SmartHR Plusで見つけた、最適な安否確認システム。月1時間かかっていた更新作業が1分で完了するように

吉成さん：以前まで安否確認システムは導入しておらず、社内のコミュニケーションツールを使って安否確認を行なっていました。このツールにはチャット機能やタイムラインへの投稿機能などが備わっており、一応は安否確認を実施できる体制は整っていました。

しかし、昨年発生した豪雨災害で実際に従業員の安否確認を行なったところ、想定以上に時間と手間がかかってしまったんです。対象となる従業員数が多かったことにくわえ、そのツールには回答を集計してくれる機能がなく、いまどれくらい回答が集まっていて、誰が被害を受けているのかを迅速に把握できない状況でした。

また、使用していたコミュニケーションツールには、従業員から管理者への一方的な報告機能しか備わっていませんでした。そのため、管理者から従業員全体へ情報を発信できず、指示や注意喚起を行なえないことに課題と歯がゆさを感じていましたね。

吉成さん：豪雨災害を受け、対応の遅れや従業員への情報伝達手段の不足といった点に課題を感じ、従来の安否確認フローを早急に改善する必要があると考えました。そこでまず考えたのは、安否確認を効率化するシステムの導入です。

メンテナンスコストの低いシステムがいいなと思い、自社で利用している人事労務システム『SmartHR』と連携できるものを探すことにしました。そうして、SmartHRと連携できるサービスをまとめた『SmartHR Plus』で調べたところ、見つけたのが安否確認サービス2です。

吉成さん：安否確認サービス2を導入した主な決め手は、SmartHRとの連携機能と、LINEとの連携・配信機能です。

当社はSmartHRを導入し、従業員情報の一元管理を行なっています。安否確認サービス2がSmartHRと連携できることで、常に最新の従業員情報に基づいた安否確認を行なえる点が非常に魅力的でした。

アルバイトの方も多く、ほぼ毎日従業員の入退職が発生する当社にとって、SmartHRとの連携は欠かせない機能だと考えています。以前は、従業員情報の管理に毎日15分、毎月の部署異動や昇格に伴う更新作業に1時間程度かかっていました。しかし、導入後は月に一度ボタンを押すだけで従業員情報を最新のものに更新できるようになり、業務効率が大幅に改善されました。

また、LINEとの連携機能があることも重要な選定基準でした。若い世代の従業員も多いため、メールだと見逃される可能性が高い。安否確認サービス2はLINEにも通知を送ることができるので、従業員も気づきやすいだろうと考えました。

吉成さん：現在、全社的に安否確認サービス2を含むシステム・ツールの活用体制を整えているところです。その初動として、まずはSmartHRをあらゆるシステムをつなぐポータルとして整備する予定です。

SmartHRをポータル化することで、従業員はSmartHRにログインするだけで他のシステムやツールにもシームレスにアクセスでき、利便性が大幅に向上します。このSmartHRのポータル化と同時に、安否確認サービス2を使った安否確認体制もより強固なものにしていきます。

吉成さん：大変満足しています。従業員数の多い会社には特におすすめしたいサービスです。

従業員の回答が自動で集計されるため、緊急時の状況把握がスムーズに進む点は、大手企業の方にとってはかなり魅力でしょう。また、SmartHRとの連携によって従業員情報の管理コストを大幅に削減できることも、多くの従業員を抱える企業の管理側にとって非常に大きなメリットです。

LINEとの連携機能によって、緊急時にも従業員の安否確認をスムーズに進められるだろうという安心感も得られています。日常的に使っているLINEであれば従業員も見逃しにくい。これは、企業側にとっても従業員側にとっても安心できるポイントだと思います。

安否確認サービス2には、メッセージ機能や掲示板など多くの機能が備わっているのも魅力です。組織にあわせ、柔軟に安否確認フローをカスタマイズできるシステムだと思います。今後も活用方法を検討し続け、より盤石な安否確認体制を目指していきます。