入退社の業務、来年こそラクにしませんか？〜SmartHR Plusのアプリを活用した業務改善のアイデア特集〜
3・4月は人の出入りが多く、入退社に関する業務が集中しがちな時期です。
GWが明け、ようやく対応が一段落し、気持ちに少し余裕ができた人事・労務担当者の方も多いのではないでしょうか。
このタイミングで、毎年繰り返される入退社業務をもっとスムーズに・もっと負担なく進めるよう見直してみませんか？
本特集では、SmartHRをご利用中の皆さまに向けて、入退社業務の効率化を実現する2つの改善アイデアをご紹介します。
面倒なインポート作業が不要に！
SmartHRの従業員情報をクリック操作で連携できる『SmartHR Plus』
SmartHRのアプリストア『SmartHR Plus』では、SmartHRとシームレスに連携できる様々な外部システムを「アプリ」としてご紹介しています。
掲載されている各アプリはSmartHRと連携することで、入退社・異動・組織変更などに伴い変更される従業員情報をクリック操作で自動連携できるようになります。これにより、毎回の各システムへのインポート作業や手動更新が不要となり、業務負担を大幅に軽減できます。
※連携される項目はアプリによって異なります。
例えば「安否確認システム」の場合。
地震などの災害は予測できないため、入社直後から安否確認ができる体制を整えておく必要があります。
SmartHR Plusに掲載されている安否確認システムであれば、入社手続き完了後にSmartHRの情報をクリック操作で連携できるため、安否確認の対象者としていち早く登録する仕組みが構築できます。
さらに、退職時にはSmartHR上で「退職フラグ」が付与されることで、安否確認システム側のアカウントも自動削除され、不要なアカウントが残るリスクもありません。
※上記は安否確認アプリでの例です。他アプリでは挙動が異なる場合があります。
▼ SmartHRと連携できる安否確認アプリ
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▼ SmartHRの従業員情報を活かせる、入社時に便利なアプリ
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コピー＆ペーストから卒業！
カスタマイズされた在籍・退職証明書もスムーズに作成できる『帳票DX for SmartHR』
人事・労務業務の中でも特に手間がかかるのが、書類の個別作成対応です。
SmartHRの「届出書類機能」で多くの書類をカバーできますが、企業や業界によっては、指定フォーマットでの作成が求められることもあります。
なかでも、入退社時にご要望が多いのが「企業ロゴ入りの在籍証明書・退職証明書」
『帳票DX for SmartHR』を活用すれば、SmartHRに登録された従業員情報をもとに、クリック操作だけでカスタマイズされた帳票を作成し、Excel・PDFで出力できます。表示項目も自由に設定可能です。
対応書類は在籍・退職証明書に限らず、以下のような幅広いフォーマットに対応しています。
SmartHRからはテキストだけでなく顔写真の連携も可能です。
- 社員証
- 就労証明書
- 健康保険関連書類（協会けんぽ・関東ITS・TJK以外も対応）
- 休職証明書／離職証明書／退職合意書／解雇通知書
- 労災関連書類／社会保険資格喪失証明書
- 外国人雇用関連書類／運転者台帳／私学共済関連書類
…そのほか、ご希望に応じたフォーマットもご相談可能です
日々の書類対応で、従業員情報を確認しながら1件ずつコピー＆ペーストする作業に、時間を取られていませんか？
帳票DX for SmartHRを活用すれば、そうした手間を減らし、書類作成の効率をぐっと高めることができます。
「この書類も自動で作れたらいいのに」
そんなお悩みをお持ちの方は、ぜひ一度ご覧になってみてください。
「SmartHRと様々なシステムを連携したいけど、どのように進めたら…」
「各システムへ問い合わせをすると営業の対応が大変…」
そんな声にお応えし、SmartHRを中心とした「バックオフィス業務の効率化・自動化」について、SmartHRの担当者へ相談できる専用窓口を開設しております。
外部システムに詳しいSmartHRの担当者が、お客様のご状況にあわせて中立的なアドバイスをいたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。
【参加概要】
- 対象：SmartHRをご契約中の企業さま
- 形式：Zoomを利用したWeb面談（最大1時間）
- 費用：無料
- 日程調整：お申込み後に個別にご連絡します
【ご相談いただける内容例】
- 効率化・自動化したい業務の実現方法
- 個社課題に合わせたSmartHR Plusの活用方法
- ログインの一元化やデータ連携による業務効率化のご提案
- アプリごとの違いや比較ポイントの整理
- DX推進や社内稟議に向けた進め方のご相談
- アプリ導入後の運用・定着に関するご相談
