【導入事例】株式会社ダブルツリー様の連携アプリ導入事例｜「Googleスプレッドシート連携」
導入前の課題
20を超えるシートに登録・共有する作業が発生し、二重登録が負担だった
入社手続きなどで利用する20を超えるシートに、従業員情報を登録・共有する作業が発生していました。SmartHRとスプレッドシート間での二重登録を減らし、情報共有を効率化することが課題でした。
無料版は列追加で行ズレが起き、その都度の修復が負担だった
無料版では、連携項目の追加などによって列構成が変わることがあり、列指定で設定していた既存のシートや数式に影響が出ていました。その都度修復する手間が負担になっていました。
Googleスプレッドシート連携の活用方法
01
SmartHRをマスターに、20を超えるシートへ自動連携できる
SmartHRに登録した従業員情報をもとに、入退社者の提出物・返却物の管理や各種手当の管理など、複数のシートで活用。SmartHRをマスターとして、業務に必要な情報を各シートへ連携できる点が活用されています。
02
雇用契約書作成など、自社業務に合わせた加工がしやすい
部署や雇用区分などの従業員情報をもとに、雇用契約に必要な文言をスプレッドシート上で変換。不足する情報は必要に応じて直接修正し、最終的にPDF化して文書配布機能で配布するなど、自社の運用に合わせて活用されています。
03
健康診断や年末調整など、業務単位のマスタにも利用できる
健康診断や年末調整など、業務単位で必要となる情報の管理にも活用。SmartHRのカスタム項目も利用しながら、二重登録を減らし、業務ごとに必要な情報を参照・加工できる運用を実現しています。
導入後の効果
作業時間が0に
20を超えるシートへの登録・共有の
自動変換を実現
数式機能によるデータの
安定稼働へ
有料版の列指定で既存シートを
実感している効果は？
- 登録・共有の手間を削減 SmartHRとシート間を連携することで、20を超えるシートの登録・共有の手間をなくし、情報共有を効率化できています。
- 雇用契約書作成を自社運用に合わせて柔軟に対応 部署や雇用区分などの従業員情報をもとに、雇用契約に必要な文言をスプレッドシート上で変換。不足する情報は必要に応じて修正し、PDF化して文書配布機能で配布する運用を実現しています。
- 既存のスプレッドシート運用が安定 有料版で列指定ができるようになったことで、連携項目の追加による列ズレの影響を抑え、数式機能も利用しながら既存のシートを運用しやすくなっております。
担当者からのメッセージ
「Googleスプレッドシート連携は、業務効率を飛躍的に向上させるシステムだと感じています。ユーザーレベルで設定等が可能な汎用性の高いアプリで、SmartHRの情報をもとに、入退社管理や雇用契約書作成、健康診断情報の管理など、さまざまな業務に活用しています。有料版では列指定ができるようになり、既存のシートも運用しやすくなりました。」
