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システム連携で効率アップ!年末調整のプロセスを見直そう

著作:SmartHR Plus 編集部

年末調整業務は給与計算と税務申告において重要なプロセスですが、その複雑さによる課題も存在します。しかし、法律の整備もふまえ、さまざまな場面で電子化が進み、効率化と正確性を向上させる方法が増えています。本記事では、年末調整業務の流れから課題の解決策まで、具体的な手法を紹介します。年末調整の電子化とシステム連携による変革の可能性を探りつつ、よりスマートで効果的な年末調整の実践に焦点を当ててみましょう。

年末調整の概要


給与から控除される毎月の所得税は、企業側が1年間の給与総額が確定する年末にその年に納めるべき税額を再計算し、それまでに徴収した税額との過不足額を求め、その差額を徴収、または還付し精算しなければなりません。

給与が支払われる際にあらかじめ所得税等が控除されることを「源泉徴収」と呼び、この過不足額の精算手続きを「年末調整」と呼びます。 

年末調整の業務は、従業員から扶養控除等(異動)申告書・保険料控除申告書等の書類や証明書類を提出してもらいます。労務担当者は内容の確認、人事・給与情報への反映、最終的な税額の計算だけでなく、従業員に配付する源泉徴収票の作成、税務署・地方自治体への法定調書・給与支払報告書の作成・送付など、年末調整にかかる業務量は膨大です。 

年末調整を進めるにあたって、必要な業務は以下のとおりです。

年末調整業務の課題


年末調整業務は、多くの企業にとって重要な業務の一環でありながら、さまざまな課題に直面しています。これらの課題への対処が効果的でなければ、業務の正確性や効率性に影響を及ぼす可能性があります。

  • 膨大な申告書類の処理・管理
    • 大量の申告書類を扱うため、従来の手作業での確認・データ入力や計算では、誤りや漏れが発生する可能性があります。とくに繁忙期の年末には、作業の追い込みによるヒューマンエラーのリスクが高まります。また、膨大な量となる控除申告書や控除証明書を7年間保管する義務があるため、保管・管理コストも発生します。
  • 法令対応
    • 毎年の税制改正や制度変更などが頻繁に行われるため、これらの変更に対応する必要があります。また、新しい法令を理解したうえで、正確かつ適切に年末調整の運用に反映させることが求められます。

年末調整手続の電子化


税制改正により、2020年から生命保険料控除、地震保険料控除、住宅借入金特別控除等に係る年末調整関係書類の電子データ提出が可能になったことや、同年に国税庁から「年調ソフト」が提供されるなど、年末調整手続の電子化が本格化しています。それにより、年末調整の申告をする従業員にとっては、控除額などの計算や申告書への記入が不要となります。

また労務担当者にとっても、控除申告書の印刷・配付、控除額の確認作業が不要となることや、年末調整関連書類の保管コストの削減につながり、年末調整全体の業務を効率化できます。

(国税庁HP:年末調整手続の電子化に向けた取組について

SmartHRの年末調整機能


SmartHRの年末調整機能を利用した場合、紙の年末調整と比較すると業務全体を通じて以下の項目が効率化できます。また、毎年の税制改正の内容にも対応しているため、正確かつスピーディな年末調整業務が可能となります。

  • 年末調整の対象者をリストアップ
  • 申告書の印刷・発送準備・発送
  • 団体保険情報の申告書印字
  • 保険料控除証明書を電子データで回収
  • 申告書の回収・到着チェック
  • 申告書の内容チェック
  • 申告書の内容をデータ化
  • 他社の給与計算ソフトとの連携

SmartHRのように、年末調整機能を給与計算システムとは分けて提供している場合、年末調整業務完了後に必要な他社の給与計算システムへの連携時にいかに工数を削減できるかも、大きなポイントになるでしょう。

システムを連携した効率化について


それでは、年末調整手続きのサービスと、給与計算システムとの連携について詳しく説明していきます。

年末調整手続きにおけるシステム連携の流れ

SmartHRの年末調整機能の場合、年末調整の申告内容のチェックが完了したら、以下の手順で年末調整データをCSVファイルでダウンロードして、お使いの給与計算システムへ連携できます。

1. 給与計算システムのデータの受け入れ形式を確認する

2. SmartHRの出力CSVのファイルをダウンロードする

3. 給与計算システムのフォーマットにあわせてファイルを編集する

4. 給与計算システムの環境にインポートする

上記の手順でご利用の給与計算システムへ連携し、所得税の年税額を計算し、一般的には12月支給の給与(賞与)にて従業員へ還付もしくは追加徴収します。

2023年度のSmartHRの年末調整機能におけるシステム連携

国の年調ソフトの形式への対応

2023年度の年末調整機能からは、国の年調ソフトの形式(XML形式)に対応している給与計算システムについて、上記の形式に準じたファイルをダウンロードできるようになります。

freee人事労務 年末調整連携対応

freee 人事労務の年末調整には、SmartHRで年末調整を実施した出力データをAPI経由で連携できるようになります。

この対応で、freee人事労務に年末調整結果を連携する場合、データ加工の手間がなくなり、担当者の工数を低減できます。

おわりに


年末調整業務は、企業にとって重要な業務の一環ですが、複雑な税法や大量の書類による課題も存在します。しかし、年末調整業務の電子化とシステム連携の取り組みにより、効率化と正確性の向上が可能です。

とくに、「年末調整業務の後工程のフローをどのように効率化するか」という観点は非常に重要で、連携の選択肢は増え続けています。複数ある選択肢から最適な解決策を活用し、年末調整業務のスムーズな進行と従業員の満足度向上に取り組みましょう。