【導入事例】郵送業務が半分以下に！SmartHRと連携して産休・育休者60名との書類のやり取りを効率化した方法

「産休・育休者との書類のやり取りが大変…」

「SmartHRをもっと活用して、ペーパーレス化を進めたい」

そんな人事労務担当者の方へ。東急キッズベースキャンプ様の事例から、
SmartHRと連携するクラウドストレージ「Everidays for SmartHR」がどのように業務を変革したのかをご紹介します。

導入事例：株式会社東急キッズベースキャンプ様

「郵送業務にかかる工数を50%以上削減し、ペーパーレス化を実現。
さらに個人情報管理の安全性向上と、担当者の精神的負担の軽減にも繋がりました。」

会社情報

「すでにあるSmartHR」で完結できる手軽さが決め手

ーEveridays for SmartHRを選ばれた決め手は何だったのでしょうか？

沢里様：
SmartHRの中に表示されるクラウドストレージという点が大きかったです。他のクラウドストレージサービスも検討しましたが、利用するための入口も変わりますし、別途ユーザーアカウントが必要となるため、社員を誘導することが厳しいと感じました。
Everidays for SmartHRであれば、ユーザーアカウントは作成不要でSmartHRの従業員アカウントで利用できます。
また、社員もアルバイトスタッフもすでに使っているSmartHRの中に表示されるため、管理者も利用者もスムーズに使い始めることができそうだと導入を決めました。

▼SmartHRのホーム画面上の「クラウドストレージ」から利用することできます。

郵送業務、工数50%削減。レターパックの山が消えた

ー導入後、郵送業務はどう変わりましたか？

淺野様：
産休・育休の方がおおよそ60名ほどいますが、現在は完全にEveridays上でのやり取りに移行ができています。
ファイル受信機能を使うことで、Everidays上の個人ごとのフォルダに書類を回収・集約できるので、毎回ファイルを振り分けて格納する手間もなくなりました。

ー実際に、どのくらい効率化されましたか?

沢里様：
郵送業務にかかる工数は導入前と比べて半分以下になったと体感しています。
データで送付できるので、書類を印刷せずとも送れますし、メールの宛先とデータの内容のチェックで完結します。
毎月郵送業務は発生するので、以前はレターパックライトを山のように購入してきて、みんなで宛名シールを手分けして貼っていたのが、
いまでは行政・官庁とのやり取りのみでしか使わなくなりました。紙でのやり取りは激減したと思います。

▼ファイル受信機能ではファイル回収用のURLを作成でき、指定したフォルダに自動格納されます。

安全なファイル共有で、個人情報管理の負担も軽減

淺野様：
特に恩恵を感じているのは、個人情報の管理です。
郵送やメール添付では宛先を間違える可能性がありますが、ファイル受信機能を使えば直接Everidaysにデータが格納されるため、
個人情報の誤送信や紛失のリスクがありません。さらに操作のログが残ることもありがたいです。

沢里様：
個人情報の管理は、当社としても非常に慎重におこなっていた業務だったので、精神的な負担も軽減したように思います。
データで集約できるようになったことで、人的コスト・郵送コスト削減ができたうえに、安全なファイル共有・管理が可能になりました。

▼ファイルを「いつ、だれが、どうしたか」を確認できるログが残ります。