Excelと紙による管理で、計算から支給までに月約40時間かかっていた

通勤交通費をExcelと紙で管理しており、計算・確認・支給処理に多くの時間を費やしていました。人事異動や転居などの変更があるたびに、対象者の通勤経路と通勤交通費を個別に再計算する必要がありました。

運賃やガソリン代の改定に、手作業で対応していた

運賃やガソリン代が改定されるたびに、対象者と支給額を手作業で見直していました。変更対象者が多い場合は、担当者の業務負荷がさらに高くなっていました。

担当者に依存した業務で、引継ぎと標準化が難しかった

通勤交通費業務が担当者に依存しており、担当者間の引継ぎが難しい状態でした。手作業が多いため、入力ミスがないかを確認する心理的な負担も大きく、業務の効率化と標準化が課題となっていました。

01

SmartHRの申請情報を連携し、転記の手間を削減

SmartHRで申請された情報をらくらく通勤費へ連携し、手作業による転記を減らしています。入社者が多い時期も、社員マスタをすぐに作成できるようになりました。

退職日もSmartHRから連携されるため、らくらく通勤費で個別にメンテナンスする必要がなくなり、アカウントを管理しやすくなっています。

02

経路検索から通知書・給与用データの作成までをまとめて処理

通勤経路の検索、本人宛通知書の作成、給与用データの作成を、らくらく通勤費でまとめて処理しています。複数の工程を一つのアプリで進められるようになり、通勤交通費業務全体の効率化につながりました。

03

運賃改定や法改正、定期代の按分にもすばやく対応

運賃改定や、課税・非課税に関する法改正があった場合も、すぐに対応できるようになりました。

社会保険料の計算に必要な月割金額についても、定期代を按分した金額をすぐに算出できます。

月約40時間から12時間へ

通勤交通費業務の作業時間を短縮

転記工数を削減

SmartHRの申請情報をらくらく通勤費へ連携

心理的な負担を軽減

各工程におけるミスの可能性を削減

通勤交通費業務にかかる時間を大幅に短縮

導入前は月約40時間かかっていた通勤交通費業務を、導入後は月12時間まで短縮できました。経路検索、本人宛通知書、給与用データをまとめて作成できるようになり、業務を効率化できています。

入退社者が多い時期も、社員マスタを管理しやすく

SmartHRとの連携により、入社者が多い時期でも社員マスタをすぐに作成できるようになりました。退職日も連携されるため、個別のメンテナンスが不要になり、マスタ管理の負担も軽減しています。

制度や運賃の変更にもすばやく対応

課税・非課税に関する法改正や運賃改定にも、すぐに対応できるようになりました。社会保険料の計算に必要な定期代の按分や、本人宛通知書の作成もスムーズになっています。

ミスへの不安が減り、心理的な負担も軽減

各工程におけるミスの可能性が減ったことで、「入力を間違えていないか」という不安が軽減されました。作業時間だけでなく、担当者の心理的な負担も減っています。