特集一覧に戻る

IT担当者がいなくても!SmartHRと給与システムの連携・自動化を実現する「ActRecipe」

「給与システムとSmartHRを連携して活用したいが、なかなか実現できない」というお声をよくいただきます。


【よくあるお困りごと】

  • 専任のIT担当者が人事労務部門におらず、連携や開発のリソースや知見がない
  • SmartHRの「カスタムCSVダウンロード機能」では思うような連携ができなかった
  • 社内のIT担当者に人事情報・給与情報をはじめとした機微な個人情報の共有をせずに、人事・労務部門で主導してシステム連携を実現したい


このようなお悩みは、SmartHR Plusに掲載されている『ActRecipe(アクトレシピ)』をご利用いただくことで解決でき、SmartHRと給与システムの連携を実現することが可能です。


この特集ページでは、以下の順に沿ってご紹介いたします。

  • SmartHRと給与システムを連携するメリットとは?
  • SmartHRと給与システムの連携開始までに必要な3ステップ
  • SmartHRユーザー限定キャンペーンのご紹介


人事・労務をはじめとする「バックオフィスのデータ連携・自動化」についてお困りのユーザーさまのお役に立てれば幸いです。



SmartHRと給与システムを連携するメリットとは?

SmartHRで保有している最新の「従業員情報・家族情報」を給与システムへ自動連携することができると、3つのメリットがあります。

SmartHRと給与システムが連携できると…

  • データ加工・インポート作業がなくなり、業務効率化につながる
  • 手作業が不要になるため、ヒューマンエラーを削減できる
  • PCにデータを一度落とす必要がないため、人事・給与情報の漏洩リスクを下げることができる




SmartHRと給与システムの連携開始までに必要な3ステップ

さて、実際にSmartHRと給与システムを連携するとなった際に何から着手すべきでしょうか?3ステップに分けて解説します。


1.SmartHRから給与システムへのデータの流れを整理する

まずは、データの流れを図にしてみましょう。
「どんなデータが」「いつ」「どこに」「どのようにして」流れていくかを整理します。


【データの流れを整理する観点の例】

  • 従業員からSmartHRに入力してもらうデータはなにか?
  • 直接、給与システムに入力するデータはなにか?
  • SmartHRから給与システムに連携できるデータはなにか?
  • イレギュラーな流れはなく、シンプルな流れになっているか?


日常の業務でやっていることのプロセスを確認して、同じようなデータを2回入力していないか?何らかの変換ルールを定めれば自動化できるか?など、1つずつ整理していきます。

地道な作業ですが、このデータの流れの整理が最も重要なプロセスになります。

2.値の変換ルールをシステムに合わせて決める

次に、SmartHR側の値と、給与システム側の値の形式を確認しましょう。

同じ意味の値を持っているが異なる形式で保有している場合があります。
そのような場合には、「値を変換する」という対応を挟まないといけません。

【値の変換例】

  • 西暦を和暦に変更する(例:2024→令和6年)
  • 全角を半角に変換する(例:スマ→スマ)
  • 社員番号をゼロ埋めする(例:123→000123)
  • 項目を跨いで計算する(例:交通費項目+他の項目)

ActRecipeで利用できる計算式サンプル例


現在SmartHRでは「カスタムCSVダウンロード」機能を提供しておりますが、上記の変換例に上がっている複雑な計算式に全て対応はできません。
しかし、ActRecipeではMicrosoft Excelとほぼ同じ変換ができる機能を『無料』で利用しております。

  • SmartHRからCSVファイル出力・統合
  • SmartHRからGoogleスプレッドシート連携・統合
  • CSVファイルからSmartHRへ入力
  • GoogleスプレッドシートからSmartHRへ入力

これらにより、上記に記載した変換ルールはすべて網羅していることはもちろん、数式ズレなどのヒューマンエラーの心配は不要になります。

▼ 「値の変換設定」画面例

さらに、「値の変換」で気をつけないといけないのが、値の種類(自由記述、固有のマスタ値・固定値など)や各社固有のルールによって、自動変換することが難しかったり、外部システムから別データの参照が必要になることです。

実際には、ヒューマンエラーのリスクを感じながらも、スプレッドシートやExcelで変換しながら、慎重に運用している方が多くいらっしゃるのが現実です。


そこでActRecipeでは、給与ソフトとの連携設定をラクに行うための「CSV連携の標準テンプレートの第1弾」として、『給与奉行クラウドのテンプレート提供』を開始しております。

秋ごろから順次、ほか給与ソフトのテンプレート追加を検討しておりますので、ActRecipe詳細ページにてお知らせをお待ちくださいませ。

なお、標準テンプレート掲載が無いサービスも有償プランにてご相談可能ですので、お問い合わせください。



3.自動化する・しないを見定めて、自動化できる部分から連携開発を行う

最後に自動化する部分を決定し、システム開発を依頼します。
ここでのポイントは、すべての業務を自動化しようとせず、6〜8割の標準的な業務を自動化することです。

完全な自動化を目指すほど、複雑で変更が難しいシステムになっていきます。
業務が完全に固定化されていないうちは、長い目で見ても変わりにくい部分から自動化していくことをおすすめします。




今だけ!SmartHRユーザー限定のキャンペーン実施中

通常業務を行いながら、専門外のシステム連携・自動化を進めるのは非常に大変です。
とはいえ、手動運用やミスの削減を進めなければ、業務効率化は叶いません。

バックオフィスの連携・自動化の実績が多数あるActRecipeにご依頼いただければ、コンサルティング〜開発までワンストップで対応いただけます。

さらに今だけ、「有償プランが30%オフ」でご利用いただけます。
キャンペーンや機能の詳細説明をご希望の方は、お気軽にお問い合わせください。

SmartHR Plusでご案内中のアプリ