社員番号の発行は、新入社員を迎える際に欠かせないプロセスです。しかし、属人化した作業フローや手作業による入力ミス、異なるシステム間での整合性不足など、多くの課題が存在します。

これらの問題は業務効率を低下させるだけでなく、後続の人事管理業務にも影響を及ぼします。特に採用人数の多い大企業や、グループ企業間での従業員管理が求められる企業の負担はさらに増大。皆さまの会社では、どのように社員番号を発行されてますか？

「SmartHR Plus」には、社員番号を発行する「採番」業務を自動化できる「社員番号採番」（以下、採番アプリ）があります。この採番アプリの活用により、従業員登録時に、あらかじめ設定したルールに沿った社員番号がSmartHRの従業員情報に反映されます。

このページでは、採番アプリで実現できること、SmartHRとの連携メリット、さらに、実際に採番アプリを活用されているエイチ・ツー・オー リテイリング株式会社さまのインタビューをお届けします。

「採番アプリ」とは

採番アプリは煩雑になりがちな社員番号の発行業務を自動化できるシステムです。

SmartHRとの連携により、SmartHRへの従業員登録時に社員番号を自動で発行できます。その結果、表計算ソフトや別システムでの社員番号の発行対応が不要になり、業務効率化につながります。

1.SmartHRと連携し、社員番号の発行を自動化できる

社員番号の発行には、手作業によるデータ移管や手入力をする場面も多く、人為的ミスが発生しやすい業務です。採番アプリなら、あらかじめ設定したルールに沿った社員番号を自動で発行するため、正確かつスピーディな対応が可能です。

2.自社の運用に合わせてルールが設定できる

採番タイミング（入社時・登録時）や社員番号の接頭文字・連番のルールなどを自社のルールにあわせて設定できます。雇用形態ごとに異なるルール設定も可能なため、アルバイト・パートの方を多く雇用している企業でもご活用いただけます※。

※無料版ではルール設定は4つまで可能

3.複数の企業アカウントを横断した採番が可能に

採番アプリの有料版では企業アカウントを横断した採番や、雇用形態に応じた5つ以上の採番ルール設定ができます。特に、グループ企業を横断し、統一のルールで採番したい場合などに有効です。

参考：社員番号採番｜SmartHRをもっと便利にできる無料アプリ。社員番号を一括自動採番

【導入事例インタビュー】グループ会社を横断し、約25,000名分の採番を効率化｜エイチ・ツー・オー リテイリング株式会社さま

エイチ・ツー・オー リテイリング株式会社は、関西エリアを中心に、百貨店、食品スーパー、商業施設、専門店やコンビニエンスストアなどの小売事業を展開する生活総合産業グループです。

複数の企業アカウントを擁する同社における、「採番アプリ」の活用について、IT・デジタル推進室 会計・人事システム企画開発推進部 部長の堀内さんにお話を伺いました。

ー採番アプリ導入前に抱えられていた課題を教えてください。

堀内さん：グループ会社ごとに管理されている人事情報を、一元管理できるグループ人材データベースを構築したいと考えたのがはじまりでした。今後のグループの成長を見越したとき、グループ内で人材の可視化や最適配置へのニーズがますます高まると考えています。そうした状況に対応するためにも従業員情報の一元化は必要でした。

そのためには、グループ会社ごとに異なるルールで設定されている社員番号に統一のルールをもたせる必要があります。当時はグループで従業員番号の型や桁数が統一されておらず、グループ横断的に人事情報を管理するのが難しい状態でした。

ー採番アプリ導入の決め手について教えてください。

堀内さん：決め手は、当社のように複数のグループ会社を擁し、多様な雇用形態があっても問題なく採番を自動化できる点に尽きます。採番を効率化するシステム自体はほかにもありますが、SmartHRと連携により業務フローの複雑化と二重採番のリスクを回避できるのも大きかったです。

ー採番アプリ導入によってどのような変化がありましたか？

堀内さん：SmartHRによる入社手続き時に一元的に採番することで運用がシンプルになり、業務負荷が軽減されます。同一ルールに基づきグループ会社をまたいだ採番によって、グループ横断的な人事情報の一元管理が可能になりました。

またひとつのルールに対象の雇用形態を複数登録できるため、正社員やアルバイト・パートに関わらず全従業員に採番できました。その結果、グループ管理体制の強化につながっています。

ーありがとうございました！

==========

社員番号採番の基本機能は無料でご利用いただけます。ぜひお試しください。

また、「グループを横断した社員番号採番」は、有料プランで利用可能です。以下のページにご利用方法の案内がありますので、ぜひご確認ください。