他社システムから乗り換え。人事情報のメンテナンスをなくし、災害時の初動対応を整備

菊地さん：春日井製菓では、キャンディ、グミ、ラムネ、こんぺいとう、豆菓子など、幅広い世代の方に親しまれるお菓子を作っています。「黒あめ」「キシリクリスタル」「ミルクの国」「グリーン豆」など、長く愛されている商品も多くあります。

私は2001年に入社し、商品開発部を経て、現在はシステム課の課長を務めています。「ITの力で従業員を笑顔にする」をミッションに、社内のITに関する業務を担当しています。あわせてBCP事務局として、災害時の連絡体制の整備やBCPの取りまとめも行なっています。

菊地さん：非常時にお菓子は不要だと考えられることもありますが、私たちはそうは考えていません。お菓子には、人を元気にする力があると信じています。災害時こそ、お菓子の供給を止めないことが大切だと考えています。

供給を続けるには、まず人員を確保する必要があります。もちろん従業員本人とご家族の安全が第一です。そのうえで、安全が確認でき、出社できる方をすばやく把握することが課題でした。

菊地さん：以前のシステムでは、入社や退社、人事異動のたびに従業員情報を更新する必要がありました。毎月15〜20分ほどの作業でしたが、手作業のため、抜け漏れも起きやすい状態でした。

安否確認サービス2は、SmartHRの従業員情報を連携できる点が大きな魅力でした。現在は、その連携操作もRPAで自動化しているため、メンテナンスにかかる作業時間は0になっています。

災害時の連絡には、システムへの信頼性も欠かせません。安否確認サービス2では全国一斉訓練を行ない、災害時にも問題なく稼働することを実証しています。この点も、導入の決め手になりました。

菊地さん：安否確認サービス2は、災害時にパスワードレスで回答ページを開けます。パスワードを覚えていなくても回答できるため、とても助かっています。

管理者数に制限がないため、管理職全員に権限を付与しました。部下の状況をよく知る上司が安否情報を確認し、未回答の方や被害にあった方へ個別に連絡できます。結果として、安否確認のスピードが上がりました。

また、2023年のゴールデンウィーク中に発生した地震では、安否確認メールが迷惑メールフォルダに入ってしまった方がいました。そこでLINE連携も導入し、メール、LINE、アプリなど複数の連絡手段を確保しています。

菊地さん：事業継続計画書では定期的な訓練を行なうことを定めていましたが、自社だけで計画して進めるのは大変でした。全国一斉訓練に参加すれば、訓練の計画はトヨクモさんが行なってくださるため、手間を減らせました。

訓練では、一部従業員の連絡先が登録されていないことや、通知が迷惑メールに入っていることも分かりました。登録し直すきっかけになり、通知の到達率向上につながっています。

2022年の訓練では、回答後に管理職が何をすべきかという課題も見えてきました。そこで「Kasugai災害対応ポケットマニュアル」を作成し、非常時の動き方をすぐ確認できるようにしています。

菊地さん：大災害は頻繁に起きるものではありませんが、起きたときにはスピーディーな対応が必要です。BCPを発動するかどうかを判断するためにも、迅速な情報収集が欠かせません。

そのためのツールの一つとして安否確認サービス2があります。全従業員が使いこなせる状態を理想に、定期的な訓練や全国一斉訓練への参加を続けていきたいと考えています。