導入前の業務課題

Q導入前にどんな業務課題がありましたか？

通勤手当については、イレギュラーな支給があった場合のみExcelで管理し、それ以外は賃金台帳で金額のみを管理していました。そのため、支給済みの経路がわからなくなることが多々ありました。

Qその課題によって、どんな「困りごと」が発生していましたか？

退職・異動時の定期券の払い戻し精算や、運賃改定時の対応では、業務工程が複雑になっていました。また、業務が属人化しており、担当者以外は支給経路などを把握していないことも多くありました。

Q導入前、その業務にかかっていた時間・工数を教えてください

運賃改定の際は、対象となる従業員に申請書を提出してもらい、新運賃を検索したうえで、一人ずつマスター登録を行なっていました。

導入の検討と選定

Q導入検討したきっかけを教えてください

支給経路の履歴管理と、大規模な運賃改定への対応を目的に、検討を始めました。

QSmartHRとの連携が決め手になりましたか？その理由を教えてください

新入社員については、SmartHRに登録した情報がそのままらくらく通勤費にも自動で連携されるため、マスター登録の工数を省けます。また、SmartHRで従業員情報を更新しているため、所属や住所などをSmartHR上で更新すれば、らくらく通勤費にも自動で反映されます。これらの点がとても便利だと思いました。

Q選定時に重視したポイントを選んでください

使いやすさ、サポート、機能です。

導入後の変化

Q導入後、どんな変化がありましたか？

運賃改定は、月次の更新作業を行なうことで自動的に反映されるため、これまでの運賃改定業務が不要になりました。また、全国に従業員がいるため、特に路線バスなど、これまで把握できていなかった運賃改定もありましたが、その課題も解消されました。

Q導入後、どんな変化がありましたか？

従業員ごとに支給経路を管理できるため、担当者以外でも必要なときに履歴を閲覧できるようになりました。

QSmartHRと連携することで、具体的にどんな効率化がありましたか？

連携項目が自動で反映される点です。

Q導入してよかったと感じた瞬間・エピソードを教えてください

導入時の初期設定などはとても大変でしたが、導入後はとても楽に履歴を管理できています。給与計算も安心して行なえるようになりました。また、不明点があった際は、専用のヘルプサイトから質問を送ると、すぐに回答をいただけます。

これからの活用

Q同じ課題を持つ企業の担当者へ、一言メッセージをお願いします

従業員数が多いほど、Excelによる管理には限界があると感じます。SmartHRと紐づけたらくらく通勤費で履歴を管理することで、支給ミスを減らせると思います。

Q今後どのような使い方を検討していますか？

今後は、従業員からの申請にも、SmartHRと連携したらくらく通勤費を導入したいと考えています。