤっとする」と感じた &quot;その瞬間&quot; に、気軽に相談できる環境整備が可能です。 <figure><a href="https://www.smarthr.plus/apps/smart-sou?utm_source=media&amp;utm_medium=specials&amp;utm_campaign=20240207sem&amp;utm_content=carelysmart-sou" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow"><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/e8cfddb18471463b8f2d190ff2418ff2/Group%20606.png" alt="Smart相談室を見る" width="2000" height="108"></a></figure>

2024/04/26 休職プロセスのナビゲート 〜人事・労務担当者＆管理職のための実践ガイド〜

通勤費管理のプロセスをシステム化して、組織全体の効率と柔軟性を向上させましょう！

<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/dbaeb7d934a74f2e8dd570d1eef0c8c9/OGP_%E9%80%9A%E5%8B%A4%E8%B2%BB%E7%AE%A1%E7%90%86%E3%81%AE%E3%83%95%E3%82%9A%E3%83%AD%E3%82%BB%E3%82%B9%E3%82%92%E8%A6%8B%E7%9B%B4%E3%81%9D%E3%81%86_%E3%82%A2%E3%82%A4%E3%82%AD%E3%83%A3%E3%83%83%E3%83%81%E3%81%AE%E3%82%B3%E3%83%92%E3%82%9A%E3%83%BC.png?w=1000&amp;h=525" alt="" width="1000" height="525"></figure>著作：SmartHR Plus 編集部通勤費管理は組織において欠かせない業務の一環であり、その効率的な運営は従業員満足度やコスト管理に直結します。システムを利用しない場合、通勤費の複雑な処理において誤りや遅延が生じることがあり、それが従業員や組織に様々な課題をもたらしてきました。システム連携の利点を最大限に引き出すことで、通勤費管理プロセスをスムーズで効率的なものに変革します。この記事では、システム連携がもたらすメリットや従業員や管理者の利便性向上に焦点を当てつつ、通勤費管理の重要性について一緒に考えていければと思います。<hr><h2 id="hfe6739fadc">人事労務業務における通勤費管理の流れ</h2>通勤費管理は、人事労務における重要な業務のひとつです。通勤費管理の大枠の流れを考えてみましょう。<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/9eb508d51d994e36b8820968d5cc67f1/%E7%89%B9%E9%9B%86%E3%83%98%E3%82%9A%E3%83%BC%E3%82%B7%E3%82%99%E7%94%A8%E7%94%BB%E5%83%8F_021408.001.jpeg?w=800&amp;h=450" alt="" width="800" height="450"></figure><h3 id="h9ce56461c9">ガイドラインの策定</h3><ul><li>通勤費に関する企業のガイドラインを策定します。これには、通勤手段の選択、費用の承認プロセス、リンクされた福祉制度（例：交通費支給、駐車場提供）、法的要件の遵守などが含まれます。</li></ul><h3 id="hb1e5f49992">従業員へのコミュニケーション</h3><ul><li>従業員に対して、通勤費に関するガイドラインを明確に伝え、彼らに関連情報を提供します。このコミュニケーションは、新入社員へのオンボーディングプロセスや通勤費の変更時にも行われます。</li></ul><h3 id="hc125cd0286">情報収集と分析</h3><ul><li>従業員の通勤費に関する情報を収集します。これには、通勤手段（車、電車、自転車など）、通勤距離、通勤日数、費用明細などが含まれます。また、通勤費に関する法律や規制についても情報収集を行います。</li></ul><h3 id="h163311be7e">経費申請と承認プロセスの実施</h3><ul><li>従業員は通勤費を申請し、承認を得るためのプロセスを実施します。このプロセスには、必要な文書の提出、承認者の審査、支払いのための情報の提供などが含まれます。</li></ul><h3 id="h777fee44d5">支払いと記録の管理</h3><ul><li>担当者は、承認された通勤費を支払い、適切な記録を保持します。これには、経費帳簿の管理、領収書の保管、経費支出の会計処理が含まれます。</li></ul><h3 id="hdf24cc41c2">監査と法令遵守</h3><ul><li>定期的な監査を実施し、通勤費の支出が法令や企業のポリシーに適切に準拠していることを確認します。また、法律の変更に対応し、適切な調整を行います。</li></ul><h3 id="h46084848dc">改善と効率化</h3><ul><li>定期的なプロセスの改善を行い、通勤費管理の効率性を向上させます。従業員のフィードバックを収集し、新しいテクノロジーやプロセスを導入することで、通勤費管理を最適化します。</li></ul>通勤費管理について、ルーチンが多い業務ではある一方で、いくつかのポイントで効果的なコスト管理を行うことで、従業員の満足度を向上させる手段に転換することが可能です。従業員のニーズを理解し、柔軟性を持たせつつ、効率的なプロセスを確立することが重要です。<hr><h2 id="he50275b0db">通勤費管理業務の課題</h2>人事労務業務における通勤費管理には、さまざまな課題が存在します。これらの課題への対処が効果的でなければ、業務の正確性や効率性に影響を及ぼす可能性があります。<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/8c8ce81dc04c4ce4989ed76c5322aa2c/%E7%89%B9%E9%9B%86%E3%83%98%E3%82%9A%E3%83%BC%E3%82%B7%E3%82%99%E7%94%A8%E7%94%BB%E5%83%8F_021407.001.jpeg?w=800&amp;h=450" alt="" width="800" height="450"></figure><h3 id="hd0aa3cbf23">運賃改定への対応</h3><ul><li>鉄道やバスの運賃が改定されると、改定対象の鉄道やバスを利用している従業員の通勤費情報を更新する必要があり、対象の抽出や情報の洗い替えに時間を要します。</li></ul><h3 id="h8c6ed93c75">手続きと経路の妥当性の確認</h3><ul><li>従業員から申請された通勤経路の妥当性について、管理者側で都度確認する必要があります。複数の通勤経路情報を比較し、適正な（最短/最安）の経路判断を行うことが求められます。</li></ul><h3 id="h57cfcb6b81">ガソリン代の変動と価格差への対応</h3><ul><li>自動車通勤者のガソリン代は変動し、地域ごとに価格差があるため、毎回の支給額の調整や複雑な計算が必要となります。</li></ul><h3 id="h09ce7fc3e4">毎月の支給における業務負荷</h3><ul><li>月毎の通勤費支給は、従業員数が多い場合、データの確定から出力までのプロセスも含めて大きな業務負荷を生み出します。</li></ul>これらの課題を解決するには、通勤費をシステムで管理することが一つのソリューションになります。<hr><h2 id="h1815e2880d">通勤費管理システム導入で得られるメリット</h2>通勤費管理をシステム導入することにより、どのようなメリットがあるのかについて見ていきましょう。<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/7a8eedfff97c4ecc928193d029f9080b/%E7%89%B9%E9%9B%86%E3%83%98%E3%82%9A%E3%83%BC%E3%82%B7%E3%82%99%E7%94%A8%E7%94%BB%E5%83%8F_021406.001.jpeg?w=800&amp;h=450" alt="" width="800" height="450"></figure><h3 id="h71e3924277">多様な通勤手段への対応</h3><ul><li>通勤費管理のシステムを導入する際には、自動車、公共交通機関、自転車、徒歩、リモートワークなど自社に必要な通勤手段に対応する柔軟性が求められます。従業員が選択できる通勤手段に応じて、シームレスかつ正確な処理ができる仕組みを構築する必要があります。</li></ul><h3 id="hb703095a3d">即時性と透明性の確保</h3><ul><li>システム化により、通勤費のデータはスムーズに集計され、従業員や管理者は透明性を持って情報にアクセスできます。関係者が必要な時に必要な情報にアクセスできるようなデータ構造を構築し、コミュニケーションを円滑にします。</li></ul><h3 id="h151ebda1c2">法令・規制変更への柔軟な対応・遵守</h3><ul><li>システムの導入を通して、通勤費に関する法令や規制の変更に柔軟に対応できるシステムを選択することで、法的要件が変わった場合でも、迅速かつ正確にシステムを調整し、適切な法令遵守を実現します。</li></ul><h3 id="h1dfb0b13f0">従業員エンゲージメントの向上</h3><ul><li>従業員の利便性やエクスペリエンスに焦点を当てたシステムを導入し、ユーザーフレンドリーで使いやすいプロセスを構築し、従業員が通勤費の処理や申請をストレスなく行えるようにします。これにより、従業員満足度の向上が期待できます。</li></ul><h3 id="h228d538033">データセキュリティの強化</h3><ul><li>システムにおいて通勤費に関する機密情報や個人データを保護するためのセキュリティ対策があるかどうかを確認します。システムに応じて、データの暗号化やアクセス制御などの仕組みを導入し、セキュリティリスクを最小限に抑えます。</li></ul><h3 id="he4eb81d736">持続可能性の観点</h3><ul><li>通勤費の管理における持続可能性を考慮します。例えば、環境に優しい通勤手段を促進するポリシーや報酬体系を組み込み、組織の社会的責任を果たします。</li></ul>通勤費管理のシステム導入は、単なる業務の効率向上だけでなく、組織と従業員の満足度向上、法的コンプライアンスの強化など多岐にわたるメリットが期待されます。<hr><h2 id="h514547de95">人事労務管理システムに通勤管理システムを連携するメリット</h2>すでに人事労務管理システムを運用している場合、通勤管理システムを新たに連携することでどのようなメリットがあるかについても見ていきましょう。<h3 id="hfc0dc49596">データの一元管理</h3><ul><li>既存の人事労務管理システムと通勤管理システムを連携させることで、従業員のデータが一元管理されます。これにより、重複や不整合なく情報を把握でき、統一的かつ正確な人事データが得られます。</li></ul><h3 id="h2fb5006005">効率的な業務プロセス</h3><ul><li>通勤管理システムを既存の人事労務管理システムに連携することで、通勤費の精算や承認プロセスをより効率的に行えるようになります。手続きの簡素化やリアルタイムな情報共有を実現することで、業務の迅速かつ正確な処理を実現できます。</li></ul><h3 id="hade4cf6e25">従業員満足度の向上</h3><ul><li>通勤管理システムを連携することにより、従業員は通勤費の精算や申請がスムーズになり、手間やストレスが軽減されます。従業員が業務に集中できる環境を整えることで、満足度が向上し、将来的な離職率の低下や生産性の向上につながる可能性があります。</li></ul>このように、既存の人事労務管理システムに通勤管理システムを連携することで、統合的なデータ管理や効率的な業務プロセス、従業員満足度向上などの多岐にわたるメリットが得られます。組織全体の効率と柔軟性を向上させることが可能です。<hr><h2 id="h9be0c3393d">おわりに</h2>通勤費管理のプロセスをシステム化することは、組織にとって大きな効率化が見込めます。従業員の多様な通勤手段に柔軟に対応し、透明性と正確性を確保することで、組織全体の業務効率が向上します。また、人事労務管理システムに通勤管理システムを連携することで、データの一元管理が実現され、通勤費精算や承認プロセスが効率化します。従業員と人事労務担当者の双方の工数の削減を実現しつつ、これからも変化し続ける環境に適応し、通勤費管理をより良い方向に進化させていきましょう。

システム連携で効率アップ！通勤費管理のプロセスを見直そう

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<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/6b2ae78447624e15ae0ecbab2d1730de/%E6%84%9F%E8%AC%9D%E7%A5%AD%E3%83%8F%E3%82%99%E3%83%8A%E3%83%BC%402x_0%20(1).png" alt="" width="3840" height="2160"></figure><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/68e35b40e2144a92ba99eb136760c702/%E3%82%B9%E3%82%AF%E3%83%AA%E3%83%BC%E3%83%B3%E3%82%B7%E3%83%A7%E3%83%83%E3%83%88%202024-03-31%2022.06.26.png" alt="" width="1193" height="82"></figure>「SmartHR Plus」は2022年7月にβ版を公開し、以降、約30のアプリケーションをリリースしてきました。今回の正式リリースは、蓄積された「SmartHR」導入企業のニーズやアプリケーション開発パートナーとの連携実績を元に、多様化する顧客課題を解決する「SmartHR」のさらなる飛躍を目指したものです。また、「SmartHR Plus」の正式リリースに合わせて、各アプリをオトクに検討いただけるキャンペーンを実施します。この機会にぜひご利用ください。<h2 style="text-align: center" id="h848f47757f">キャンペーン概要</h2>⚫実施期間⚫2023年12月4日(月) 11:00〜 2024年3月29日(金) 23:59⚫特典内容･特典条件⚫初期費用無料、月額利用料３ヶ月無料、トライアル期間の延長など、SmartHRをもっと便利に活用できる人気のアプリごとに、さまざまなキャンペーンをご用意しています。アプリごとに特典内容･特典条件が異なるので、詳細は各アプリの詳細ページをご確認ください。キャンペーン参画アプリは以下のアイコンがついています。⚫注意事項⚫・SmartHRご利用中のユーザー、新規ご検討中のユーザーが対象です。 ・SmartHR Plusから各アプリへのお問合せにはSmartHRアカウントが必要ですが、権限は問いません。 ・SmartHRアカウントをお持ちでない場合は、無料トライアルを利用してアカウント発行が可能です。（<a href="https://smarthr.jp/signup/" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">無料トライアルを開始する</a>） ・アプリとのトライアル接続、契約後の接続にはSmartHRの管理者アカウントが必要になります。 ・アプリ提供会社によってキャンペーンの適応条件が異なるため、詳細は対象アプリのページや直接提供会社にてご確認ください。 ・過去にご契約されたことがある場合、現在商談中である場合、または競合他社である場合など、特典の内容が適用されない場合もありますので、予めご了承ください。 ・キャンペーン適応条件に合致するか否かにつきましては、商談時に直接アプリ提供会社へご確認をお願いします。<h2 style="text-align: center" id="h9071c0044f">キャンペーン参画アプリ一覧</h2><hr>

<hr><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/6a59dd8aec814513a203a69a04bcba47/SmartHR%20Plus%E3%81%A8%E3%81%AF.png" alt="" width="1120" height="533"></figure><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/8c372bcc4cbf474d95137ab3e83a83b4/%E3%83%A6%E3%83%BC%E3%82%B5%E3%82%99%E3%83%BC%E3%81%AE%E5%A3%B0%20(1).png" alt="" width="1120" height="1190"></figure><hr><h2 style="text-align: center" id="h937dc9cd4b">アプリを使って、あなたもSmartHRをもっと便利に使いませんか？</h2><figure><a href="https://www.smarthr.plus/?campaign=true" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow"><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/e8047b3f42d042e9bda59089b4839f23/LP%E6%9C%AC%E6%96%87%E4%B8%AD.png" alt="" width="1920" height="1080"></a></figure><hr><h2 style="text-align: center" id="he15f863fb3">初期費用無料、月額利用料３ヶ月無料、トライアル期間の延長など、 様々なキャンペーンをご用意しています。 お問い合わせは無料ですので、この機会にさまざまなアプリをご覧ください。</h2><figure><a href="https://www.smarthr.plus/?campaign=true" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow"><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/6f4086cdaffb4a11a81d46da077fc37f/%E3%82%A2%E3%83%95%E3%82%9A%E3%83%AA%E4%B8%80%E8%A6%A7%20CTA.png" alt="" width="1120" height="64"></a></figure>

【キャンペーン終了】SmartHR Plus 正式版リリース感謝祭 | 人気アプリをお得に。SmartHRをもっと便利に！

企業にとって非常に重要な業務である年末調整について、オンライン化できるプロセス、システム連携のメリットを解説します。

<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/15b15aea44f54aeaa5908d468bbfbc19/OGP_%E5%B9%B4%E6%9C%AB%E8%AA%BF%E6%95%B4%E3%81%AE%E3%83%95%E3%82%9A%E3%83%AD%E3%82%BB%E3%82%B9%E3%82%92%E8%A6%8B%E7%9B%B4%E3%81%9D%E3%81%86_%E3%82%A2%E3%82%A4%E3%82%AD%E3%83%A3%E3%83%83%E3%83%81.png?w=1000&amp;h=525" alt="" width="1000" height="525"></figure>著作：SmartHR Plus 編集部年末調整業務は給与計算と税務申告において重要なプロセスですが、その複雑さによる課題も存在します。しかし、法律の整備もふまえ、さまざまな場面で電子化が進み、効率化と正確性を向上させる方法が増えています。本記事では、年末調整業務の流れから課題の解決策まで、具体的な手法を紹介します。年末調整の電子化とシステム連携による変革の可能性を探りつつ、よりスマートで効果的な年末調整の実践に焦点を当ててみましょう。<h2 id="ha278156d6e">年末調整の概要</h2><hr>給与から控除される毎月の所得税は、企業側が1年間の給与総額が確定する年末にその年に納めるべき税額を再計算し、それまでに徴収した税額との過不足額を求め、その差額を徴収、または還付し精算しなければなりません。給与が支払われる際にあらかじめ所得税等が控除されることを「源泉徴収」と呼び、この過不足額の精算手続きを「年末調整」と呼びます。 年末調整の業務は、従業員から扶養控除等（異動）申告書・保険料控除申告書等の書類や証明書類を提出してもらいます。労務担当者は内容の確認、人事・給与情報への反映、最終的な税額の計算だけでなく、従業員に配付する源泉徴収票の作成、税務署・地方自治体への法定調書・給与支払報告書の作成・送付など、年末調整にかかる業務量は膨大です。 年末調整を進めるにあたって、必要な業務は以下のとおりです。<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/649ccddbc0314a8ab3e4105ae994add3/image.png?w=500&amp;h=467" alt="" width="500" height="467"></figure><h2 id="h53d19145ec">年末調整業務の課題</h2><hr>年末調整業務は、多くの企業にとって重要な業務の一環でありながら、さまざまな課題に直面しています。これらの課題への対処が効果的でなければ、業務の正確性や効率性に影響を及ぼす可能性があります。<ul><li>膨大な申告書類の処理・管理<ul><li>大量の申告書類を扱うため、従来の手作業での確認・データ入力や計算では、誤りや漏れが発生する可能性があります。とくに繁忙期の年末には、作業の追い込みによるヒューマンエラーのリスクが高まります。また、膨大な量となる控除申告書や控除証明書を7年間保管する義務があるため、保管・管理コストも発生します。</li></ul></li><li>法令対応<ul><li>毎年の税制改正や制度変更などが頻繁に行われるため、これらの変更に対応する必要があります。また、新しい法令を理解したうえで、正確かつ適切に年末調整の運用に反映させることが求められます。</li></ul></li></ul><h2 id="hd0d6c0cfd9">年末調整手続の電子化</h2><hr>税制改正により、2020年から生命保険料控除、地震保険料控除、住宅借入金特別控除等に係る年末調整関係書類の電子データ提出が可能になったことや、同年に国税庁から「年調ソフト」が提供されるなど、年末調整手続の電子化が本格化しています。それにより、年末調整の申告をする従業員にとっては、控除額などの計算や申告書への記入が不要となります。また労務担当者にとっても、控除申告書の印刷・配付、控除額の確認作業が不要となることや、年末調整関連書類の保管コストの削減につながり、年末調整全体の業務を効率化できます。<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/21758c17c5f544aa9329f59740f8edcd/%E5%9B%B31.png" alt="" width="633" height="140"></figure>（国税庁HP：<a href="https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/nencho.htm" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">年末調整手続の電子化に向けた取組について</a>）<h2 id="hffe13ea373">SmartHRの年末調整機能</h2><hr><a href="https://smarthr.jp/function/nc/" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">SmartHRの年末調整機能</a>を利用した場合、紙の年末調整と比較すると業務全体を通じて以下の項目が効率化できます。また、毎年の税制改正の内容にも対応しているため、正確かつスピーディな年末調整業務が可能となります。<ul><li>年末調整の対象者をリストアップ</li><li>申告書の印刷・発送準備・発送</li><li>団体保険情報の申告書印字</li><li>保険料控除証明書を電子データで回収</li><li>申告書の回収・到着チェック</li><li>申告書の内容チェック</li><li>申告書の内容をデータ化</li><li>他社の給与計算ソフトとの連携</li></ul><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/fe5a53832848479089f8732c02aa75b6/%E5%9B%B32.png" alt="" width="633" height="317"></figure>SmartHRのように、年末調整機能を給与計算システムとは分けて提供している場合、年末調整業務完了後に必要な他社の給与計算システムへの連携時にいかに工数を削減できるかも、大きなポイントになるでしょう。<h2 id="h7b035ac410">システムを連携した効率化について</h2><hr>それでは、年末調整手続きのサービスと、給与計算システムとの連携について詳しく説明していきます。<h3 id="h0bb3370c24">年末調整手続きにおけるシステム連携の流れ</h3>SmartHRの年末調整機能の場合、年末調整の申告内容のチェックが完了したら、以下の手順で年末調整データをCSVファイルでダウンロードして、お使いの給与計算システムへ連携できます。1. 給与計算システムのデータの受け入れ形式を確認する2. SmartHRの出力CSVのファイルをダウンロードする3. 給与計算システムのフォーマットにあわせてファイルを編集する4. 給与計算システムの環境にインポートする上記の手順でご利用の給与計算システムへ連携し、所得税の年税額を計算し、一般的には12月支給の給与（賞与）にて従業員へ還付もしくは追加徴収します。<h3 id="h1de4fecc06">2023年度のSmartHRの年末調整機能におけるシステム連携</h3><h4 id="hf473fca57d">国の年調ソフトの形式への対応</h4>2023年度の年末調整機能からは、国の年調ソフトの形式（XML形式）に対応している給与計算システムについて、上記の形式に準じたファイルをダウンロードできるようになります。<h4 id="h9228357197">freee人事労務 年末調整連携対応</h4>freee 人事労務の年末調整には、SmartHRで年末調整を実施した出力データをAPI経由で連携できるようになります。この対応で、freee人事労務に年末調整結果を連携する場合、データ加工の手間がなくなり、担当者の工数を低減できます。<h2 id="h9be0c3393d">おわりに</h2><hr>年末調整業務は、企業にとって重要な業務の一環ですが、複雑な税法や大量の書類による課題も存在します。しかし、年末調整業務の電子化とシステム連携の取り組みにより、効率化と正確性の向上が可能です。とくに、「年末調整業務の後工程のフローをどのように効率化するか」という観点は非常に重要で、連携の選択肢は増え続けています。複数ある選択肢から最適な解決策を活用し、年末調整業務のスムーズな進行と従業員の満足度向上に取り組みましょう。

システム連携で効率アップ！年末調整のプロセスを見直そう

<img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/72541f1ea4e34dca9d1bab6a6a8751e2/OGP_9%E6%9C%88%E3%81%AF%E9%98%B2%E7%81%BD%E6%9C%88%E9%96%93_%E3%82%A2%E3%82%A4%E3%82%AD%E3%83%A3%E3%83%83%E3%83%81.png?w=1000&amp;h=525" alt="" width="1000" height="525">著作：SmartHR Plus 編集部 毎年9月1日は防災の日、そして8月30日から9月5日までの期間は防災週間です。 加えて、災害が多い時期でもあることから、「災害に備えつつ知識を深めるため」を目的として、9月は防災月間とされています。 また、今年は、1923年（大正12年）に発生した関東大震災から、100年の節目に当たります。関東大震災は、近代日本の首都圏に未曾有の被害をもたらした、我が国の災害史において特筆すべき災害です。 関東大震災の発生日である9月1日は「防災の日」と定められ、近代日本における災害対策の出発点となりました。首都直下地震や南海トラフ地震、日本海溝・千島海溝周辺海溝型地震など、大規模災害のリスクに直面する現代の私たちに、大変参考となる示唆や教訓を与えてくれます。 皆さんの会社では、大きな災害が起きた際の備えに対して、どのような対策を進められていますでしょうか？&nbsp;&nbsp;関東大震災100年という節目のタイミングを契機に、また、防災月間の期間において、災害時の体制やアクションについて一度考えてみてはいかがでしょうか？ <h2 id="h6823627afc">増加し続ける我が国の自然災害</h2>はじめに、日本の自然災害の発生件数と被害は、この数十年増加傾向にあります。 こちらは、1971年から2018年までの「日本の自然災害発生件数と被害額」を5年刻みでまとめた中小企業庁作成のグラフです。<img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/9b8a4eb40a2e4698b48d015caede417f/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_1.png?w=800&amp;h=487" alt="" width="800" height="487">※「<a style="color:#44bdbd;font-size: 0.75em" href="https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2019/PDF/chusho/05Hakusyo_part3_chap2_web.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer">2019年版「中小企業白書」┃中小企業庁</a>」より引用 被害額・発生件数ともに、平均値が徐々に上昇していることがわかります。特に、1991年〜1995年と2011年〜2015年の被害額が突出していることが見て取れます。いうまでもなく、1995年の阪神・淡路大震災と2011年の東日本大震災がその原因です。<img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/eb424641492649e8a9b80c4d2f272b74/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_2.jpeg?w=800&amp;h=341" alt="" width="800" height="341">※「<a style="color:#44bdbd;font-size: 0.75em" href="https://www.tsr-net.co.jp/news/analysis/20210302_01.html" target="_blank" rel="noopener noreferrer">東京商工リサーチ 震災関連倒産状況</a>」より引用 こちらは、震災で被害を受けて倒産した企業の件数の割合を示したデータです。 阪神・淡路大震災や東日本大震災のような規模の大きい震災の場合、直接的な影響に加え、間接的な被害も大きいと言えます。震災により、取引先の縮小や仕入先の被災など、事業に二次的な影響を受けたことで倒産に追い込まれるケースもありうることを念頭に置くことが重要です。<img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/e63297fb9c434ad1a45ededa5f2243f8/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_3.png?w=800&amp;h=494" alt="" width="800" height="494">※「<a style="color:#44bdbd;font-size: 0.75em" href="https://www.data.jma.go.jp/svd/eqdb/data/shindo/index.html" target="_blank" rel="noopener noreferrer">気象庁 震度データベース</a>」をもとに株式会社SmartHR作成 直近10年における震度5弱以上の地震の発生件数を見ると、2022年8/19日現在までで、合計125件の震度5弱以上の地震が発生しています。これは1年あたり12.5件、ひと月あたり約1回、震度5弱以上の地震が起きている想定になります。 <h2 id="h191e45dcb1">企業の備え</h2><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/48af6f67ee5a47a8a78c1afc78926ae8/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_4.png?w=800&amp;h=466" alt="" width="800" height="466">※「<a style="color:#44bdbd;font-size: 0.75em" href="https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2019/PDF/chusho/05Hakusyo_part3_chap2_web.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer">2019年版「中小企業白書」┃中小企業庁</a>」より引用 こちらは、自然災害に対して自社が抱えるリスクの把握状況を調査したデータです。 従業員規模が大きくなるにつれてリスクを把握している度合いは高くなるものの、全体を通して「いずれ調べてリスクを把握したい」との回答が多く、いずれの従業員規模においても、半数以上の中小企業が現時点においてリスクを把握していないことが分かります。 では、リスクを把握して、具体的に打ち手（アクション）を取っている企業はどのくらいいるのでしょうか。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/ae4f9a64a215484fb997e13459358a1c/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_5.png?w=800&amp;h=392" alt="" width="800" height="392">※「<a style="color:#44bdbd;font-size: 0.75em" href="https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2019/PDF/chusho/05Hakusyo_part3_chap2_web.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer">2019年版「中小企業白書」┃中小企業庁</a>」より引用 自然災害への備えに「取り組んでいる」と回答した企業の割合は45.9％であり、半数以上の中小企業が具体的な備えを行っていないことがわかります。 次に、自然災害への備えに取り組んでいる企業が具体的にどのようなことを行っているかを見ていきましょう。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/fa12b6c07efa4e0aab0215100f7ca5b4/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_6.png?w=800&amp;h=436" alt="" width="800" height="436">※「<a style="color:#44bdbd;font-size: 0.75em" href="https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2019/PDF/chusho/05Hakusyo_part3_chap2_web.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer">2019年版「中小企業白書」┃中小企業庁</a>」より引用 取り組みとしては、「従業員の安否確認に関するルールの策定」の回答が多く、次いで「水・食料・災害用品などの備蓄」、「従業員への避難経路や避難場所の周知」と続いていることがわかります。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/ed8ea73c2c724541b8fb814e0d24dc41/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_7.png?w=800&amp;h=601" alt="" width="800" height="601">※「<a style="color:#44bdbd;font-size: 0.75em" href="https://www.tokyo-cci.or.jp/file.jsp?id=1029537" target="_blank" rel="noopener noreferrer">東京商工会議所｜会員企業の防災対策に関するアンケート</a>」より引用 なお、災害時の情報収集手段としては、「防災アプリ」を利用する回答が昨年から特に増加しています。同様に、安否確認手段も「有料の安否確認システム」の利用率が特に上昇しており、安否確認のルールの浸透に伴って、各種の防災アプリの利用率が向上していることがみてとれます。 <h2 id="h045495c105">有料の安否確認システムについて</h2>従業員と家族の安否確認手段として、「メールやSNS」が最多となっている理由として、従業員側での確認が安易であり、スマートフォンなど、すでに従業員が安否確認の環境を保持していることなどがあげられます。 従業員が日常的に利用しているデバイスに安否確認の連絡を送信することが出来るので、担当者は、災害が発生した際、即座に従業員に連絡を取ることが可能です。 他方、メールやSNSでの安否確認は以下のような課題もあり、安否確認をスピーディに、かつ正確に実施できるか注意が必要な部分もあります。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/51f05d3b06b84baf93e19cb1184c9b74/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_8.jpeg?w=800&amp;h=450" alt="" width="800" height="450"><ul><li>従業員が災害時にメールやSNSの通知に気が付かない</li><li>担当者が送信するメールの宛先が誤っていてメールが届かない</li><li>メールが遅延する可能性<ul><li>東日本大震災発生時、通信のトラフィックは発生後30分〜1時間でピークを迎えました</li></ul></li><li>管理者用の自動集計機能が無い、または機能不足で全体の状況把握に時間がかかる</li></ul> 安否確認手段として2番目に回答が多かった「有料の安否確認システム」については、以下のような課題を解決することが可能です。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/9833785f86ee4618887633bf1810aa9f/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_9.jpeg" alt="" width="1200" height="675"><ul><li>災害発生時に回線が混雑して連絡できない<ul><li>自動送信の機能がある場合、災害時に迅速に対応することが可能です</li></ul></li><li>安否確認の結果を都度集計するのに時間がかかる<ul><li>管理者視点の使い勝手を重視した設計なら、迅速に集計し素早い初動対応が可能です</li></ul></li><li>被災状況の連絡に遅れが出てしまい、事業の復旧に時間を要してしまう<ul><li>安否確認に最適化されており、災害時もシステムが稼働し連絡できる可能性が高い</li></ul></li><li>取引先、ステークホルダー、サプライチェーンへの状況を素早く伝えることができることで、災害時の事業停止リスクや事業復旧を早めることが可能です</li></ul> サービスによっては、メールの一斉配信や、スマートフォンへの対応、掲示板機能など、複数の課題を多角的に解決してくれる機能を提供してくれるものもあります。 無料の安否確認システムを利用することでもある程度の課題を解決することが可能ですが、有料の安否確認システムを利用して、現状の課題を的確に解決することで、いざというときの備えとすることをおすすめします。 <h2 id="ha214098e44">まとめ</h2>ここまで、自然災害への対策と、初手として対応可能な「安否確認サービス」についてご案内してきました。 SmartHR Plus β版では、SmartHRと連携してご利用いただける安否確認サービスをご紹介しています。 防災月間で企業の防災対策について検討いただくこのタイミングで、ぜひ安否確認サービスの導入も検討してみてはいかがでしょうか。

防災月間は企業の防災対策について検討いただくタイミングです！企業防災の現状や、すぐに検討できる対応策をまとめました！

<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/72541f1ea4e34dca9d1bab6a6a8751e2/OGP_9%E6%9C%88%E3%81%AF%E9%98%B2%E7%81%BD%E6%9C%88%E9%96%93_%E3%82%A2%E3%82%A4%E3%82%AD%E3%83%A3%E3%83%83%E3%83%81.png?w=1000&amp;h=525" alt="" width="1000" height="525"></figure>著作：SmartHR Plus 編集部 毎年9月1日は防災の日、そして8月30日から9月5日までの期間は防災週間です。 加えて、災害が多い時期でもあることから、「災害に備えつつ知識を深めるため」を目的として、9月は防災月間とされています。 また、今年は、1923年（大正12年）に発生した関東大震災から、100年の節目に当たります。関東大震災は、近代日本の首都圏に未曾有の被害をもたらした、我が国の災害史において特筆すべき災害です。 関東大震災の発生日である9月1日は「防災の日」と定められ、近代日本における災害対策の出発点となりました。首都直下地震や南海トラフ地震、日本海溝・千島海溝周辺海溝型地震など、大規模災害のリスクに直面する現代の私たちに、大変参考となる示唆や教訓を与えてくれます。 皆さんの会社では、大きな災害が起きた際の備えに対して、どのような対策を進められていますでしょうか？  関東大震災100年という節目のタイミングを契機に、また、防災月間の期間において、災害時の体制やアクションについて一度考えてみてはいかがでしょうか？ <h2 id="h6823627afc">増加し続ける我が国の自然災害</h2>はじめに、日本の自然災害の発生件数と被害は、この数十年増加傾向にあります。 こちらは、1971年から2018年までの「日本の自然災害発生件数と被害額」を5年刻みでまとめた中小企業庁作成のグラフです。<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/9b8a4eb40a2e4698b48d015caede417f/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_1.png?w=800&amp;h=487" alt="" width="800" height="487"></figure>※「<a href="https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2019/PDF/chusho/05Hakusyo_part3_chap2_web.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">2019年版「中小企業白書」┃中小企業庁</a>」より引用 被害額・発生件数ともに、平均値が徐々に上昇していることがわかります。特に、1991年〜1995年と2011年〜2015年の被害額が突出していることが見て取れます。いうまでもなく、1995年の阪神・淡路大震災と2011年の東日本大震災がその原因です。<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/eb424641492649e8a9b80c4d2f272b74/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_2.jpeg" alt="" width="800" height="341"></figure>※「<a href="https://www.tsr-net.co.jp/news/analysis/20210302_01.html" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">東京商工リサーチ 震災関連倒産状況</a>」より引用 こちらは、震災で被害を受けて倒産した企業の件数の割合を示したデータです。 阪神・淡路大震災や東日本大震災のような規模の大きい震災の場合、直接的な影響に加え、間接的な被害も大きいと言えます。震災により、取引先の縮小や仕入先の被災など、事業に二次的な影響を受けたことで倒産に追い込まれるケースもありうることを念頭に置くことが重要です。<figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/e63297fb9c434ad1a45ededa5f2243f8/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_3.png?w=800&amp;h=494" alt="" width="800" height="494"></figure>※「<a href="https://www.data.jma.go.jp/svd/eqdb/data/shindo/index.html" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">気象庁 震度データベース</a>」をもとに株式会社SmartHR作成 直近10年における震度5弱以上の地震の発生件数を見ると、2022年8/19日現在までで、合計125件の震度5弱以上の地震が発生しています。これは1年あたり12.5件、ひと月あたり約1回、震度5弱以上の地震が起きている想定になります。 <h2 id="h191e45dcb1">企業の備え</h2><figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/48af6f67ee5a47a8a78c1afc78926ae8/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_4.png?w=800&amp;h=466" alt="" width="800" height="466"></figure>※「<a href="https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2019/PDF/chusho/05Hakusyo_part3_chap2_web.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">2019年版「中小企業白書」┃中小企業庁</a>」より引用 こちらは、自然災害に対して自社が抱えるリスクの把握状況を調査したデータです。 従業員規模が大きくなるにつれてリスクを把握している度合いは高くなるものの、全体を通して「いずれ調べてリスクを把握したい」との回答が多く、いずれの従業員規模においても、半数以上の中小企業が現時点においてリスクを把握していないことが分かります。 では、リスクを把握して、具体的に打ち手（アクション）を取っている企業はどのくらいいるのでしょうか。 <figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/ae4f9a64a215484fb997e13459358a1c/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_5.png?w=800&amp;h=392" alt="" width="800" height="392"></figure>※「<a href="https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2019/PDF/chusho/05Hakusyo_part3_chap2_web.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">2019年版「中小企業白書」┃中小企業庁</a>」より引用 自然災害への備えに「取り組んでいる」と回答した企業の割合は45.9％であり、半数以上の中小企業が具体的な備えを行っていないことがわかります。 次に、自然災害への備えに取り組んでいる企業が具体的にどのようなことを行っているかを見ていきましょう。 <figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/fa12b6c07efa4e0aab0215100f7ca5b4/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_6.png?w=800&amp;h=436" alt="" width="800" height="436"></figure>※「<a href="https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2019/PDF/chusho/05Hakusyo_part3_chap2_web.pdf" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">2019年版「中小企業白書」┃中小企業庁</a>」より引用 取り組みとしては、「従業員の安否確認に関するルールの策定」の回答が多く、次いで「水・食料・災害用品などの備蓄」、「従業員への避難経路や避難場所の周知」と続いていることがわかります。 <figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/ed8ea73c2c724541b8fb814e0d24dc41/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_7.png?w=800&amp;h=601" alt="" width="800" height="601"></figure>※「<a href="https://www.tokyo-cci.or.jp/file.jsp?id=1029537" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">東京商工会議所｜会員企業の防災対策に関するアンケート</a>」より引用 なお、災害時の情報収集手段としては、「防災アプリ」を利用する回答が昨年から特に増加しています。同様に、安否確認手段も「有料の安否確認システム」の利用率が特に上昇しており、安否確認のルールの浸透に伴って、各種の防災アプリの利用率が向上していることがみてとれます。 <h2 id="h045495c105">有料の安否確認システムについて</h2>従業員と家族の安否確認手段として、「メールやSNS」が最多となっている理由として、従業員側での確認が安易であり、スマートフォンなど、すでに従業員が安否確認の環境を保持していることなどがあげられます。 従業員が日常的に利用しているデバイスに安否確認の連絡を送信することが出来るので、担当者は、災害が発生した際、即座に従業員に連絡を取ることが可能です。 他方、メールやSNSでの安否確認は以下のような課題もあり、安否確認をスピーディに、かつ正確に実施できるか注意が必要な部分もあります。 <figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/51f05d3b06b84baf93e19cb1184c9b74/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_8.jpeg?w=800&amp;h=450" alt="" width="800" height="450"></figure><ul><li>従業員が災害時にメールやSNSの通知に気が付かない</li><li>担当者が送信するメールの宛先が誤っていてメールが届かない</li><li>メールが遅延する可能性<ul><li>東日本大震災発生時、通信のトラフィックは発生後30分〜1時間でピークを迎えました</li></ul></li><li>管理者用の自動集計機能が無い、または機能不足で全体の状況把握に時間がかかる</li></ul> 安否確認手段として2番目に回答が多かった「有料の安否確認システム」については、以下のような課題を解決することが可能です。 <figure><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/9263c03f268445769584bb146ebafcad/9833785f86ee4618887633bf1810aa9f/%E5%AE%89%E5%90%A6%E7%89%B9%E9%9B%86_9.jpeg" alt="" width="1200" height="675"></figure><ul><li>災害発生時に回線が混雑して連絡できない<ul><li>自動送信の機能がある場合、災害時に迅速に対応することが可能です</li></ul></li><li>安否確認の結果を都度集計するのに時間がかかる<ul><li>管理者視点の使い勝手を重視した設計なら、迅速に集計し素早い初動対応が可能です</li></ul></li><li>被災状況の連絡に遅れが出てしまい、事業の復旧に時間を要してしまう<ul><li>安否確認に最適化されており、災害時もシステムが稼働し連絡できる可能性が高い</li></ul></li><li>取引先、ステークホルダー、サプライチェーンへの状況を素早く伝えることができることで、災害時の事業停止リスクや事業復旧を早めることが可能です</li></ul> サービスによっては、メールの一斉配信や、スマートフォンへの対応、掲示板機能など、複数の課題を多角的に解決してくれる機能を提供してくれるものもあります。 無料の安否確認システムを利用することでもある程度の課題を解決することが可能ですが、有料の安否確認システムを利用して、現状の課題を的確に解決することで、いざというときの備えとすることをおすすめします。 <h2 id="ha214098e44">まとめ</h2>ここまで、自然災害への対策と、初手として対応可能な「安否確認サービス」についてご案内してきました。 SmartHR Plus β版では、SmartHRと連携してご利用いただける安否確認サービスをご紹介しています。 防災月間で企業の防災対策について検討いただくこのタイミングで、ぜひ安否確認サービスの導入も検討してみてはいかがでしょうか。

9月は防災月間！企業防災について考えてみませんか？

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