2,400名超の医療法人が紙管理からクラウドストレージに移行。全職員への情報共有基盤を構築し、業務効率化を推進

小島さん：当法人は病院と介護老人保健施設を中心に、訪問看護ステーションや居宅介護支援事業所なども含めると約30の事業所を運営しています。

主要な施設としては病院と介護老人保健施設を合わせて10施設あり、職員数はSmartHRのアカウントベースで約2,400名です。私は法人本部の企画部に所属しており、SmartHR推進チームと広報チームも兼任しています。

小島さん：就業規則をはじめとする全職員が知るべき情報は、紙でファイリングしたものを各施設の事務所に設置する運用でした。

規定が改定された際はPDFをメールで送付し、差し替えを依頼していましたが、実際には差し替えがスムーズに進んでいないケースもありました。担当者が変わるたびに各施設へ連絡はするものの、最新の就業規則が全職員の目に届いているかどうかは把握しきれない状況でした。

小島さん：最大の課題は、2,400名の職員が同時に閲覧できる共有フォルダがそもそも存在しなかったことです。メールアカウントも全職員分はなく、業務上必要な約600アカウント程度にとどまっていました。

病院という業界は個人情報をはじめとする機微な情報を扱うため、新しいツールの導入には慎重にならざるを得ません。しかし、全職員に情報を届ける手段がない状態は、法的に求められる就業規則の周知という観点からも問題がありました。

小島さん：SmartHR Plusアプリの一覧にEveridaysがあるのを見つけて、以前から気になっていました。

もともと総務人事部に在籍していた当時、就業規則をデジタルで常に閲覧できる状態にしたいという構想があり、就業規則管理に特化したサービスの担当者とも4〜5回ほど商談を重ねていました。

並行して、広報誌を全職員に届けるための広報系サービスも検討していた時期があります。そうした複数のサービスを比較する中で、SmartHR PlusアプリにあったEveridaysに改めて注目するようになりました。

小島さん：検討を進める中で、当法人が求めているコアな機能、つまり「全職員がアクセスできるファイル共有」と「常に最新版を閲覧できる仕組み」の2点が、Everidaysであればこの価格で実現できるとわかった点が決め手でした。

SmartHRのアカウントでそのままアクセスできるため、メールアカウントを持たない職員も含めて2,400名全員に情報を届けられます。SmartHRの導入によって全職員への連絡手段が確保され、さらにEveridaysで双方向のファイル共有が実現するという流れが明確に見えました。

小島さん：現在の主な活用は2つです。1つは各病院・施設ごとにワークスペースにフォルダを用意し、共有すべきファイルを格納していること。もう1つは、人材紹介会社との契約書をまとめて管理していることです。

就業規則の全職員配信については、ちょうど人事制度の改定作業が進行中のため、改定が完了し次第、全職員が閲覧できる状態にする予定です。

小島さん：医療業界では看護師や介護職の採用にあたり、人材紹介会社を活用するケースが多く、当法人でも約200社と取引があります。

Everidaysの導入前は、各社との契約書から紹介手数料率や返金条件などを抜き出したダイジェスト版をExcelで作成し、各施設にメールで共有していました。しかし人材紹介会社の営業担当者からは本部ではなく、各施設に直接連絡が入るため、施設側が契約条件を確認したいときには本部の私に問い合わせが入る流れでした。

Everidaysの導入後は、約200社分の契約書PDFをワークスペースに格納し、各施設がいつでも直接確認できる状態にしています。

小島さん：最も大きな変化は、施設から本部への契約条件に関する問い合わせがなくなったことです。以前は人材紹介会社の営業担当者が各施設に連絡した後、施設の担当者が「この会社との契約条件はどうだったか」と私に確認してきていました。

契約確認に関する施設と本部間のやり取りは、月あたり約10件、年間で約120件ほど発生していました。それが現在はゼロです。

今はEveridaysのワークスペースに契約書があるため、施設側でその場で確認が完結します。人材紹介会社は営業担当者の異動が多く、自社の既存契約を把握していない担当者が新規営業として連絡してくるケースもありました。契約の有無自体もワークスペースで確認できるようになり、無用なやり取りが大幅に減りました。

件数だけでなく、私自身が作業を中断して対応にあたる負担もなくなりました。施設側にとっても、本部に問い合わせることなくその場で正確な契約条件を確認できるため、双方向に業務改善の効果が出ています。

小島さん：当法人ではグループ全体の広報誌と、各病院が独自に発行する広報誌の合わせて3種類ほどを紙で制作しています。例えば職員400名の病院でも、印刷して配布できるのは100部前後で、全員の手には届いていませんでした。

現在、これらの広報誌をバックナンバーのアーカイブも含めてEveridaysのワークスペースに格納する準備を進めており、年内には全職員がアクセスできる環境を整える予定です。将来的にはペーパーレス化も視野に入れています。

小島さん：就業規則の全職員配信は、人事制度の改定が完了次第すぐに進めます。もともとEveridaysを導入した最大の目的がここにありますので、全職員が常に最新の規定を閲覧できる環境を早期に実現したいと考えています。

そのほかにも、各施設には職員に知らせたい情報が数多くあります。病院に行くと掲示板にさまざまなお知らせが貼り出されていますが、全員が目にできるわけではありません。こうした施設ごとの掲示情報もEveridaysで共有できれば、施設内の情報伝達の質が大きく変わると考えています。

環境整備はすでに整っているので、各施設の担当者に活用方法を理解してもらい、段階的に展開していく段階です。