【その備品、今どうなってる？】Excel管理のままでは“見えない紛失リスク”〜パソコン・スマホ貸与品の返却・回収漏れを防ぐ備品の管理術とは？

入退社対応や年末調整など日々の業務に追われる中で、備品の貸出・返却、在庫確認などの備品管理は煩雑になりやすい領域のひとつです。
特に、総務・情報システム部門のみなさまは、現場でこんなお悩みはありませんか？

このように、従業員への貸与品や会社の備品が「今どうなってるのか」が見えない状態が続くと、管理の煩雑化だけでなく、不要なコストの増加や個人情報を含む機器の紛失リスク・情報漏えいの恐れにもつながります。

この課題、SmartHRと連携できる備品管理アプリなら、まとめて解決できます。

それぞれの特徴を知りたい方・連携を検討したい方はアプリ詳細ページからご覧ください！

なぜ備品管理アプリで解決できるのか？

従来のようなExcelでの台帳管理ではなく、備品管理アプリを利用することでどのように解決できるのかご紹介いたします。

社内備品の在庫や利用状況をリアルタイムに可視化できる
・「誰が・どの備品を・いつ利用しているか」を一元管理ができるため、棚卸や貸与状況の確認がスムーズに
さらに、離れた拠点やリモート勤務の社員の貸与状況もすべて把握ができます
貸出・返却管理もオンラインで完結。Excelでの台帳管理が不要に
・煩雑だったExcel・スプレッドシートでの手動更新や属人化を解消
新入社員への備品貸出や、退職者の返却管理もオンライン上で完結できます
貸出期限前に貸与品返却のアラートで通知、回収漏れを抑止
・返却期限が近づくと自動で通知を送信。
例えば退職者のパソコンやスマホといった貸与品の回収漏れも防ぐことができます

さらに、SmartHRの備品管理アプリは、数クリックでSmartHRの従業員情報を連携できるものもあるため、入退社や異動に伴う情報の登録・更新の手間が大幅に削減できます。

SmartHR Plusでは、3つの備品管理アプリをご紹介しています。

それぞれに異なる特徴があり、自社の管理体制や課題に合わせてお選びいただけます。
機能の詳細やデモをご覧になりたい場合は、お気軽にお問い合わせください。

備品管理・棚卸し業務の効率化はもちろん、SmartHRとの連携機能が充実！

『Birdeye』は、ラベルを貼れない備品も、日付入りの写真撮影で管理を可能にし、「現場での使いやすさ」を重視した仕組みで、オフィス備品から会社設備などの資産まで幅広く対応できるサービスです。

さらに、SmartHR連携では3つの便利な機能をご提供！

SSO（シングルサインオン）対応機能
SmartHRにログインしていれば、従業員はそのまま『Birdeye』にアクセス可能！ID・パスワード入力なくスムーズに貸出申請が可能に
連携する従業員の絞り込み機能
『Birdeye』に取り込む従業員を限定でき、必要な範囲だけで運用が可能
退職前・退職後通知機能
退職日を連携することで、退職前2週間を切ったらBirdeyeから退職者宛てに貸出中の資産の返却催促メール通知が自動送付
退職後も返却がない場合、ログインメールアドレスまで返却督促メールが自動送付