著作：SmartHR Plus 編集部

通勤費管理は組織において欠かせない業務の一環であり、その効率的な運営は従業員満足度やコスト管理に直結します。

システムを利用しない場合、通勤費の複雑な処理において誤りや遅延が生じることがあり、それが従業員や組織に様々な課題をもたらしてきました。システム連携の利点を最大限に引き出すことで、通勤費管理プロセスをスムーズで効率的なものに変革します。

この記事では、システム連携がもたらすメリットや従業員や管理者の利便性向上に焦点を当てつつ、通勤費管理の重要性について一緒に考えていければと思います。

人事労務業務における通勤費管理の流れ

通勤費管理は、人事労務における重要な業務のひとつです。通勤費管理の大枠の流れを考えてみましょう。

ガイドラインの策定

• 通勤費に関する企業のガイドラインを策定します。これには、通勤手段の選択、費用の承認プロセス、リンクされた福祉制度（例：交通費支給、駐車場提供）、法的要件の遵守などが含まれます。

従業員へのコミュニケーション

• 従業員に対して、通勤費に関するガイドラインを明確に伝え、彼らに関連情報を提供します。このコミュニケーションは、新入社員へのオンボーディングプロセスや通勤費の変更時にも行われます。

情報収集と分析

• 従業員の通勤費に関する情報を収集します。これには、通勤手段（車、電車、自転車など）、通勤距離、通勤日数、費用明細などが含まれます。また、通勤費に関する法律や規制についても情報収集を行います。

経費申請と承認プロセスの実施

• 従業員は通勤費を申請し、承認を得るためのプロセスを実施します。このプロセスには、必要な文書の提出、承認者の審査、支払いのための情報の提供などが含まれます。

支払いと記録の管理

• 担当者は、承認された通勤費を支払い、適切な記録を保持します。これには、経費帳簿の管理、領収書の保管、経費支出の会計処理が含まれます。

監査と法令遵守

• 定期的な監査を実施し、通勤費の支出が法令や企業のポリシーに適切に準拠していることを確認します。また、法律の変更に対応し、適切な調整を行います。

改善と効率化

• 定期的なプロセスの改善を行い、通勤費管理の効率性を向上させます。従業員のフィードバックを収集し、新しいテクノロジーやプロセスを導入することで、通勤費管理を最適化します。

通勤費管理について、ルーチンが多い業務ではある一方で、いくつかのポイントで効果的なコスト管理を行うことで、従業員の満足度を向上させる手段に転換することが可能です。従業員のニーズを理解し、柔軟性を持たせつつ、効率的なプロセスを確立することが重要です。

通勤費管理業務の課題

人事労務業務における通勤費管理には、さまざまな課題が存在します。これらの課題への対処が効果的でなければ、業務の正確性や効率性に影響を及ぼす可能性があります。

運賃改定への対応

• 鉄道やバスの運賃が改定されると、改定対象の鉄道やバスを利用している従業員の通勤費情報を更新する必要があり、対象の抽出や情報の洗い替えに時間を要します。

手続きと経路の妥当性の確認

• 従業員から申請された通勤経路の妥当性について、管理者側で都度確認する必要があります。複数の通勤経路情報を比較し、適正な（最短/最安）の経路判断を行うことが求められます。

ガソリン代の変動と価格差への対応

• 自動車通勤者のガソリン代は変動し、地域ごとに価格差があるため、毎回の支給額の調整や複雑な計算が必要となります。

毎月の支給における業務負荷

• 月毎の通勤費支給は、従業員数が多い場合、データの確定から出力までのプロセスも含めて大きな業務負荷を生み出します。

これらの課題を解決するには、通勤費をシステムで管理することが一つのソリューションになります。

通勤費管理システム導入で得られるメリット

通勤費管理をシステム導入することにより、どのようなメリットがあるのかについて見ていきましょう。

多様な通勤手段への対応

• 通勤費管理のシステムを導入する際には、自動車、公共交通機関、自転車、徒歩、リモートワークなど自社に必要な通勤手段に対応する柔軟性が求められます。従業員が選択できる通勤手段に応じて、シームレスかつ正確な処理ができる仕組みを構築する必要があります。

即時性と透明性の確保

• システム化により、通勤費のデータはスムーズに集計され、従業員や管理者は透明性を持って情報にアクセスできます。関係者が必要な時に必要な情報にアクセスできるようなデータ構造を構築し、コミュニケーションを円滑にします。

法令・規制変更への柔軟な対応・遵守

• システムの導入を通して、通勤費に関する法令や規制の変更に柔軟に対応できるシステムを選択することで、法的要件が変わった場合でも、迅速かつ正確にシステムを調整し、適切な法令遵守を実現します。

従業員エンゲージメントの向上

• 従業員の利便性やエクスペリエンスに焦点を当てたシステムを導入し、ユーザーフレンドリーで使いやすいプロセスを構築し、従業員が通勤費の処理や申請をストレスなく行えるようにします。これにより、従業員満足度の向上が期待できます。

データセキュリティの強化

• システムにおいて通勤費に関する機密情報や個人データを保護するためのセキュリティ対策があるかどうかを確認します。システムに応じて、データの暗号化やアクセス制御などの仕組みを導入し、セキュリティリスクを最小限に抑えます。

持続可能性の観点

• 通勤費の管理における持続可能性を考慮します。例えば、環境に優しい通勤手段を促進するポリシーや報酬体系を組み込み、組織の社会的責任を果たします。

通勤費管理のシステム導入は、単なる業務の効率向上だけでなく、組織と従業員の満足度向上、法的コンプライアンスの強化など多岐にわたるメリットが期待されます。

人事労務管理システムに通勤管理システムを連携するメリット

すでに人事労務管理システムを運用している場合、通勤管理システムを新たに連携することでどのようなメリットがあるかについても見ていきましょう。

データの一元管理

• 既存の人事労務管理システムと通勤管理システムを連携させることで、従業員のデータが一元管理されます。これにより、重複や不整合なく情報を把握でき、統一的かつ正確な人事データが得られます。

効率的な業務プロセス

• 通勤管理システムを既存の人事労務管理システムに連携することで、通勤費の精算や承認プロセスをより効率的に行えるようになります。手続きの簡素化やリアルタイムな情報共有を実現することで、業務の迅速かつ正確な処理を実現できます。

従業員満足度の向上

• 通勤管理システムを連携することにより、従業員は通勤費の精算や申請がスムーズになり、手間やストレスが軽減されます。従業員が業務に集中できる環境を整えることで、満足度が向上し、将来的な離職率の低下や生産性の向上につながる可能性があります。

このように、既存の人事労務管理システムに通勤管理システムを連携することで、統合的なデータ管理や効率的な業務プロセス、従業員満足度向上などの多岐にわたるメリットが得られます。組織全体の効率と柔軟性を向上させることが可能です。

おわりに

通勤費管理のプロセスをシステム化することは、組織にとって大きな効率化が見込めます。従業員の多様な通勤手段に柔軟に対応し、透明性と正確性を確保することで、組織全体の業務効率が向上します。

また、人事労務管理システムに通勤管理システムを連携することで、データの一元管理が実現され、通勤費精算や承認プロセスが効率化します。

従業員と人事労務担当者の双方の工数の削減を実現しつつ、これからも変化し続ける環境に適応し、通勤費管理をより良い方向に進化させていきましょう。