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効率アップのカギはデータ連携! 勤怠&給与システム選びのポイント

著作:SmartHR Plus 編集部


バックオフィスの業務に欠かせない勤怠管理システム・給与システムですが、皆さんは使いこなせているでしょうか?
この記事では「沢山あってどのシステムを選べばよいのかわからない」「システム連携といっても何をすればよい?」といった方向けに、自社にあったシステム選定のポイントを紹介します。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムは、従業員の出退勤時間や勤務日数、休暇情報などを集計・管理するためのシステムです。
従業員が入力した勤怠データをもとに、労働時間や残業時間などを計算します。勤怠管理システムを利用しない場合、シフト表や休暇・残業の申請などは手書きで作成したり、出退勤などはタイムカードで打刻したりするのが一般的です。
しかし、こうした紙ベースの業務は手間がかかるうえに、ヒューマンエラーのリスクが高まります。また、書類の紛失や破損、個人情報漏えいや不正にもつながる可能性があります。

勤怠管理システムの利用により以下の効果が期待できます。

  • 正確で効率的なデータの収集・管理が可能になるだけでなく、セキュリティも向上する
  • 管理している勤怠データをレポート機能で出力し、出勤率や遅刻率、勤務時間の分析などが可能になる
  • 従業員の労働状況を正確に把握でき、ワークライフバランスや福利厚生の改善といった施策の検討にも役立てられる

給与システムとは

給与システムは、企業が従業員に対して支払う給与を正確に計算・管理するためのシステムです。従業員の基本給や手当、控除などの情報や勤怠データをもとに、給与計算や給与支払いだけでなく、給与明細も作成できます。また、従業員が申告した内容をもとに、年末調整の計算も可能です。
このように給与システムを導入することで、給与の計算や支払い業務が効率化されることに加え、正確性の向上も期待できます。また、控除や源泉徴収などの法的要件を自動的に適用してくれるため、法令遵守にもつながります。

勤怠管理システム・給与システムの導入・運用にあたっての検討ポイント

バックオフィスの業務に欠かせない勤怠管理システム・給与システムですが、導入・運用にあたってどのような点に注意すればよいのでしょうか。
両者に共通して、重視すべき3つのポイントがあります。

  1. 1.自社の規則や業務形態にマッチしていること
  2. 2.データの正確性が担保されること
  3. 3.セキュリティやプライバシーが担保されていること


とくに「1.」と「2.」について、それぞれのシステムごとに見ていきましょう。

勤怠管理システムの検討ポイント

勤怠システムを導入・運用する際には、どのような点に注意する必要があるのでしょうか。

ポイント1:自社に合った機能があるか?
まず1点目は、自社に合った機能が揃っているかということです。
労働形態や労働規則は企業によりさまざまなため、自社のニーズに合ったシステムを選定する必要があります。出退勤時刻や休暇の集計・管理といった基本的な機能だけでなく、「柔軟なシフト管理が可能か」「スマートフォンでの利用が可能か」「プロジェクトや業務ごとに労働時間をまとめることが可能か」などを検討しましょう。

ポイント2:自社システムと連携できるか?
人事システムとの連携も重要なポイントの1つです。
データの一貫性・正確性という勤怠管理システムのメリットをより向上させるために、従業員情報や部署や役職のマスタが最新の情報に保たれていることは重要です。しかし、従業員の部署異動や役職変更などを都度手動で連携するのは非常に手間がかかります。また、ヒューマンエラーで正しく連携できていなかった場合、勤怠データやその先の給与データにも影響が及んでしまいます。そのため、こういったデータを自動で連携できることも選定の際に非常に重要なポイントになります。

給与システムの検討ポイント

給与システムを導入・運用する際に注意すべき点についても見ていきましょう。

ポイント1:人事システムとの双方向連携が可能か?
給与システムにおいても、自社の制度に合わせて「基本給や手当、賞与などの要素を柔軟に設定できるか」「給与グレードや昇給基準に対応しているか」などを確認する必要があります。また、正確かつ効率的に給与を計算するには、人事システムと勤怠管理システムの双方と連携する必要がある点も重要なポイントです。
従業員の出退勤時間や休暇のデータは給与計算のもとになるため、その月ごとに勤怠管理システムから連携する必要があります。

ポイント2:従業員データの自動連携が可能か?
従業員の基本情報や雇用形態、役職、昇進などの情報も給与計算のためには必要です。これらのデータはマスタとして保管しておくものですが、給与計算の業務を実施するタイミングでは、最新情報が反映されている必要があります。これらのデータが自動で連携できることも、選定時の必須ポイントといえます。

「勤怠管理・給与・人事システム」の連携イメージとメリット

では、各システム間の連携によって、具体的にどのようなシーンで便利になるのかについて、活用シーンとメリットを見ていきましょう。
各システム間の連携機能の活用シーンの例としては、以下のようなものが挙げられます。

勤怠管理システムと人事システムの連携

  • 勤怠管理システムの利用開始時に、人事システムから従業員や部署の情報を取り込むことで、登録の手間を省く
  • 社員の入退社時に、勤怠管理システム上のアカウントを自動で追加・削除する
  • 勤怠締め・集計のタイミングで、従業員の所属や役職情報を人事システムから取り込んで最新化する

給与システムと人事システムの連携

  • 給与システムの利用開始時に、人事システムから従業員や部署情報を取り込むことで、登録の手間を省く
  • 給与計算の際に、従業員の口座情報を人事システムから取り込んで最新化する
  • 給与システムで計算した給与の計算結果を人事システムに取り込んで給与明細を発行する

勤怠管理システムと給与システムの連携

  • 勤怠締め後に従業員の当月分の勤怠データを給与システムに取り込んで給与を計算する

つまり、勤怠管理システム・給与システム・人事システムがそれぞれ連携することになります。
この関係性を図に示すと以下のようになります。

また、手作業やCSVファイルでの連携と比べると、多くのメリットがあります。

メリット1:二重管理の必要なし

  • 社員の入退社や部署異動の際に、その都度勤怠管理システムや給与システムに従業員を登録・更新する必要がなくなる(二重管理の必要がなくなる)

メリット2:常に最新情報で処理が可能

  • 必要なタイミングで、勤怠管理システム・給与システム側で従業員や組織の情報が最新化できるため、誤って古い情報のまま処理してしまうことを避けられる

メリット3:データ漏洩のリスクが低減

  • 勤怠データや給与データといった機微情報を連携時にファイルで編集・保存する必要がなくなり、データ漏えいのリスクを低減できる

SmartHR Plus β版のアプリ紹介

SmartHRのアプリストアであるSmartHR Plus β版では、SmartHRをご利用中のお客さま向けに、SmartHRと連携ができる勤怠管理システム・給与システムを紹介しています。
いずれもボタン一つで連携できたり、月次で自動連携できたりとスムーズな連携機能を備えています。

勤怠管理システム

  • TeamSpirit
  • KING OF TIME
  • Smart打刻

給与システム

  • freee人事労務

給与計算業務をサポートするシステム

  • Gozal

SmartHRと給与システムをつなげるシステム

  • ActRecipe

まとめ

ここまで、勤怠管理システム・給与システムの概要と、人事システムとの連携についてご紹介してきました。
SmartHR Plus β版では、SmartHRとスムーズに連携してご利用いただける勤怠管理システム・給与システムをご紹介しています。SmartHRと勤怠管理システム・給与システムを連携して、より一層の業務の効率化に繋げましょう。